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Compras

Processos de compras

Luiz Soares dos Santos

Consultor e pós-graduado em Administração de Compras pelo IETEC

RESUMO

O avanço tecnológico tem sido uma grande alavanca agilizadora dos processos empregados na área de compras. A consolidação da Internet como canal de negócios, permitiu o surgimento de soluções de e-procurement sofisticadas, seguras e integradas com os principais ERPs do mercado.

Outras ferramentas também surgiram para melhorar cada vez mais os processos de compras, destacando o Strategic sourcing, voltada para o desenvolvimento e gerenciamento de relação com fornecedores, custo total de aquisição,levando ao alcance de resultados que jamais poderiam serem atingidos somente por meio de
negociação.

Introdução

Nos últimos anos, a importância da atividade de compras, vem ganhando destaque nas empresas. Vários fatores contribuíram para o aumento dessa importância, dentre estes podemos citar o grande percentual de compras x faturamento.

Em média, cerca de 60% do dinheiro das vendas das fábricas é pago a fornecedores, por materiais comprados. Por exemplo, os fabricantes de automóveis gastam cerca de 60% de suas receitas em compras de materiais, afirma (GAITHER; FRAZIER, 2002: 430) .

Portanto, vende melhor aquele que compra melhor, e assim sendo, a atividade de compras assumiu nas empresas um grande papel, por ser uma função que agrega valores.

É cada vez maior a competitividade entre as empresas e para sobreviverem, o profissional de compras vem dando sua colaboração, desenvolvendo novos fornecedores, buscando no exterior produtos com menor preço, redução dos estoques e envolvendo o fornecedor em todo o processo ligado à área de suprimentos.

Na atualidade, as novas relações de fornecimento, o advento da tecnologia e a crescente participação dos fornecedores no processo produtivo, exigem do comprador uma visão mais Estratégica, direcionada para seus clientes internos e externos.

A escolha desse tema deu-se em função da crescente importância que o profissional de compras vem conquistando nas últimas décadas.
Também, tem o objetivo de chamar a atenção do profissional, para o emprego dos processos existentes, e que bem gerenciados, irão agregar valores às negociações além de torná-las mais competitivas neste mundo globalizado.
Este artigo tem como objetivo chamar a atenção das empresas do grande papel que o departamento de compras desempenha no contexto econômico e financeiro nas organizações.

O custo de aquisição (serviços, matéria-prima etc), é um fator fundamental para as organizações,pois é um indicador poderoso para análise e decisões, além de ser um marco decisivo para a continuidade ou não das organizações no mercado em que atuam.

Tais discussões levaram à realização de um estudo sobre os temas:

a) Compras Estratégicas (Strategic Sourcing)
b) E-Procurement (Compras Eletrônicas)
c) Compras Internacionais (Importação)

a) COMPRAS ESTRATÉGICAS (Strategic Sourcing)

Segundo Slack (2002) estratégia é o padrão de decisões e ações que posicionam a organização em seu ambiente e tem o objetivo de fazê-la atingir suas metas. Ele também afirma que, pelo termo estratégico em geral entendemos as decisões que:
- têm efeito abrangente e por isso são significativas na parte da organização à qual a estratégia se refere;
- definem a posição da organização relativamente a seu ambiente;
- aproximam a organização de seus objetivos de longo prazo.

Sourcing trata-se da identificação, avaliação, negociação e configuração de novos produtos e/ou fornecedores, com o objetivo de adquirir um menor custo total de aquisição de produtos e serviços, com economia nos preços, maior eficiência dos processos de compras e melhor aplicação dos insumos adquiridos. Segundo o autor, existem diversos aspectos que devem ser analisados em um processo sourcing. Exemplo: complexidade da aquisição; característica logística da operação; amplitude do mercado fornecedor; importância do produto ou serviço e
- sua necessidade operacional. (SLACK apud VILLELA JÚNIOR, 2007:6).

Resultados do Sourcing:

- Mudança da estratégia de compras, gerando melhor desempenho no Suply Chain;
- Economias em produtos adquiridos e serviços contratados, refletidas diretamente na receita liquida da empresa;
- Melhoria dos processos de negociação;
- Redução de custos com fornecedores;
- Redução do número de fornecedores e de contratos, simplificando a gestão destes;
- Redução do ciclo de compras;
- Redução do custo de administração do processo de compras;
- Padronização dos processos de compras;
- Aumento da inteligência de mercado e da transparência nas negociações;
- Benchmarking de preços de compras;
- Possibilidade de avaliação de novos fornecedores.


Strategic Sourcing

É o processo de desenvolvimento e gerenciamento de relação com fornecedores para aquisição de materiais e contratação de serviços, fundamentada na análise completa do ciclo de compras, voltada para o modelo de custo total de aquisição.

