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Gestão e Tecnologia Industrial

A Importância e Influência do Setor de Compras nas Organizações

Glenda Franco e Laila Vale

Glenda Franco – Votorantim Metais
Laila Vale – Lojas Renner S/A
Ex-alunas da pós-graduação em Gestão de Compras do Ietec

RESUMO

O setor de compras, antes visto como uma área de funções rotineiras, é hoje compreendido como parte diretamente integrante dos processos logísticos das organizações. Seu sentido passou a envolver a definição das necessidades das empresas, minuciosa seleção de fornecedores e negociações que garantam preços atrativos somados a qualidade.

As organizações, cada vez mais focadas em estratégias de competitividade, passaram a valorizar mais a função de compras, considerando-a como uma aliada que interfere diretamente em suas áreas produtivas e financeiras.

Muitos fatores contribuíram para essa mudança de visão, tais como a tecnologia da informação, que possibilita redução de tempo e despesas, além de uma busca por relacionamentos mais éticos e duráveis com os fornecedores no objetivo de garantir menor custo e maior qualidade.

Dessa forma, o setor de compras não implica mais em apenas comprar ou adquirir, mas passou a ser parte estratégica das empresas que pretendem continuar participando do mercado de hoje e do futuro.

PALAVRAS-CHAVE: Compras, Gerenciamento, Competitividade.

1. INTRODUÇÃO


Os dicionários definem a palavra compras como o ato de dar dinheiro pela posse de alguma coisa, adquirir. Para Baily et al. (2000), a função de compras é um procedimento pelo qual as empresas determinam os itens a serem comprados, identificam e comparam os fornecedores disponíveis, negociam com as fontes de suprimentos, firmam contratos, elaboram ordens de compras e finalmente, recebem e pagam os bens e serviços adquiridos.

Segundo Rafael Bravo Bucco, quem pensa que o setor de compras de uma organização é apenas a área responsável por negociar para conseguir preços baixos, deveria rever seus conceitos. O setor de compras hoje está cada vez mais perto do alto escalão. Além de negociar, o setor agora tem a missão de estreitar e nutrir o relacionamento com os fornecedores e clientes internos, mostrando também a viabilidade dos produtos em desenvolvimento.

2. COMPRAS

Paradoxalmente, enquanto vemos aumentar recursos tecnológicos no mundo, percebe-se claramente que as crises econômicas ainda causam grande impacto nas organizações, levando-as a implementar ações direcionadas a fim de que qualidade e excelência sejam atingidas de maneira prática e objetiva.  Como parte das estratégias que possibilitem a manutenção das empresas num mercado cada vez mais competitivo, o gerenciamento racional do setor de compras vem adquirindo fundamental importância, contribuindo para resultados cada vez mais positivos.

O objetivo da atividade de compras é a obtenção e coordenação do fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção; comprar os materiais pelos melhores preços, não fugindo aos parâmetros qualitativos e quantitativos, além de procurar as melhores condições para a empresa (DIAS, 2005).

Martins e Alt (2001) defendem que esses objetivos devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente externo e interno.

O gerenciamento eficaz do setor compras é hoje uma atividade essencial e diretamente ligado à competitividade e ao sucesso de uma empresa, devendo ser capaz de proporcionar a redução de custos e o aumento nos lucros. O departamento de compras atual deve ser parte integrante do processo de logística da organização e participar ativamente nas tomadas de decisões.

Comprar com eficiência de forma a se garantir benefícios para a empresa é fator fundamental não só para a competitividade, mas até mesmo para a permanência das empresas no mercado. É necessário que se tenha um banco de dados sempre atualizado, funcionários capazes e com alto poder de negociação, além de se investir em um relacionamento forte com os fornecedores.  A habilidade do setor de compras influencia diretamente o sucesso financeiro da empresa, sendo mesmo uma ferramenta indispensável para o êxito nos negócios, portanto é necessário que se promova constantes reavaliações nas estratégias adotadas além do desenvolvimento de novas diretrizes no intuito de atingir os objetivos da organização.

