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:: Gestão e Tecn. da Informação

Planejamento do prazo de projetos utilizando planilhas eletrônicas

Tito Lívio Medeiros Cardoso

Engenheiro em mecânica, pós-graduado em Gestão de Projetos pelo IETEC, Analista de Processo da Vale

Introdução

As planilhas eletrônicas possuem um mercado da ordem de 30 milhões de usuários em todo o mundo. Mesmo entre as áreas de engenharia das grandes corporações é mais comum a utilização de planilhas do que de softwares de gerenciamento de projetos, tais como o MS Project e o Primavera. Também, a desenvoltura no uso das planilhas tende a ser maior do que no uso do Project. É comum entre os usuários a sub-utilização dos recursos do Project, e em menor grau das planilhas. Desta forma, numa primeira abordagem, é facilitada a introdução de novas metodologias de planejamento se as mesmas utilizam como ferramentas as planilhas eletrônicas.

Entretanto, ao usar planilhas para o planejamento das atividades, os usuários tendem a digitar uma simples lista e marcar células referentes a um determinado período para destacar a distribuição temporal das atividades. A questão é então introduzir os processos da metodologia de gerenciamento do prazo em projetos e os relacionamentos lógicos das atividades de forma adequada às planilhas eletrônicas.

Dentre as planilhas eletrônicas disponíveis no mercado, destaca-se o Excel da MicroSoft como líder de mercado neste segmento motivo pelo qual estaremos enfatizando este aplicativo no exemplo desenvolvido.

Desenvolvimento

Como primeiro passo, recomenda-se que a primeira folha de trabalho ("worksheet") da planilha seja nomeada "Política de gerenciamento do prazo". Nesta folha deve ser planejado e formalizado em texto quais serão os principais marcos do projeto, a forma de comunicação da execução física das atividades, sua periodicidade, procedimento em caso de atrasos, responsabilidades em caso de atrasos, contingências e situações nas quais o cronograma poderá passar por revisões.

Na segunda folha da planilha recomendamos o design da estrutura analítica do projeto – EAP. Uma farta literatura pode ser encontrada com referência a este tema, mas em resumo, em desdobrar o projeto em "pacotes de trabalho" até o limite onde existe possibilidade ou é vantajoso o controle. Ou seja, até onde podemos medir a execução física e financeira e podemos atribuir responsabilidades de forma inequívoca. Este exercício é fundamental ao adequado planejamento do trabalho. Na figura a seguir, temos uma EAP em forma de árvore na qual cada caixa é uma célula da planilha. As ligações entre as caixas ou níveis da EAP é feita simplesmente com o recurso de bordas do Excel, não é necessário lançar mão de recursos de desenho ou organograma que consomem grande tempo e podem produzir um resultado gráfico inadequado para apresentação aos sponsors do projeto.

Na terceira folha da planilha recomendamos a execução de uma lista de atividades, que é de fato o último nível de desdobramento da EAP. Nesta lista podemos ter a primeira coluna relacionando os grandes pacotes de trabalho da EAP (ou uma linha de consolidação antes da sequência de atividades), uma coluna relacionando suas atividades, mais duas colunas relacionando áreas responsáveis e áreas envolvidas em cada atividade, uma coluna com a alocação prevista de recursos, uma coluna com a duração estimada de cada atividade. Opcionalmente pode-se inserir uma última coluna com o custo planejado de cada atividade.

Na estimativa de duração das atividades, é importante consultar bases históricas e a opinião de especialistas para reduzir a incerteza inerente a esta estimativa. Também deve-se atentar quanto ao calendário de trabalho dos recursos alocados se dias úteis, ou dias corridos, feriados locais, etc.

Para a elaboração do cronograma precisamos estabelecer mais duas colunas: "Data Inicio" e "Data Fim" de cada atividade. Através destas datas estaremos estabelecendo as precedências lógicas entre as atividades utilizando fórmulas. Por exemplo, para simples relacionamentos Finish-Start entre as atividades "A" e "B", a data fim de A será uma fórmula igualando a sua data início acrescida da duração de A, enquanto a data início de B será uma fórmula igual à data fim de A acrescido de 1 dia. Para relacionamentos Start-Start, a data de início de B deve ser uma fórmula igual à data início de A. Relacionamentos bem sofisticados entre atividades podem ser criados com as funções do Excel, por exemplo, fazendo uso das funções lógicas "E( )", "OU( )", "SE( )", "NÃO( )" proporcionando até maior funcionalidade com relação aos relacionamentos convencionais do Project.

