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:: Gestão e Tecnologia Industrial

Seleção de prestadores de serviços logísticos: adequando o processo seletivo a cada necessidade

Renata de Albuquerque Figueiredo

Pesquisadora do Centro de Estudos em Logística - CEL, do Coppead/UFRJ

Tecnologística - Jan/05

A extensa adoção da terceirizarão logística no ambiente empresarial já não deixa duvidas de que esta se transformou em uma das praticas gerenciais mais exercidas pelos Departamentos de Logística de empresas dos mais diversos perfis e setores.

Seja buscando redução de custos, vantagens competitivas, maior flexibilidade de resposta, diluição de riscos, novos serviços e tecnologias ou outros tantos possíveis motivadores da terceirização, o fato é que as empresas, cada vez mais, estão se baseando na experiência e no conhecimento técnico dos Prestadores de Serviços Logisticos (PSLs), ao invés de tentar atingir seus objetivos exclusivamente com suas próprias competências.

A sofisticação dos serviços e das tecnologias oferecidas pelos PSLs esta levando muitas empresas a incluir mais e mais atividades nos seus escopos de contratação, no intuito de aumentar o raio de alcance dos potenciais benefícios.

Por outro lado, ainda existem empresas mais comedidas em suas terceirizações, pelo receio de perder o controle das atividades, pela dificuldade de trocar de fornecedor posteriormente ou, ainda, pela crença de que possuem as competências necessárias para realizar suas atividades logísticas.

Dessa forma, passaram a existir múltiplas situações de terceirização logística, podendo ocorrer variantes no intuito, nos motivadores, nas necessidades e também nas expectativas dos contratantes.

Um embarcador pode querer terceirizar com o objetivo de que o PSL traga mudanças de processo, implantação de melhorias e inovações, assuma o planejamento das operações e exerça inclusive o monitoramento dos resultados. Mas existem casos nos quais o que se deseja não e entregar tanta responsabilidade para um terceiro ou que este "vire de cabeça para baixo" os processos.

Apesar de tanto se falar em terceirizações sofisticadas, completas, com pesados investimentos em sistemas de informação para troca de dados, no outro extremo ainda existem empresas que querem terceirizações mais simples e "tradicionais".

Não vamos debater aqui os motivos dessas diferenças e nem se são as mais apropriadas para uma situação ou outra (para este terna ver, par exemplo, LACERDA, 2004 ou GOULD, 2003). 0 fato e que as variações existem e a forma de seleção dos PSLs deveria acompanhar esses diferentes cenários.

Planejando a seleção de Prestadores de Serviços Logísticos

Conforme ja ilustrado em outros artigos do CEL/Coppead (NAZÁRIO & ABRAHAO, 2002), um processo de seleção de PSL estruturado possui as seguintes fases:

Planejamento/Terceirização; Identificação de fornecedores; RFI Request for Information; RFP Request for Proposal; Negociação e preparação do contrato.

Apesar de o objetivo aqui ser o de relativizar o processo de seleção, indicando o que se deve variar de acordo rom as diferentes necessidades da empresa contratante, as etapas da constituem o modelo "genérico" e as idéias a seguir se basearão nele para serem desenvolvidas.

A primeira questão que deve estar evidente para um contratante e o que se deseja rom a terceirização. Para isso, e necessário ter uma visão global das operações logísticas atuais, de suas capacitações, limitações e custos, bem corno de suas necessidades futuras. Alem disso, as expectativas devem ser bastante claras e concretas, pais, quando a própria empresa não compreende totalmente a atividade, isso pode levar o PSL a atender a requisições in-corretas, vagas ou incompletas.

Nesta fase de planejamento, a empresa contratante deve ter, ainda, uma idéia do nível de controle que quer ter sobre os sistemas de informação, as soluções e sobre a execução operacional.

0 resultado dessas definições pode gerar diversas combinações de modelos de terceirização. A partir das definições de responsabilidade que se deseja, pode-se começar a planejar o Processo de Seleção propriamente dito. E importante ressaltar que o desempenho e o grau de responsabilidade que se espera de um PSL deve estar refletido no processo seletivo. Em outras palavras, o nível de exigência em uma seleção deve corresponder as exigências posteriores a contratação.

A medida que a responsabilidade do PSL a ser contratado aumenta, maiores devem ser as exigências durante o processo seletivo. Agir dessa forma e aconselhável por dois motivos: 1) Ajuda a comunicar e alinhar os competidores aos objetivos da terceirizaqao; e 2) Pode definir o sucesso do processo seletivo.