Esta abordagem, ao contrário do modelo tradicional,direciona os esforços da aquisição para um enfoque estratégico, tratando a negociação de preços de forma estruturada e considerando no processo os custos administrativos e de utilização e movimentação do material/serviço.

Ao atuar na redução de custos administrativos e de utilização, além do esforço em redução de preços, o modelo de Custo Total de Aquisição permite alcançar benefícios que não podem

Após o processo de Strategic Sourcing é necessário a implementação de novos processos, soluções de e-procurement e uma organização capacitada para sustentar os benefícios durante o decorrer do tempo.

Resultados do Strategic sourcing

- Redesenho e redução do ciclo de compras;
- Identificação e redução do custo total de aquisição TCO (Total Cost of ownership )
- Entendimento dos principais direcionadores de custos da categoria;
- Identificação de fornecedores e suas especializações;
-Identificação clara do modelo e estratégia de ida ao mercado.

b) E-PROCUREMENT (Compras Eletrônicas)

Segundo GOMES (2004) e-procurement é uma ferramenta de um site de e-business que permite aos usuários registrados, acesso às informações sobre interesse de compra ou venda.

Segundo o mesmo autor, no e-procurement, uma empresa envia à sua rede de fornecedores, uma informação sobre o interesse em comprar algum suprimento. Os fornecedores recebem as informações, contendo a descrição do material, quantidade e outras informações relevantes para que seja elaborado em bom orçamento e responder. A empresa que enviou a informação pode estipular um prazo de resposta, por exemplo. Ela recebe as várias respostas de seus fornecedores, de uma maneira organizada e hierarquizada, de acordo com seus interesses.

O e-procurement é uma forma de reduzir custos, tornando a empresa mais competitiva e hábil a controlar melhor seus estoques e otimizar o ciclo de produção.
A vantagem do e-procurement está em eliminar custos desnecessários, combinando a melhor forma de comprar com as tecnologias da Internet. O e-procurement traz agilidade,

Controle e eficiência que podem:

Diminuir ciclos: resume o fluxo de pedidos e aprovações, reforçando as diretrizes da empresa (preocupando mais com a qualidade dos produtos que compra e com suas regras de negócios do que com análises de preços ou condições).

Reduzir custos administrativos: automação de processos antes manuais. Os orçamentos chegam padronizados, dispensando redigitação para entrar no sistema. Os custos de transmissão e recepção são nulos, em relação ao fax ou telefone.

Melhorar o aproveitamento estratégico: permite que os compradores redirecionem seu tempo para elaborações estratégicas, como negociar contratos com fornecedores.
Reduzir os preços de compras: consegue ganhos por trazer mais compras sob contrato, por efetuar melhor pesquisa de preços e outras condições e ainda por desconto no volume.

Reduzir custos de estoque: podendo eliminar ou reduzir ao máximo a necessidade de estoque de matérias-primas, cobrindo todas as ineficiências do processo manual.

Portanto, o e-procurement apesar de ser uma maneira de reduzir custos, é necessário que tenha um bom gerenciamento em todos os seus processos,não dispensando é claro, o uso e o conhecimento de toda a tecnologia necessária
para implantá-lo.

1- ESTUDO DE CASO

O Governo do Estado de São Paulo, com a implantação de uma solução de e- Procurement, obteve os seguintes resultados no primeiro ano :

- Redução do ciclo de compras de 90 para 10 dias, o que permitiu manter estoques muito mais baixos;
- Aumentou o quadro de fornecedores de 22.000 para 47.000, permitindo encontrar melhores ofertas para os mesmos produtos;
- Redução de custos na aquisição de bens e serviços de 23%.
(fonte. e-Procurement Optimização do Processo de Compras, Paulo Rogério de Paula Luanda/2006/ Grupo Promosoft Tec. De Informação – Internet.)

Segundo OLIVEIRA (2007:21 ), as principais soluções de automatização do processo de procurement suportam,
Basicamente três modelos de implementação:
- Supplier-Centric
- Buyer-Centric
- Marketplace.

2- Supplier-Centric Model

• Neste modelo de implementação, o fornecedor disponibiliza um portal, onde os clientes encontram todos os mecanismos necessários para encomendar os produtos que necessitam.
• Apesar da automatização do processo de procurement,e mesmo uma eventual integração com o ERP(Software de gestão) do comprador, não permite realizar todo o potencial do e-procurement.
• Tem custos baixos ou nulos para o comprador, mas deixa o controle e os principais benefícios para o fornecedor.
• É mais um portal de vendas B2B(business-to-business).

