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Gestão de Projetos

A potencialização dos escritórios de projetos (PMO)

A necessidade constante de alinhar objetivos, estratégias e planejamento, além da realização de programas e projetos dentro das organizações, contribui para a busca de mecanismos que possam garantir melhores resultados. Nessa perspectiva, uma das principais alternativas é a implementação de Escritórios de Gerenciamento de Projetos (do inglês, Project Management Office - PMO), cuja finalidade é melhorar o planejamento e gerenciamento dos projetos, garantindo a qualidade dos produtos e serviços e o aumento da produtividade empresarial.

Um exemplo da eficiência desse mecanismo é o projeto desenvolvido pelo gerente de Engenharia de Produto & Processos da COMAU (empresa do Grupo Fiat), Delmer Aguiar Cesário. Chamado de “Projeto de Configuração de uma Metolodogia de Gestão de Processos”, a iniciativa rendeu à COMAU o 2º lugar no prêmio “Projeto do Ano de 2012”, realizado pela revista Mundo PM, uma das mais importantes publicações de gerenciamento de projetos do país.

Segundo Cesário, esse projeto foi desenvolvido baseado na avaliação dos diversos processos a partir de duas perspectivas distintas: a visão da COMAU e a do cliente. A percepção da COMAU ocorre por meio dos Índices de Excelência que geram as ações de melhoria, já por outro lado, a visão do cliente se dá através da Pesquisa de Satisfação e do Valor Agregado. As duas percepções são confrontadas através de uma avaliação integrada de processos e planos. “Todos os processos COMAU estão plenamente alinhados com as expectativas de cada cliente e ao estabelecermos ações corretivas e/ou de melhorias, nossos clientes são constantemente informados da evolução das mesmas, uma perfeita gestão de escopo na prestação de serviços”, destaca o gerente.

Apoiar a Alta Administração é uma das tarefas essenciais do PMO. Nessa atividade os gestores devem fornecer aos executivos relatórios e informações, além de conceder apoio ao planejamento e controle de projetos considerados estratégicos. O PMP (Project Management Professional ou Profissional de Gerência de Projetos, em português) e gerente de Governança Corporativa da Embratel, Walther Krause, explicita a importância dessa função: “o PMO mantém a Alta Administração suportada com informações confiáveis para a tomada de decisão e as equipes de projeto têm um aliado para ajudá-los a superar as dificuldades no planejamento e execução dos projetos”, revela.

Ao seguir esses processos, o Escritório PMO se apresenta como uma alternativa eficaz na gestão dos projetos. As empresas que investem no PMO têm muitos ganhos, desde a padronização e criação de um sistema de gestão até o desenvolvimento de um sistema de controle eficaz capaz de permitir aos gestores um controle previsível sobre seus projetos e investimentos. Além disso, podem ser apontadas outras vantagens como ganho de mercado, redução de custos e melhoria dos resultados financeiros. “O ganho efetivo da implementação do PMO nas empresas é demonstrado através da uniformização e padronização dos processos. Isto permite o acompanhamento da performance de todo o portfólio de projetos da empresa” afirma Wilson Ramos, Diretor da NEO Consultoria e Serviços.

 

O que é o PMO

O Escritório PMO tem diversos conceitos e definições, pois é construído a partir das necessidades de cada instituição, assim, sofre influência da cultura da organização, mas segundo especialistas, é a área de inteligência da empresa responsável por gerar o painel de indicadores para que o gerente de projeto possa tomar decisões mais adequadas à realidade da empresa.

Dentro da organização, um Escritório PMO pode ter diversas funções. A sua composição e planejamento depende das necessidades de mudança que a empresa aparenta. Seguindo essa premissa é possível citar duas modalidades genéricas da formatação de um escritório: o consultivo e o executivo. O PMO consultivo é responsável por criar metodologias, padrões, formulários, ente outros. Já o executivo é responsável por gerenciar os projetos. Estas funções desempenhadas dentro do escritório dependem da maturidade da instituição para o gerenciamento de projetos. Uma empresa iniciando agora com a gestão de projetos ainda necessita de um método de gestão e padrões (PMO consultivo). À medida que essa empresa amadurece, ela naturalmente caminha na direção do outro extremo, sendo então mais executivo.

Para Krause, o PMO é fundamental para o sucesso dos projetos dentro das organizações e também fora, sendo esse um ponto de referência para os stakeholders (partes interessadas ou público-alvo). Mas ainda há empresas que desconhecem essa atividade, tornando-se um entrave do setor. Sendo assim, Walther deixa um alerta para essas instituições que ainda não investiram na modalidade. “No momento atual, pode-se dizer que todas as organizações ainda precisam da ajuda do PMO para atingirem o melhor nível no gerenciamento de projetos”, conclui.

 

16º Seminário Nacional de Gestão de Projetos

Um dos painéis principais do 16º Seminário Nacional de Gestão de Projetos será uma análise das principais formas de se potencializar a atuação dos PMOs ns organizações. O evento ocorre nos dias 16 e 17 de junho, em Belo Horizonte e terá como tema central as principais “Tendências em Gestão de Projetos: Pessoas, Tecnologias e Métodos”. Para mais informações, acesse www.ieteconline.com.br.

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