0 segundo motivo e mais presente em processos em que se deseja que o PSL assuma um papel mais estratégico. Isso porque, mesmo quando uma empresa planeja uma evolução nas suas praticas de terceirização, ela normalmente não desenvolve novas formas de seleção para acompanhar esta mudança, selecionando o PSL corno sempre fez antes, mesmo que agora ela conscientemente tenha uma exigência maior.

Ao aprofundar relacionamentos sem submeter os PSLs a um processo abrangente de avaliação, a contratante pode falhar em confirmar as capacitações prometidas/anunciadas. Os resultados podem ficar aquém do esperado e podem afetar negativamente a estratégia logística e as capacitações operacionais da empresa embarcadora.

No outro extremo, quando a terceirização envolve um baixo nível de responsabilidade do PSL, com baixas expectativas em relação a mudanças (tais corno executar o transporte em algumas rotas ou assumir uma operação de armazenagem "as it is"), realizar um processo seletivo longo e sofisticado pode desviar a empresa do resultado desejado.

Portanto, e preciso assegurar-se de que a forma de seleção utilizada e apropriada aos tipos de serviço que estão sendo terceirizados e ao papel que se deseja atribuir ao PSL apos a contratação.

Variações no processo seletivo de acordo com as necessidades

As variações descritas a seguir estão organizadas de acordo com as etapas do Processo Seletivo.

Identificação dos PSLs

Anteriormente a diferenciação das requisições e exigências feitas aos PSLs, existem variantes inclusive na forma coma a empresa contratante deve gerar a sua lista de participantes.

Quanto mais estratégica for a participação projetada para o PSL, mais atenção deve ser dispensada a analise da base existente de PSLs para gerar a lista das empresas participantes. Uma avaliação detalhada do mercado de provedores logísticos pode ajudar a entender suas atuais capacitações e posicionamentos, bem como pesquisar sobre os recentes desenvolvimentos na industria dos PSLs. Se o escopo da terceirização for algum desafio ou atividade especifica – coma, por exemplo, lançar um produto, o start-up de uma operação em uma nova região ou, ainda, iniciar uma operação de exportação – então a busca por informações no mercado deve ser focada nessas experiências.

Se a responsabilidade que se deseja delegar for muito alta, vale a pena ate, antes da etapa da RFI (Request for In-formation), verificar a reputação dos PSLs rom empresas já contratantes e na comunidade em geral. Questões corno fusões, dificuldades financeiras e envolvimento em ações legais também podem ser cruciais para eliminar algum potencial participante.

RFO (Request for Quotation)/RFP (Request for Proposal)

Quando se chega nesta fase do processo seletivo, uma primeira "triagem" já ocorreu através da RFI e algumas decisões e escolhas devem ser feitas pela empresa con-tratante referentes a forma de condução das atividades subseqüentes.

Estas escolhas estão intimamente ligadas ao que se vai solicitar aos concorrentes corno resposta ao processo seletivo. Dependendo do que se solicite, existem variações possíveis em relação aos seguintes tópicos:

Dados sobre operação; reunião de esclarecimento; visitas às instalações da contratante; visitas aos PSLs; tempo dado aos participantes; avaliar possíveis gaps de percepção e expectativas.

Dados sobre a operação:

As informações que são passadas para os PSLs vão variar de acordo com a sofisticação da resposta que se quer obter. Para uma cotação, uma breve descrição das atividades, do volume e alguma peculiaridade que exista (por exemplo, sazonalidade) são suficientes para respostas satisfatórias.

A medida que a sofisticação das respostas esperadas aumenta, as informações passadas devem ser cada vez mais ricas e detalhadas também. Detalhamento dos processos internos, layouts e plantas, perfil dos pedidos, atual nível de consolidação de carga, dimensões dos produtos e características de empilhamento são alguns dos detalhes possivelmente necessários para que os PSLs possam desenvolver as propostas de mudanças ou os projetos customizados que se espera receber.

E sempre bom lembrar que, se as informações passadas forem vagas, as respostas obtidas também serão.

Visitas as instalagoes da contratante:

A empresa contratante pode optar por "abrir suas portas" para as candidatas, para facilitar o entendimento da natureza das operações e, conseqüentemente, do propósito da terceirização. E claro que, para uma simples cotação, visitas não são necessárias, mas, nova-mente, se o que se quer obter são propostas de melhorias ou projetos, a permissão de visitas e um investimento em tempo e em exposição que pode valer muito a pena para a contratante.

