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Sistema Wokflow no Gerenciamento de Processos de Negócios: Estudo da Área de Aquisições e Contratações do Sistema FIEMG

Jacimara Gomes Pereira e Misael Gomes da Silva

O presente estudo busca verificar a agregação de valor da tecnologia da informação, por meio da implantação de sistemas de workflow no gerenciamento de processos de negócios, nas atividades da área de Aquisições e Contratações do Sistema FIEMG. Assim, o desenvolvimento teórico apresenta os principais conceitos associados ao sistema de workflow, suas características fundamentais, tipos de workflow e suas principais vantagens no âmbito das organizações. Como forma de contemplar seu caráter pragmático, foi realizado um estudo de caso enfocando o Sistema FIEMG, por meio do qual foi observada a automação do fluxo do processo de tramitação, aprovações e autorizações das solicitações de compras, culminando com a implantação do sistema de workflow (FUSION), em substituição à realização manual de todo processo. A escolha desse tema se deve à grande relevância que a área de Aquisições e Contratações possui na estrutura organizacional das organizações, bem como a relevância do sistema de workflow para seus processos de negócios.

Palavras-chave:

Workflow. Processos. Negócios. Tecnologia. Automação. 

Introdução

Martins e Alt (2001) afirmam que toda empresa na consecução de seus objetivos necessita de grande interação entre todos os seus departamentos ou processos, no caso de assim estar organizada. A área de compras interage intensamente com todas as outras, recebendo e processando informações, como também alimentando outros departamentos de informações úteis às suas tomadas de decisão. Diante disso, cada vez mais as organizações buscam ferramentas que as auxiliem no melhor gerenciamento de seus processos, na otimização de seus recursos, na redução de custos e no alcance de resultados efetivos. A tecnologia da informação tem se apresentado como relevante alternativa para subsidiar essas necessidades. Nesse contexto, o sistema de workflow surge como uma potente ferramenta destinada ao gerenciamento eficiente de processos de negócios, envolvendo, entre outras atividades, a organização, distribuição, compartilhamento, rastreamento e controle de documentos, por meio de um conjunto de atividades executadas de forma planejada, coordenada e automatizada. O problema aqui relatado era que anteriormente à implantação do FUSION, o processo de tramitação, aprovações e autorizações das solicitações de compras, ocorria de maneira totalmente manual, dificultando a rastreabilidade dos documentos, causando morosidade em todas as etapas do processo, de modo que uma solicitação de compras demorava entre um e quatro meses para chegar à área de Aquisições e Contratações, em condições de que se iniciasse o procedimento de compras. A razão que motivou a construção desse estudo é a relevância que esse tema tem alcançado dentro das empresas e a necessidade de se identificar melhor os impactos da tecnologia da informação na operação interna da área de Aquisições e Contratações, especialmente em virtude da dificuldade apresentada pelas organizações em mensurar objetivamente os ganhos que a Tecnologia da Informação pode trazer a todas as áreas de suporte nas organizações. A questão de pesquisa deste estudo pode ser explicitada da seguinte forma: como a aplicação da tecnologia de informação, com a consequente implantação da ferramenta de workflow de solicitações de compras pode agregar valor para as atividades empresarias, especialmente na área de Aquisições e Contratações? Com o propósito de buscar respostas a essa pergunta, o objetivo geral deste estudo é o de investigar a relevância na aplicação da tecnologia da informação na área de Aquisições e Contratações. O presente estudo também busca atender aos seguintes objetivos específicos: explicar como a utilização do sistema de workflow de solicitações de compras contribui para a melhoria dos processos operacionais na área de Aquisições Contratações; examinar como é realizada a gestão de compras e os reflexos na qualidade do atendimento às áreas demandantes com a utilização de recursos informacionais; identificar como o FUSION agrega valor à área de Aquisições e Contratações e colabora para a redução de custos na organização. A técnica de coleta das informações do trabalho se deu por meio de entrevista junto aos atores do processo, a coordenadora do Núcleo de Inteligência de Compras (NIC), a analista de metodologia de compras, o analista de processos organizacionais e a analista de suprimentos. Todos eles atuam diretamente no processo de automação do fluxo das solicitações de compras, desde sua origem, passando pelas aprovações técnicas e autorizações, conforme regra de negócios da organização. A etapa teórica foi desenvolvida com o intuito de expandir os conhecimentos pertinentes aos temas de automação, processos e suprimentos, fundamentando-se no estudo das obras de autores conceituados nestas temáticas.

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