O mercado atual é muito mais atento e informado. Todos, fornecedores e clientes, buscam sempre as melhores alternativas, avaliam oferta e procura em relação ao valor dos produtos, formam uma expectativa de valor e agem com base nela. A satisfação e conseqüente repetição da compra dependem de essas expectativas serem ou não atendidas.

Moraes (2005) defende que o setor de compras pode também desempenhar outros papéis, sendo um deles mais voltado para a negociação. O setor, no caso, seria o negociador de preços junto aos fornecedores, sendo que essa negociação irá determinar o preço final dos produtos e, consequentemente, a competitividade da empresa. O departamento está também inter-relacionado com os estoques, lhe cabendo assim a tarefa de controlar a quantidade de produtos a serem comprados a fim de satisfazer adequadamente os demais setores da empresa. Segundo Dias (2005), é necessário aperfeiçoar os investimentos de forma a promover o aumento do uso eficiente dos meios financeiros e a redução das necessidades de capital investido em estoques. O autor afirma ainda que a questão é delicada, estando diretamente ligada à administração de compras, haja vista que níveis de estoque, embora signifiquem a segurança da não interrupção da produção, demanda, ao mesmo tempo, custos muitas vezes altos para a empresa, por terem que ser armazenados e controlados constantemente.

O estoque da organização afeta o custo de produção, podendo trazer problemas, como a necessidade de um maior controle, além de despesas com pessoal e sua manutenção. Dessa forma, o setor de compras deve exercer a importante função de monitorar os níveis de estoque para que estejam sempre em equilíbrio.

Moraes (2005) argumenta que é importante que os empregados do setor de compras sejam bem informados e que estejam sempre se atualizando, desenvolvendo habilidades interpessoais, como poder de negociação, capacidade para trabalhar em equipe, comunicação eficaz e que saibam administrar conflitos. Para Baily et al. (2000) perfil ideal do comprador pode ser definido como o de alguém que vê a função como geradora potencial de lucro, acreditando ter o dever de contribuir para os planos a longo prazo como parceiro em igualdade de condições. Deve possuir MBA, ter uma forte base financeira e tecnológica e compreender que a área de compras é vital para o bem-estar da empresa, necessitando assim de uma contribuição criativa para os planos e as políticas corporativas. O comprador ideal deve ainda aspirar a ascensão, ansiar pela eliminação das deficiências na administração de recursos humanos e proporcionar melhores condições de trabalho.

Tem que ter metas e objetivos bem definidos e fazer uso de melhor planejamento e criatividade além de contar com a colaboração de outros executivos da empresa.

Percebe-se, pela definição do autor, quanto o papel do departamento de Compras modernizou-se, considerando-se que até a década de 70, o setor era restrito a uma função meramente operacional. Sua função básica era comprar materiais e serviços externos para atender as necessidades dos usuários. Com o aumento do volume de transações, o departamento ficou limitado ao processo de pedidos e o grande número de fornecedores além do excesso de atividades não agregavam valor. Processos padronizados deram origem ao aumento de atividades burocráticas, impedindo a existência de um pensamento estratégico sobre o negócio da empresa (Riggs & Robbins, 2001). Na década de 80, com a criação do princípio japonês Just in time, grande parte de empresas americanas e brasileiras passaram a realizar suas compras em pequenos lotes. A partir da década de 90, com a globalização, a reengenharia de atividades, o aumento da competição e a pressão para redução de custos, a atenção das empresas passou a ser desviada para a área de Compras. A partir de então, passou a existir um grande benefício nas relações empresas/fornecedores. Esta oportunidade é hoje uma fonte de vantagens competitivas, não podendo mais ser negligenciada (Drucker apud Baily, 2000).

