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A importância do gerenciamento de projetos para a internet

Renato Virgili

Jornalista pós-graduado em Gestão de Projetos pelo IETEC.

Antes de falar sobre gerenciamento de projetos.....o que fazem estas empresas?

Qual a relevância do gerenciamento de projetos em uma produtora de internet? Por que estas empresas perdem ao não utilizar as ferramentas disponíveis ao desenvolverem sites? Antes de avaliar a importância do gerenciamento de projetos para este segmento de empresas, penso ser importante conhecer um pouco mais sobre o mesmo.

Para muitos, as produtoras de internet, produtoras web ou produtoras de sites são empresas cujo negócio é a simples construção de sites. Será o desenvolvimento de um site algo tão simples assim?

Aparentemente, o desenvolvimento de um site é equivalente ao desenvolvimento de um software, o que poderia ser gerenciado por uma das diversas metodologias de controle de projetos de sistemas em paralelo com ferramentas de gestão de projetos. O trabalho feito dentro destas metodologias, muitas já amplamente conhecidas por profissionais da área de análise de sistemas, garantiria qualidade, cumprimento de prazos, baixo desgaste na relação cliente – fornecedor e, conseqüentemente, impediria prejuízos e desgastes para todos envolvidos no processo.

Diferente do mercado de empresas desenvolvedoras de softwares, o mercado de internet apresenta peculiaridades que tornam os envolvidos no processo de desenvolvimento de sites menos propensos a aceitação de metodologias de gerenciamento de projetos.

O que faz com que o mercado seja pouco propenso à implementação de metodologias de gestão de projetos?

Com o surgimento da internet comercial na metade da década de 90, muitos profissionais da área de tecnologia, principalmente analistas de sistemas se envolveram com projetos de desenvolvimento de websites. Foi grande também o número de jovens aficionados por informática que se interessaram pelo aprendizado da programação html. Naquele momento, todas as empresas tinham o desejo de mostrar sua "cara" na internet. Independente do formato, o importante era estar no mundo online.

Para os profissionais de sistemas e para os curiosos pela tal rede mundial surgiram muitas oportunidades. O dinheiro era farto e havia pouca preocupação na forma como os projetos eram concebidos e desenvolvidos. O uso de ferramentas de gestão de projetos não era importante, pois não havia dificuldades no processo de venda de projetos. As empresas que compravam projetos de sites não se preocupavam com qualidade, custos e prazos. Nesta fase da internet não havia muitos parâmetros para avaliação destes itens. No momento de contratar um desenvolvedor, o importante era ter um site.

Ao longo do tempo, alguns programadores com perfil mais empreendedor viram a oportunidade de abrir empresas focadas na produção de sites. O mercado demandador de projetos web amadureceu com grande velocidade, já o mercado de produtoras web nem tanto.

Uma das principais mudanças na forma de encarar um projeto de site nas empresas que certamente gerou um grande impacto nas produtoras foi o fato delas não mais gerenciarem seus sites apenas com profissionais da área de tecnologia. Profissionais de marketing passaram a participar do processo de concepção de sites e passaram a exigir novas competências de seus fornecedores.

Os projetos ficaram mais complexos e a demanda não parou de crescer. O momento, para as produtoras, foi de revisão das estruturas de funcionários e processos de desenvolvimento de sites. Foi uma fase em que estas empresas depararam-se com a necessidade de contratar profissionais com formação mais direcionada ao marketing e comunicação. Os projetos passaram a ser gerenciados e desenvolvidos por profissionais de áreas pouco afins (sistemas e comunicação), cada uma com seus critérios de gerenciamento. A falta de unidade na forma de gerenciar o desenvolvimento de sites impedia o estabelecimento de critérios eficazes dos mesmos e tornava o processo mais confuso e desgastante.

Poucas produtoras tiveram a capacidade de identificar a necessidade de criação de uma metodologia única para gerenciar o processo de venda e desenvolvimento de sites.

Ao longo do tempo algumas não sobreviveram às dificuldades do mercado, outras se mantiveram no mercado aos trancos e barrancos e pouquíssimas, gerenciadas por profissionais de maior visão estratégica, implementaram metodologias de gestão de projetos destacando-se pela qualidade, cumprimento de prazos e adequação de custos ao escopo do projeto.

O processo de desenvolvimento de sites para empresas que não se adequam à profissionalização do meio e maior exigência dos clientes é desgastante. O desgaste acontece tanto nas relações entre donos de produtoras e seus funcionários quanto entre contratantes e seus fornecedores.

Como a gestão de projetos apresentar benefícios à uma produtora web?

O desenvolvimento de sites de média/grande complexidade é um desafio de especificar, implementar e testar autênticas obras de engenharia em prazos enxutos (poucos meses) e com recursos finitos (orçamentos, plataformas tecnológicas e equipes de projeto).

No início da busca do mercado corporativo pelo serviço de desenvolvimento de sites, a falta de prazo e recursos, a complexidade dos projetos e a necessidade de integração de profissionais de disciplinas diversas não eram uma realidade. Hoje não há como as produtoras de internet fugirem do mundo de prazos curtos, orçamentos enxutos e grande cobrança por qualidade. Para isso faz-se necessário um gerenciamento adequado dos projetos vendidos, do início ao final dos mesmos.

