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TI

O sucesso em projetos de TI e a terceirização

Celson Rohr Scherrer

Engenheiro mecânico, pós-graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec

O gerenciamento de projetos de TI é uma das atividades mais complexas, que exige uma série de cuidados a serem observados para que sejam bem sucedidos, principalmente onde a contratação de serviços é parte intrínseca do processo. Requer uma habilidade especial na integração das variáveis de um projeto, dentre as quais destacaria o gerenciamento do escopo, o acompanhamento, a implantação e o relacionamento entre as pessoas.
Dentre as causas mais comuns para o fracasso dos projetos, podemos citar:

1. Definição de requisitos
·Requisitos funcionais do projeto: os requisitos funcionais definem o que cada componente do projeto deverá ter, como ele irá responder, e sob quais condições. Para obtenção dos requisitos funcionais é essencial uma comunicação sem obstrução, com profundidade e clareza com aqueles que detém o conhecimento do negócio. Estes conhecedores deverão informar de maneira descritiva ou procedural todas a informações necessárias ao projeto. Estas informações deverão ser traduzidas nos requisitos da solução a ser implementada. A grande questão, neste caso, é propiciar uma aproximação entre a linguagem (expressões, conhecimentos intrínsecos, etc) utilizada entre os conhecedores do negócio e o gerente de projeto e vice-versa. É necessário abster-se de utilizar linguagens que dificultam e impedem o pleno entendimento das informações (uso de informatez ou expressões incomuns). Ao final do levantamento é necessário que a lista de requisitos do projeto esteja igualmente clara tanto para o conhecedor do negócio quanto para o gerente do projeto e a(s) empresa(s) a ser(em) contratada(s) para o desenvolvimento do projeto.

·Requisitos técnicos do projeto: os requisitos técnicos são definidos a partir dos requisitos funcionais, ou seja, para cada componente do projeto o gerente deverá ser capaz de elencar as tecnologias mais indicadas, tanto no que diz respeito a capacidade de cada tecnologia quanto às restrições do uso de cada uma delas, e avaliar qual a mais apropriada.

·Detalhamento dos requisitos: a maioria das empresas que optaram por contratar serviços de TI resolveram contratar também a análise do projeto. A análise do projeto define os dados de cada componente (modelo de entidades e relacionamentos), a descrição das funções do sistema, e os processos de segurança, réplicas, migração de dados e outros procedimentos necessários.

2. Mudanças nos requisitos
Outro ponto de igual importância é minimizar as mudanças de requisitos depois de contratados os serviços. Dado que o levantamento de requisitos foi bem feito, a probabilidade de mudanças diminui. Porém, em muitos projetos, essas mudanças podem comprometer as métricas de prazo e custo do projeto substancialmente. É necessário que o gerente de projeto se torne também o gerente de escopo que conduzirá a contagem que vai servir de baseline do projeto, irá analisar, medir, avaliar os impactos e contabilizar as mudanças aprovadas e atuar como mediador entre o cliente e o desenvolvedor nas questões referentes ao escopo do projeto. As mudanças são alterações solicitadas pelos clientes após ter sido estabelecido o baseline.

3. Falta de apoio gerencial
A falta de apoio gerencial, praticamente inviabiliza a implementação do projeto. Um projeto de TI, via de regra, atende ao negócio da empresa, e a área de negócio da empresa deverá ser a mais interessada no bom andamento do projeto. Este apoio gerencial se traduz em dedicar tempo necessário ao projeto, alocar pessoas com capacidade e disponibilidade para as atividades do projeto, aprovar os produtos do projeto e servir de ponto focal da área de negócio para o projeto.

4. Falta de competência tecnológica
A competência tecnológica tem se mostrado fator decisivo para o sucesso em projetos de TI. O diferencial das empresas que detém conhecimento e são capazes de aplicar estes conhecimentos em favor do sucesso dos projeto tem se destacado no mercado como referência. Em compensação, existem outras tantas empresas no mercado que se utilizam apenas de marketing sem contudo ter uma correspondência de igual valor no conhecimento e aplicação em tecnologia. Portanto, o gerente de projeto deverá ser capaz de diferenciar, dentre as empresas de mercado, as que tem competência tecnológica e saber definir pela melhor, de acordo com critério claros e definidos.

5. Expectativas pouco realísticas
Por último, é necessário alinhar as expectativas dos requisitantes do projeto com algo que seja real e visível. Obter o estudo de viabilidade financeira é importante ferramenta para dar visibilidade dos possíveis ganhos do projeto baseados em premissas válidas.

No que concerne a contratação de serviços de TI os riscos para o sucesso dos projetos são ainda mais evidentes devido a grande diversidade de plataformas, sistemas operacionais, linguagens, banco de dados, padrões, e além de tudo isso a alta volatilidade de todas essas peças que diariamente mudam de configuração tornando este ambiente cada vez mais complexo e especializado.

Ao se contratar um serviço de TI, é necessário ter conhecimento das características de toda tecnologia necessária ao projeto, como também ter a capacidade de decidir a(s) opção(ões) mais acertada(s) para cada tipo de projeto.

O gerente de projeto deverá ter um perfil generalista no que se refere a gama de conhecimento das tecnologias existentes, mas também deverá ter um conhecimento especialista nas técnicas e ferramentas de gerenciamento do projeto (escopo, custo, prazo, risco, qualidade, comunicação, etc).
Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, de forma a atingir e exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas.

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