Em caso de trabalhar-se com calendário de dias úteis, é conveniente incluir uma coluna adicional para verificação a qual apresenta a função "=DIATRABALHOTOTAL(data início; data fim; feriados)" a qual retorna o número exato de dias úteis entre as datas de início e fim. Esta função nos permite atualizar manualmente a data fim tal que a duração calculada na mesma coincida com a informada em dias úteis. Após a verificação, esta coluna pode ser ocultada.

Desta forma uma rede lógica de precedências é criada com o uso de fórmulas tal que a alteração de uma data ou duração produz todo o realinhamento automático das datas início e fim das atividades. O passo seguinte na elaboração do cronograma é a execução do gráfico de Gannt. Para tal, devemos executar o assistente de criação de gráficos do Excel e selecionar o tipo de gráfico de "Barras" com o sub-tipo de "Barras empilhadas", destacado na figura a seguir.

Na etapa seguinte de criação do gráfico, devemos acionar a aba "sequência" e adicionar duas novas sequências.

Como valores da primeira sequência de dados, informe a coluna com as datas início das atividades. Na segunda coluna, informe a coluna com a duração das atividades e no campo "rótulos do eixo das categorias informe a coluna com os nomes das atividades. Não escolha legenda ou informa rótulos para os eixos "x" e "y", no título do gráfico informe o nome do projeto. Concluída a criação do gráfico, selecione a sequência 1 de dados (com as datas início) e formate a sequência na aba "padrões" para exibir Borda = Nenhuma e Área = Nenhuma.

Retornando ao gráfico, observa-se que as a última atividade está no topo do gráfico e a primeira na base. Para acertar isto, selecione o eixo vertical e a opção "formatar eixo" no menu de contexto para, na aba "Escala" selecionar a opção "Categorias em ordem inversa".

A criação do gráfico de Gannt está concluída com uma qualidade gráfica bastante aceitável e sem o inconveniente de criar um gráfico muito extenso como ocorre normalmente quando utiliza-se células marcadas para indicar a distribuição temporal, obrigando os stakeholders a "rolar" a planilha e, por diversas vezes, perdendo o nexo do seu conteúdo.

Se foi utilizada a opção da coluna com custos por atividade, a partir da EAP, podemos derivar uma estrutura analítica de custos do projeto (EAC), apresentando os custos envolvidos em cada pacote de trabalho da EAP:

Alguns importantes relatórios podem ainda ser obtidos da planilha com a lista das atividades utilizando-se os recursos de auto-filtro ou subtotais do Excel para obter totalizações por recurso do tipo tempo/custo por recurso ou do tipo "quem faz o quê".

Por fim, sugere-se que uma última folha seja incluída na planilha com o "dicionário EAP", que é uma relação dos termos específicos envolvidos na política de gestão, nos títulos dos pacotes da EAP ou das atividades no cronograma, com um breve texto descrevendo de forma simples o significado de cada um deles.

O procedimento apresentado é de fato simples, apenas está detalhado no texto anterior. Um bom modo para evitar retrabalho é salvar o exemplo como um modelo do Excel (*.XLT apenas para leitura) e utilizar o template criado nos próximos projetos modificando apenas nomes, relacionamentos de data e atividades.

Conclusão

No presente trabalho apresentamos um procedimento para execução do planejamento da gestão do prazo, em acordo com as melhores práticas da metodologia de gestão de projetos, fazendo uso exclusivo de planilhas eletrônicas. A ênfase nesta ferramenta deve-se à plena aceitação mundial desta categoria de aplicativos com destaque para as engenharias corporativas.

Deste modo, propomos um método simples para introduzir a metodologia de gestão de projetos, para usuários que não a dominam ou utilizam plenamente, em um contexto que lhes é mais familiar, evitando assim que a implantação da metodologia torne-se um desafio duplo em função da inexperiência com softwares mais direcionados à gestão de projetos.

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