3- Buyer-Centric Model

Neste modelo o comprador implementa uma solução de comércio eletrônico, através da qual automatiza todo o processo:
- notifica os potenciais fornecedores das suas intenções de compras;
- recebe as respostas;
- seleciona a melhor proposta;
- emite o pedido;
- recebe a fatura;
- processa o pagamento.

4- Marketplace Model

Mercado eletrônico que permite a vários compradores terem acesso a vários vendedores, podendo ser;
- Genérico: Quando se destina ao mercado em geral;
-Setorial: Quando é especializado em setores específicos da economia.
4.1- Funcionalidades
- Para fornecedores:
• Cadastramento de fornecedores;
• Cadastramento de Produtos e Serviços ofertados (catálogos).
- Para compradores:
• Cadastramento de Compradores;
• Acesso a Catálogo de Produtos e serviços;
• Cadastramento de Cotações;
• Ordens de Compra.

O Marketplace Model, reduz o custo de implemantação,mas limita os potenciais benefícios.

A integração com os ERPs (Planejamento de Recursos da Empresa), as regras de negócio, a variedade de fornecedores, os protocolo de ligação são variáveis que ficam condicionadas à estratégia do operador.

WBC e-Procurement

Segundo Luanda (2004) o WBC assegura os seguintes benefícios para os compradores:
- Menor custo de aquisição, resultado da agregação de demanda, acordos de longo prazo e concorrência entre fornecedores;
- Menor custo nos processos de compras, principalmente em termos de comunicações;
- Maior opção em termos de produtos e fornecedores, com fácil acesso e consulta;
- Redução dos recursos envolvidos nos processos de aquisição;
- Redução dos prazos de aquisição;
- Segurança e transparência;
- Melhor qualidade da informação, com interfaces padronizadas e intuitivas;
- Capacidade de gerir com segurança um maior número de fornecedores.

. Benefícios para os fornecedores
-Maior competitividade
. possibilidade de enfrentar competidores de maior dimensão;
. presença em mais mercados;
. oportunidade para fornecedores regionais.
- Vendas em lotes maiores, resultado da agregação da demanda;
- Menor custo operacional de atendimento do mercado;
- Ampliação e maior oportunidade de negócio;
- Otimização da programação da produção e estoques;
- Sistemas complementares de notificação e alerta das oportunidades de negócios, redução do custo de vendas;
- Integração com parcerias da cadeia de valor, implementando mais velocidade ao giro dos negócios.

No estudo de caso acima, podemos observar as inúmeras vantagens conquistadas pelo Governo do Estado de São Paulo. Porém, para que isto ocorra, é necessário que tenha na linha de frente ,profissionais competentes, bem treinados e sobretudo conhecedor da tecnologia que o cerca.

c) COMPRAS INTERNACIONAIS (Importação)

É o processo comercial e fiscal que consiste em trazer uma carga ou produto do exterior para o país de referência. A mesma tende a ser adquirida via nacionalização do produto, que ocorre a partir de procedimentos burocráticos ligados à Receita do país de destino, bem como da alfândega, durante o descarregamento e entrega, que pode se dar por via aérea, marítima ou ferroviária. Quando mais de um tipo de transporte é utilizado para entrega, chamamos de transporte multimodal.

Roteiro básico para importar:
1. Identificar o melhor vendedor/produto; 2. Verificar se a importação é permitida, e se possui alguma exigência (cambiais e fiscais; 3. Levantamento de custo da importação; 4. Viabilidade da importação ou não; 5. Negociar a operação; 6. Providenciar a internacionalização da mercadoria; 7. Informar que a mercadoria está pronta para o embarque; 8. Autorizar o embarque da mercadoria; 9. Receber documentos e enviá-los ao despachante para que mesmo avalie e inicie o processo de despacho aduaneiro; 10. Registrar a declaração de importação (DI); 11. Receber a mercadoria; 12. Pagar a importação e fechar o câmbio. (Unesp, manual de importação).

Tecnicamente, diz-se que um processo de importação se divide em três fases:

Administrativa:
Todos os procedimentos necessários para efetuar uma importação, são aplicados de acordo com a operação e/ou tipo de mercadoria a ser importada. Compreende todos que estão a cargo da SECEX (secretaria de Comércio Exterior), envolvendo a autorização para importar, que se completa com a emissão da Licença de Importação;
Cambial:
Que compreende a transferência da moeda estrangeira para o exterior, cujo controle está a cargo do Banco Central e que se processa por meio de um Banco autorizado a pagar em câmbio; e

Fiscal:
Que compreende o despacho aduaneiro, mediante o recolhimento de tributos, e que se completa com a retirada física da mercadoria da alfândega.