Não gerenciar projetos gera desgaste com o cliente, prazos estourados e prejuízo para os donos de produtoras web. As práticas bem definidas e sistemáticas de gestão de projetos visam a garantir que objetivos claramente estabelecidos entre contratante e contratado sejam atingidos em prazos aceitáveis para ambas as partes, com alocação ótima de recursos. Ou seja, tempo e dinheiro são recursos escassos e como tal devem ser administrados. Neste sentido, escopo, prazo, recursos, riscos e comunicação são fatores críticos cuja administração ao longo do desenvolvimento de um site, por práticas rigorosas e consistentes, permitem garantir o alcance de objetivos, minimizando riscos e antecipando problemas.

Dentre as disciplinas de gestão de projetos identifico que as produtoras web pecam ao não dar atenção a: escopo, prazo e riscos.

Escopo:

Delimita as entregas (conjunto de funcionalidades de um site) que devem ser apresentadas ao final de um projeto para o cumprimento de seus objetivos. É o mais elementar de todos os fatores a serem gerenciados no projeto de um site, contudo é o mais negligenciado. Ao falar de escopo de um projeto de site destaco a importância destas empresas não se preocuparem apenas com o escopo de desenvolvimentos técnicos, mas também como o escopo de conteúdo do projeto.

A falha relativa à estruturação de um documento com o escopo do projeto decorre quase sempre da informalidade com a qual as referidas características são descritas. No desenvolvimento de sites as empresas envolvidas (cliente e produtoras web) muitas vezes iniciam-se como alguém que constrói uma casa sem suas especificações arquitetônicas (planta baixa, elétrica e hidráulica), ou seja, correndo o risco, durante a obra, de descobrir que o banheiro principal ficou do lado de fora da casa.

No projeto de um site a falta da especificação técnica e detalhamento de conteúdo para a delimitação e detalhamento de escopo leva invariavelmente a surpresas desagradáveis, para contratantes e contratados. O escopo é uma ferramenta de comunicação na qual o contratador expressa necessidades, expectativas, regras inerentes ao domínio do seu negócio e outros aspectos relevantes à compreensão, por parte do contratado, do que se espera do projeto. Ausência de escopo claramente definido resulta freqüentemente em clientes insatisfeitos e as produtoras irritadas - quando não "quebradas".

Prazo:

É o mais mensurável e sensível dos fatores de um projeto. Mensurável por razões evidentes, pois trata-se de uma medida de tempo materializada em um cronograma, e sensível porque qualquer estimativa errada em um projeto (ex.: recursos) o atinge diretamente.

Gerenciamento de prazo é uma atividade que envolve monitorar e avaliar os demais fatores de forma a garantir que o progresso físico do projeto (quanto das funcionalidades previstas no escopo foi implementado) está em linha com seu progresso no tempo.

Quase sempre há diferenças para pior ("falta tempo no fim do projeto"). No mercado de produtoras o cumprimento de prazos é um mito, que só se aproxima da realidade quando estas empresas gerenciam o projeto com técnicas apropriadas. Em muitas situações o prazo estourado é conseqüência de um escopo mal definido ou de alterações de escopo não tratadas no cronograma.

Muitos desentendimentos entre contratados e contratantes no projeto de um site decorrem de uma visão errada de que prazo é um alvo fixo. Infelizmente não é. E por que não é? Porque no projeto de sites de média/alta complexidade há diversas fontes de interferência que afetam o prazo, entre eles: (a) dinâmica das organizações e dos mercados (novos requerimentos); (b) amadurecimento interno dos contratantes, que revêem definições e necessidades (revisão de requerimentos); e (c) a eventual falta de maturidade das plataformas tecnológicas envolvidas no projeto.

Todos os pontos citados podem afetar o prazo e talvez nenhum deles possa ser previsto e controlado de forma efetiva no início do projeto. Portanto, prazo é um alvo móvel, e o que podemos assegurar é a probabilidade de atingi-lo dados os recursos disponíveis e os eventuais riscos envolvidos.

As produtoras, ao não tratarem a possibilidade de alterações de prazo como uma possibilidade real dos projetos, muitas vezes se deparam com dificuldades de alocação de funcionários e quase sempre arcam com prejuízos de pagamento de funcionários por um período maior que o previsto inicialmente. Alterações no cronograma podem alterar os aspectos financeiros do projeto, mesmo quando o prazo é alterado por desejo do cliente sem alteração de escopo.

Riscos:

São eventos que não queremos que ocorram, mas que podem ocorrer, portanto devemos monitorá-los. Mesmo assim, de forma geral e, no projeto de sites em particular, a mentalidade de avaliação estruturada de riscos é pouco difundida. No âmbito da gestão de um projeto, riscos afetam (eventualmente de forma irreversível) a viabilidade de prazo ou recursos tais como estipulados originalmente.
A identificação, análise, qualificação, ponderação e mitigação (execução de ações de contorno) devem ser realizadas recorrentemente de modo a perseguir as metas vigentes, ou ainda antecipar o seu descumprimento de forma a permitir que alternativas sejam consideradas a tempo.

Concluindo:

O tema em questão é amplo e haveria muitos outros pontos a considerar. Mas vale por fim lembrar que a aplicação de técnicas de gestão de projetos no desenvolvimento de sites deve caber a contratados, mas também a contratantes. Em particular, escopo, prazo e riscos são fatores a serem geridos de forma aberta e compartilhada pelos envolvidos (cliente e fornecedor). Cabe às produtoras web incutir a necessidade de implementar a gestão de projetos em todas as etapas do processo de desenvolvimento de um site, da venda à entrega do projeto. O envolvimento dos contratantes de projetos no processo é uma responsabilidade das produtoras, não devendo ser deixado de lado, pois este envolvimento talvez seja a principal garantia do desenvolvimento de um projeto de sucesso (lucrativo, dentro de prazos, respeitando os recursos humanos e flexível para aceitar mudanças, desde que controladas).

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