Tempo dado aos participantes da concorrência:

0 tempo estipulado e claramente proporcional ao esforço e a dedicação que se deseja obter dos PSLs no processo seletivo. Para uma cotação de fretes, por exemplo, uma semana e suficiente. Para cotações em que e necessária a consulta de fornecedores de equipamentos, por sua vez, são necessárias cerca de duas semanas. Em uma resposta em que, alem do presto, o dimensiona-mento da operação e requerido (start-ups, por exemplo), quatro semanas devem ser suficientes para garantir respostas apropriadas.
Propostas de melhorias nos processos atuais precisam de três a cinco semanas para serem elaboradas. Já projetos customizados, rom grandes mudanças e inovações, podem demandar de um a seis meses para serem desenvolvidos, dependendo da meta em questão.

Reunião de esclarecimento:

Independentemente do convite para conhecer suas operações, e bastante recomendável que a contratante considere a realização de um encontro de esclarecimento logo após o envio da RFQ ou RFP. Em casos de terceirizações muito elementares, essas reuniões não se justificam, apesar do esforço despendido ser pequeno.

Uma reunião coma essa pode ter uma serie de propósitos, tais coma: rever o documento enviado, responder perguntas e preocupações que os PSLs possam ter, comunicar as expectativas em relação ao processo e aos seus resultados, transmitir confiabilidade ao processo seletivo e ate estimular a competição entre os participantes.


Se a empresa contratante não quiser se identificar, pode contratar uma consultoria para conduzir este tipo de encontro, que deve estar totalmente alinhada e informada sabre os objetivos e as operações da embarcadora.

Visita aos PSLs:

Durante o processo seletivo, a contratante pode op-tar por solicitar visitas as instalações ou a alguma operação de responsabilidade dos PSLs. 0 objetivo dessas visitas podem ser varios, dependendo do interesse e das preocupações da contratante, tais corno:

-Conhecer a cultura organizacional do PSL;
-Avaliar a qualidade técnica da equipe e a infra-estrutura;
-Ir mais fundo em questões criticas da terceirização.

A embarcadora pode também solicitar uma apresentação com tópicos específicos ou, ainda, tentar conhecer operações em clientes atuais. Para organizar melhor as visitas e possibilitar uma comparação adequada entre PSLs e aconselhável a preparação de um check-list estruturado, relacionando tudo que se quer perguntar, observar e discutir com as candidatas.
Avaliar possíveis gaps de percepção e expectativas:

Ao final do processo seletivo, uma avaliação de gaps entre os objetivos da contratante e os de cada um dos finalistas, e entre o que cada uma das partes considera desejável em um PSL pode ser bastante reveladora, alem de agilizar a correção de eventuais dissonâncias entre as partes. Conforme apresentado por RIBEIRO (2002), no estabelecimento de um relacionamento e muito importante avaliar as possíveis discrepâncias existentes entre as visões das duas empresas envolvidas.

Assim, quanto mais estratégico for o papel desenhado para o PSL, mais aconselhável e tentar avaliar a compatibilidade empresarial e a filosofia gerencial da contratante rom as possíveis candidatas.

A identificação de gaps relacionados aos motivadores pode gerar a necessidade de um alinhamento entre as empresas, o que tende a ser razoavelmente rápido, mas importantíssimo para o bom inicio de um relacionamento estratégico.

Os gaps referentes as características mais importantes em um PSL, por outro lado, nao são de rápida resolução, pois são intrínsecos as praticas e filosofias gerenciais de cada empresa. Grandes divergências podem vir a eliminar um candidato.

Praticas que não deveriam variar em nenhuma circunstancia

Apesar de tantas variações possíveis em um processo seletivo, existem certas preocupações que sempre deverão ser consideradas, independentemente de corno será conduzida a seleção de PSLs.

Da terceirização mais simples ate a mais sofisticada, a aquisição de serviços logísticos sempre será uma atividade extremamente complexa, por se tratar da compra de um processo, muito diferente, portanto, da compra de componentes e bens. 0 que um PSL fornece, na verdade, e uma serie de transações, exigindo do contratante inter-faces e monitoramentos mais sofisticados. As preocupações com a satisfação do consumidor e os impactos nas varias áreas da empresa também dificultam o gerencia-mento da contratação.

Qualquer terceirização de sucesso será aquela em que ambas as partes possuem uma clara compreensão dos objetivos, da finalidade, das expectativas e das capacitações necessárias.

Para que a comunicação seja sempre clara, sem "ruídos", a formação de um time gerencial que será responsável pela condução do processo seletivo e crucial para o bom andamento dos trabalhos. A equipe devera ser responsável, também, pela comunicação interna, difundindo os objetivos e as mudanças que irão ocorrer para todas as areas da empresa.

Se for o caso, a comunicação interna devera envolver inclusive os atuais prestadores de serviços da empresa. Eles não devem ser negligenciados ou mal informados, pois um mau gerenciamento da situação pode gerar ate paralisação das atividades. Alem disso, a transição entre os PSLs atuais e futuros deve ser suave e garantir a continuidade da operação.

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