Entre os benefícios responsáveis pelo aumento da importância do setor de Compras, encontram-se:

a) A reengenharia de processos – através da qual as abordagens interfuncionais passaram a superar as antigas visões funcionais dentro da organização. A área de Compras passou a ter foco no processo interfuncional e não apenas na função isolada de compras (Baily et al. (2000).

b) O fracasso das técnicas tradicionais de reduções de custos – Diante da competição global, as empresas passaram a buscar meios de reduzir custos de mão de obra, processos e materiais. O setor de compras tentou reduzir custos por meio de negociações com fornecedores e através da adoção de práticas de terceirização. O fracasso das práticas de redução de custos gerou a necessidade de obtenção de outras formas de extração de valor da área de compras (Wright apud Moncza et al.,1998).

c) O fracasso das relações adversárias com fornecedores - O exemplo das empresas japonesas de relação de colaboração com fornecedores configurou-se mais adequado para o contexto atual, do que a tradicional abordagem de adversários. O setor de compras passou a se preocupar mais com a entrega de maior valor para o cliente final (Laserte, 1998). Baily et al. (2000) ainda soma a isso o fato de que o grande avanço da tecnologia fez com que o conceito de compras passasse a ser visto como um processo contínuo que tinha como objetivo integrar os fornecedores aos processos da organização. Desta forma, seria possível adquirir vantagens competitivas provenientes das diminuições nos custos, desenvolvimento tecnológico, melhoria da qualidade e redução do tempo do ciclo de desenvolvimento dos produtos. Laserte (1998) argumenta que, apesar de constatada a necessidade de transformação, as mudanças ainda são lentas e o foco da área de compras ainda reside em processos funcionais. Para Baily (2000), há um maior reconhecimento de que a função compras não é apenas uma atividade rotineira de administração de pedidos. A área de Compras, que antes desempenhava um papel reativo, passou à pró-atividade. De acordo com Riggs & Robbins (2001), deve-se repensar o processo de compras, substituindo o sistema moroso e antiquado por um processo gerencial simples que crie valor em cada compra. Brites (2006), defende que, como resultado de sua crescente importância nas organizações, o setor de Compras é hoje alvo de constantes alterações.

O novo cenário oferece grandes oportunidades de melhorias e aperfeiçoamento. O setor deve continuar a intensificar-se, aumentando seu grau de importância, focando mais nas atividades geradoras de crescimento da eficiência operacional e promovendo cada vez mais a redução de custos, aumentando assim a criação de valor para as empresas.

3. CONCLUSÃO

É nítido que, com a utilização de novas tecnologias e estratégias, o setor de compras passou a apresentar oportunidades cada vez mais vantajosas para a relação clientes/fornecedores, melhorando a qualidade de serviços e/ou produtos. Com isso, as organizações passam a ter  mais contribuição para alcançarem suas metas e objetivos estratégicos. Com a eficiente administração de compras haverá maior agilidade nas operações e a crescente melhoria da qualidade nas das aquisições, proporcionando assim um diferencial competitivo e positivo.

A área de compras evoluiu, especialmente em função da globalização, dos novos sistemas informatizados e da adoção de tecnologias cada vez mais avançadas. A antiga visão de compras como uma atividade meramente rotineira de aquisição de produtos passou por um processo de grande evolução, sendo hoje considerada como uma área de importância estratégica para as organizações. O mercado atual, com seus desafios de competitividade e sucesso organizacional deverá ser a alavanca propulsora para a intensificação da importância do setor. Assim, a eficaz administração da gestão de compras deverá ser responsável pelo aumento da produtividade e qualidade dos produtos e serviços, além de aumentar também a lucratividade, promovendo a satisfação dos clientes.

O papel do comprador passou também a ser essencial, sendo esse profissional hoje visto como um analista de compras. As novas práticas adotadas no departamento de compras passam a ser responsáveis por melhorias na administração de estoques, promovendo a redução e disponibilidade dos produtos no momento certo. Como conseqüência dessa evolução, as empresas tem cada vez mais oportunidades de alcance de suas metas e objetivos.

4. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ARNOLD, J. R. Tony. Administração de Materiais. São Paulo, Editora Atlas S. A., 1999.

BAILY, Peter, FARMER, David et al. Compras: princípios e administração. São Paulo: Editora Atlas, 2000.

BRITES, Pedro Lima. Operacionalizar a função de Compras. Disponível em:

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