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Processos

Como desatar o "nó" dos processos

Marcelo Raducziner
HSM Online

Os processos representam o conjunto de atividades e tarefas realizadas por toda a organização, visando o cumprimento de seus objetivos e podem estar estruturados e ordenados de várias formas. O que se busca atualmente é assegurar que estes sejam realizados dentro de parâmetros aceitáveis de desempenho e risco, garantindo também a gestão de conhecimento e busca por melhorias consistentes.

Uma das maiores dificuldades reside no fato de que os processos não estão necessariamente restritos a uma única função da organização. Assim surgiu o BPMO (Business Process Management Office), ou também chamado de "Escritório de Processos". O escritório de processos é, portanto, a unidade organizacional que tem como objetivo assegurar a "lógica de processos", considerando: integração, desempenho, balanceamento, restrições e riscos da organização.

Esta lógica representa exatamente como esses processos foram sendo estruturados e ordenados, ou seja, fazemos "X" primeiro, depois o "Y" e assim por diante, por determinados motivos. Tal seqüência foi sendo construída ao longo do tempo de vida da organização e pode ser influenciada por fatores próprios da atividade, como equipamentos ou sistemas de controle e de gerenciamento de recursos. Mas nem sempre a lógica de processos obedece a melhor e mais adequada "lógica", seja por uma restrição técnica, seja por uma situação alheia ao próprio processo.

Assim, surgem os "Nós" e às vezes são bem difíceis de desatar, por que nem sempre tal situação é perceptível à organização, muitas vezes gerando impacto negativo de desempenho, de custos ou ambos. O escritório de processos tem como uma de suas principais atribuições justamente identificar tais situações.

A pergunta quase imediata que surge é: afinal, o gestor do processo não é o responsável por isso? Isso seria verdade se todos os processos tivessem "donos", mas existem processos que não o possuem por estar espalhados pela organização, impedindo a percepção do problema de forma abrangente.

Assim, o escritório de processos assume a responsabilidade pela análise desses casos, além de desenvolver padrões, técnicas e ferramentas para gestão de processos organizacionais: treinar e desenvolver a equipe nos conceitos e técnicas de gestão de processos; apoiar o gestor no acompanhamento e avaliação dos processos; acompanhar e monitorar o desempenho de processos críticos, avaliando melhores práticas e difundindo o conhecimento e integrar os múltiplos processos aos gestores, consolidando informações.


 

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