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Gestão e Tecnologia da Informação

Modelagem de Processos: Um Caminho para o Sucesso da Organização

Methanias Colaço Júnior
DevMedia

A constante mutação dos mercados, os aumentos da concorrência e das exigências dos clientes continuam impondo, dentro do processo de amadurecimento das organizações, uma atenção maior ao planejamento dos recursos empresariais e a uma abordagem sistêmica do tratamento de informações. Faz-se necessário o investimento na engenharia ou re-engenharia de Sistemas de Informação, para que os mesmos possam dar um suporte eficaz ao alcance dos objetivos traçados e aos lucros almejados pela empresa.

Para que um Sistema de Informação possa realmente espelhar os fluxos de informações do negócio e, por exemplo, estabelecer vinculações do processo decisório da organização, é imprescindível uma etapa básica, simples de ser entendida na sua necessidade e muitas vezes considerada banal: “É preciso conhecer o negócio”.

Parece óbvio, contudo, o que se observa muitas vezes em grandes empresas é o pouco conhecimento por parte de gerentes e colaboradores, nos diversos níveis de decisão, de como o negócio funciona. Façamos algumas perguntas: “Como gerenciar bem o que não se conhece bem ?”; “Como verificar a eficácia e eficiência das atividades, se não existe um padrão para execução das mesmas ?”; “Será que estamos automatizando os processos corretamente ou estamos informatizando o caos ?”; “Como identificar competências, substituir e treinar recursos, se não há uma definição clara dos papéis de cada colaborador ?”; etc.

Para que as perguntas supracitadas tenham respostas satisfatórias para a organização, estudiosos de estruturas organizacionais e, inclusive, estudiosos de engenharia de software, investiram e continuam investindo em metodologias que permitam o conhecimento e documentação dos processos em uma empresa, independentemente da existência de sistemas informatizados, ou seja, dentro do contexto da empresa, os sistemas serão ferramentas utilizadas para automatizar os processos já existentes.

“ Seja para desenvolver sistemas ou obter ganhos revendo os processos existentes, é necessário que se conheça como funciona a organização.” Essa é a opinião unânime das Professoras Flávia Santoro, Claudia Cappelli e Andréa Magalhães, do Núcleo de Pesquisa e Prática em Tecnologia da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (NP2TEC, http://www.uniriotec.br/~np2tec/), grupo de pesquisa especializado no assunto.

Documentar esse funcionamento requer uma ação coordenada das atividades e um método de trabalho bem definido, obtido com a utilização de uma metodologia que estabeleça uma sistematização para a descrição dos processos da organização, juntamente com as regras de negócio envolvidas. Deve existir uma previsão de modelos de documentos, nos quais ficam registradas todas as regras de negócio que podem ser utilizadas tanto pelos sistemas como por funcionários da organização que estão envolvidos na área de negócio.

Aplicar a Modelagem de Processos auxilia na identificação de todas as áreas envolvidas no negócio, de todos os passos necessários para a execução de um processo, bem como de toda e qualquer documentação utilizada. Assim, através deste entendimento e documentação pode-se, mais facilmente, identificar e propor mudanças nos processos atuais, visando atender às novas necessidades.

Dentre alguns dos principais objetivos da Modelagem de Processos podemos citar:

    * Entender a estrutura e a dinâmica das áreas da organização;

    * Entender os problemas atuais da organização e identificar potenciais melhorias;

    * Assegurar que usuários e engenheiros de software tenham entendimento comum da organização;

    * Servir como insumo da área de sistemas para derivar os requisitos de um sistema de informação necessário à organização;

    * Auxiliar a identificação de competências;

    * Etc.

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