Modalidades de Pagamentos:

Pagamento antecipado: É a operação onde a contratação e a liquidação do câmbio (envio da moeda estrangeira ao exterior) ocorre antes do embarque da mercadoria. (operação de risco)

Remessa Direta ou Remessa sem saque:
É o fechamento de câmbio de importação efetuado com base em documentos enviados diretamente pelo exportador ao importador Brasileiro.

Cobrança à Vista:
Também chamada de cobrança documentária. Consiste na remessa da mercadoria, e após a entrega dos documentos a um Banco no exterior que se encarregará de enviá-los ao Banco no Brasil indicado pelo importador, que registrará a cobrança e encaminhará o aviso ao importador.

Cobrança à Prazo:
Também intitulada de Cobrança Documentária à Prazo, assim como a cobrança à vista, o exportador providencia a remessa da mercadoria e após o embarque, envia os documentos acompanhados do saque/Título de crédito, ao Banco remetente, que providenciará o envio ao Banco indicado pelo importador.

Carta de Crédito:
É um instrumento de garantia, emitido por um banco por conta e ordem do importador (Tomador) em favor do exportador no exterior (Beneficiário ).

É uma garantia condicionada, porque o exportador só fará Jus ao recebimento, se atender a todas as condições por ela estipuladas e é irrevogável, porque não pode ser cancelada sem o consentimento de todas as partes.

Remessa Financeira:
Difere das outras modalidades de pagamento citadas, não envolve necessariamente contrapartida em mercadorias, podendo ser efetuada, dependendo da natureza da operação, sem documentos formais (Proforma etc), apenas com o preenchimento de um formulário Bancário próprio, onde se declara a finalidade da transferência.
Segundo FILHO (2003) as transferências financeiras para o exterior podem estar ligadas a:

- Operações comerciais: Armazenagem, Honorários advocatícios, diferença de peso etc;
- Remessa de interesse do governo Brasileiro: Viagem com o objetivo de cumprir programa de natureza educacional compra de livros, mapas etc;
- Outras transferências financeiras: Pagamento de direitos autorais, doações, pagamento de software etc. Porém, nesta madalidade não há a vinculação do contrato de câmbio à Declaração de Importação .

A importação, é uma prática comercial e fiscal existente entre os diversos países.
No entanto, para que ocorra,é necessário que sejam obedecidas as normas fiscais das Receitas do país importador,bem como os procedimentos alfandegários.
Muitas empresas buscam no exterior, produtos que possam torná-las mais competitivas neste mercado altamente competitivo.

CONCLUSÃO

Os processos de compras abordados neste artigo técnico, têm como objetivo,mostrar a importância da função compras nas empresas,que somente nas últimas décadas vem ganhando a sua atenção merecida.

É cada vez maior a competição entre as empresas no cenário econômico.Portanto,sobreviverão aquelas que tiverem o menor custo de aquisição.
Espero que este artigo técnico desperte nas empresas, a visão de que, compras é um órgão agregador de valores, merecendo portanto, ser tratado com sua devida atenção.


REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

GOMES, Carlos Francisco Simões, RIBEIRO, Priscila Cristina Cabral. Gestão da Cadeia de Suprimentos Integrada à Tecnologia da Informação. Ed. Thomson 2004: 157/158.

FILHO, Júlio de Mesquita. Manual de Importação da Unesp. PAG. 4.16.17.18.19.20.22/2003 disponível em http;//unesp.br/prod/importação/manual-importaçao.pdf.Acesso em 11 Dez 2007.

LUANDA, Paulo Rogério de Paula. e-Procurement Optimização do Processo de Compras. (Grupo Promosoft Tecnologias de Informação) 2006.

OLIVEIRA, Geraldo Magela de. E-procurement (Compras Eletrônicas). Belo Horizonte: IETEC, 2007. Apostila do Curso de Pós-Graduação em Adm. De Compras, Nov. 2007.

SIMÕES GOMES, Carlos Francisco.; CABRAL RIBEIRO, Pricila Cristina, Thomson, Gestão da Cadeia de Suprimentos Integrada à Tecnologia de Informação,São Paulo, p.157e158, 2004.

VILLELA JÚNIOR, José Ignácio. Compras Estratégicas. Belo Horizonte: IETEC, 2007. Apostila do Curso de Pós-Graduação em Adm. De Compras, ago. 2007.

SLACK, N., chambers, S., Johnston, R. Administração da Produção. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2002.

GAITHER, N.; FRAZIER, G. Administração da Produção e Operações. São Paulo, Pioneira/Thomson Learning, 2002: 430.
http: //www.web.com.br/procurement/strategic_sourcing.htm

 

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