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Gestão e Tecnologia da Informação

Informação como diferencial competitivo

Comunicação Ietec

Imagine um volume de informação três milhões de vezes maior do que a contida em todos os livros já escritos. Ou ainda, se preferir, o equivalente a 12 pilhas de livros, cada uma medindo mais de 150 milhões de quilômetros, a distância da Terra ao Sol. Pois essa é a quantidade de informação criada em meio digital até 2006, o que em termos técnicos são 161 bilhões de Gigabytes (161 Exabytes).

No entanto, se você achou essa quantia extraordinária, saiba que de acordo com o IDC esse volume aumentará seis vezes até o ano de 2010, chegando a incríveis 988 Exabytes. A taxa de crescimento anual calculada é de 57%. Diante desse cenário, uma pergunta se torna inevitável: estamos preparados para gerenciar tanta informação?

Segundo pesquisa do próprio IDC, hoje, menos de 10% da informação organizacional é classificada de acordo com seu valor. Mas as empresas já começam a ficar atentas para essa questão e começam a pensar no armazenamento e gerenciamento mais eficiente da informação. O estudo indica que, no terceiro trimestre de 2006, a receita de storage, considerado uma tendência para este mercado, ficou 10,7% acima do registrado no mesmo período de 2005. Já as vendas de sistema de replicação do serviço cresceram 22,5%. A taxa de crescimento anual do segmento de hierarquização de storage foi de 30,8%.

Apesar de todos esses dados, a instrutora do curso Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Informação e Conhecimento oferecido pelo Ietec, Rosália Paraíso Matta de Paula, destaca um fator mais importante. Para ela, a gestão documental e informacional (Gestão D&I) deve contemplar não mais a cultura de criação de grandes repositórios, sejam físicos ou eletrônicos, mas sim o conceito de informação para negócio. "É importante estar principalmente voltada para o monitoramento permanente dos riscos, oferecendo para a organização uma minimização de custos com processos judiciais, fiscais, legais ou operacionais", conta Rosália.

Os riscos operacionais, de acordo com o Comitê da Basiléia, são deficiências em sistemas de informação ou em processos internos que resultem em perdas inesperadas. Rosália explica que as perdas estão associadas a erros humanos, falhas de sistemas, procedimentos indevidos e controles inadequados. "Estão freqüentemente relacionados com a gestão documental", completa.

No entanto, outro ponto importante que valida a preocupação com a gestão da informação é a concorrência entre empresas. De acordo com o mestre em ciência da computação, Paulo César Bicalho, o diferencial competitivo das empresas está justamente em sua capacidade de implementar sistemas de tratamento e gerenciamento das informações que permitam disponibilizar para o gerente, o técnico e o executivo, essa matéria prima essencial de suas decisões. "O segredo de como ganhar qualidade, eficácia, segurança, competitividade, reduzindo custos está no uso adequado desses recursos", explica Paulo César.

Para sobreviver a um mercado de alta competição as empresas precisam ter uma estrutura e organização interna que lhes permitam atuar com a eficiência e qualidade exigidas pela competição. Isto implica em um controle dos processos internos e uma visão ampla e dinâmica das tendências e necessidades de seus clientes. "Não é possível fazer a empresa atuar nesta nova realidade de mercado se não se possui sistemas e processos integrados e preparados para atingir este diferencial competitivo", conta Paulo César.
Para mensurar se a informação está sendo bem administrada, a auditoria do processo de gestão documental é de fundamental importância para as empresas. "A definição dos indicadores do projeto e a busca da comprovação do ROI - return on investiment, são hoje uma exigência deste tipo de projeto", conta Rosália.

O mais importante de projetos desta natureza é conseguir imediatamente medir os benefícios tangíveis, tais como espaço físico, recurso humano envolvido, material arquivístico, mobiliário, não pagamento de multas, dentro outros. No entanto, Rosália explica que os chamados benefícios não tangíveis podem pagar o investimento em questão de horas, principalmente aqueles que salvam a empresa de uma autuação fiscal ou um sinistro.

Mais do que este tipo de medição é fundamental que ao se implantar o projeto com o objetivo de informação para negócio, que se esteja avaliando a todo o momento, inclusive com recursos automatizados o valor da informação para o processo decisório em todos os níveis da organização. Isto se faz com solicitação de feedbacks permanentes do uso de informações. "Estas avaliações inclusive redirecionam a aquisição de novas informações nos segmentos onde há lacunas na empresa do conhecimento desejado", explica Rosália.

Essa realidade pôde ser comprovada pela analista da Supervisão de Informações Técnicas da Companhia Urbanizadora de Belo Horizonte – URBEL, a historiadora Andrea Marra Giovanini Pongelupe Nogueira. Ex-aluna do curso de Gerenciamento Eletrônico de Documento, Informação e Conhecimento Coorporativo oferecido pelo IETEC, Andréa conta que além de promover periodicamente auditorias para avaliar o gerenciamento da informação, também está contribuindo para o bom andamento das mesmas.

De acordo com Andrea, a primeira área a passar por uma organização de documentos foi a financeira. Isto porque é um setor que está constantemente sendo avaliado. "Os outros funcionários elogiaram muito o nosso trabalho, dizendo que depois do processos de gestão da informação ficou muito mais fácil achar documentos e genrenciá-los.

Segundo Andrea, em 2002, quando o setor de informação deu início ao processo de organização da URBEL, existiam documentos de 1972 para serem gerenciados. "Primeiramente pensamos em microfilmá-los, mas agora estamos estudando uma forma mais eficiente para isso", conta.

Outra empresa que está investindo no gerenciamento da informação é a Companhia Vale do Rio Doce – CVRD. Em parceria com o IETEC, a empresa fechou duas turmas do curso de Gerenciamento Eletrônico de Documento, Informação e Conhecimento Coorporativo exclusivamente para os seus funcionários. De acordo com a analista da informação da CVRD, Francislene da Penha Cordeiro, depois que os funcionários fizeram o curso, as informações ficaram muito mais fáceis de serem encontradas. "Isso agilizou o processo de trabalho na empresa", conta.

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