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Quanto tempo do dia você dedica a identificar desperdícios nos processos?

José Ignácio Villela Júnior

 Diretor de produtos do IETEC.

Esta é a pergunta que sempre faço a meus alunos de MBA / Especialização em Engenharia de Produção, em Engenharia de Processos e em Engenharia Logística. Repito esta pergunta há mais de 15 anos, a cada turma que Coordeno ou onde dou aula, tendo a feito em mais de 100 turmas para mais 2.700 alunos e o intrigante é que a resposta ao longo dos anos é sempre a mesma, desde as primeiras turmas até as mais recentes, menos de 10% da turma passa mais de 30 minutos por dia se dedicando a esta que é uma das atividades mais importantes da Gestão Industrial, na minha opinião só perdendo em importância para a Gestão dos Gargalos.

Quando faço visitas a empresas, Clientes e potenciais Clientes de minha empresa de consultoria, eu faço esta mesma pergunta aos Gerentes, Supervisores e Engenheiros e Analistas da área industrial, e a resposta é a mesma dada pelos alunos, menos de 10% dos profissionais se dedicam efetivamente a esta atividade.

Nestas visitas normalmente a conversa gira em torno da implantação dos “termos da moda”, que no fundo não saem "da moda", pois são os mesmos que me acompanham ao longo dos meus mais de 20 anos de experiência na Gestão Industrial, quando passei por quase todos os níveis hierárquicos de uma indústria (veja mais sobre esta experiência em meu perfil).

O interessante é que quando pergunto a estes profissionais (alunos ou não) quais são os “termos da moda”, ou seja “as filosofias e técnicas da moda” todos respondem prontamente, e dentre outros falam de:

• Lean Manufacturing,
• Lean Six Sigma,
• WCM (World Class Manufacturing),
• TOC - Theory of Constaints (Teoria das Restrições),
• TLS (TOC + Lean + Six Sigma), etc.

Eles me respondem até com brilho nos olhos, falam dos benefícios que poderão colher com a aplicação desta ou daquela filosofia, desta ou daquela técnica.

Educadamente eu escuto e pergunto a eles se sabem o que está por trás de todas estas filosofias, e como resposta normalmente escuto “de tudo”, menos aquilo que realmente é o essencial, o tempo para ir ao local onde “as coisas” acontecem e dedicar-se a enxergar o que realmente acontece e a partir daí trabalhar no processo de melhoria, de eliminação e/ou redução dos desperdícios, daquilo que não agrega valor aos Clientes.

Sei que “trabalhamos” muito ao longo do dia, chegamos ao final do dia cansados, com a “cabeça cheia”, com a sensação de termos movido uma montanha ou de a carregarmos em nossas costas, mas as questões chave são:

• Quanto deste trabalho agregou valor ao negócio?
• Qual parcela deste trabalho contribuiu para que ela alcançasse seus objetivos?
• Para que ela fosse mais competitiva?
• Para que os Clientes fossem melhor atendidos?

Peço a estes profissionais que façam uma atividade simples (sugiro que você também faça esta atividade), mas digo a eles (e a você também) que apesar de ser simples ela não é fácil. A atividade é a seguinte:

• pegue um caderno, ou uma folha presa em uma prancheta, pegue também um lápis,
• escolha uma área de sua empresa para que você a observe por pelo menos 40 minutos. Escolha um local seguro, onde você fique um pouco mais afastado da área a ser analisada (de forma que você possa ter uma visão mais ampla do que ocorre),
• fique em pé ali e anote tudo aquilo que lhe chamar a atenção.

Normalmente nos primeiros 15 a 20 minutos não enxergamos muita "coisa", mas a partir deste tempo as “coisas” começam a aparecer e você começará a se perguntar porque isto está sendo feito..., porque aquilo não está sendo feito..., porque ninguém olhou..., porque..., porque...

Após este tempo você verá que muita coisa acontece na área e você não tinha percebido, acontece muita coisa boa, mas também acontece muita coisa que não deveria estar sendo feita ou que poderia ser feita de outra forma.

Ao fazer esta atividade devemos tomar um cuidado para não acharmos que como as pessoas da área não viram os desperdícios elas não sejam profissionais competentes, o que ocorre é que nosso cérebro entra uma espécie de “piloto automático” ou mais profundamente falando ocorre um fenômeno chamado de “cegueira por desatenção”.

Para compreender um pouco mais sobre do que estou falando clique na imagem abaixo e veja o vídeo no youtube, siga as instruções e voltaremos a falar sobre isto em seguida.

Por mais incrível que possa parecer, um estudo brasileiro mostrou que em torno de 80% das pessoas que assistiram ao vídeo não perceberam o "elemento estranho" dentre os jogadores.

Este vídeo é apenas um exemplo de como funciona nosso cérebro, nossa atenção seletiva, que nos leva a concentrar apenas nas informações que estão em nosso foco, nos permitindo processar com maior riqueza de detalhes um evento, isto ao mesmo tempo em que suprime uma série de outros detalhes que “teoricamente” não são relevantes no momento. A questão aqui é: o seu foco estava no que realmente era importante?

Voltando para nossos processos, nosso foco no dia a dia realmente está no que realmente é importante?

Se não estivermos com o foco na eliminação e/ou redução dos desperdícios iremos enxergar “os gorilas” (os desperdícios) que estão em meio a nossos processos?

Esta atividade não é uma invenção minha, ela tem um nome, chama-se “Círculo de Ohno” e era proposta por Taiichi Ohno (um dos “Pais” do Sistema Toyota de Produção).

Ohno dizia que ao contrário de ficar correndo de um lado para outro feito “barata tonta” (expressão minha) para manter a área e os processos funcionando (normalmente a qualquer custo), os líderes e gestores deveriam se dedicar a melhorar estes processos, ou seja, deveriam se dedicar a eliminar e a reduzir os desperdícios dos processos.

Para que as pessoas enxergassem o que estava acontecendo Ohno desenhava um círculo no chão, próximo a determinada área e fazia as pessoas ficarem no círculo observando, pensando e analisando o que realmente estava acontecendo. A partir deste “estudo” a pessoa então teria o conhecimento suficiente para melhorar o processo.

Mais do que conhecer os termos e as siglas da moda, as empresas precisam de profissionais que se dediquem a atuar sobre o que agrega valor ao negócio, profissionais que sejam capazes de transformar seu conhecimento em ação e de tomar ações que se transformem em resultados.

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