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:: Gestão de Negócios

A tecnologia Business Intelligence auxiliando na implantação do Planejamento Estratégico baseado no Balanced Sorecard

Lílian Cristina Santos Teixeira

Pós-Graduada em Gestão e Tecnologia da Informação pelo Ietec

RESUMO

A evolução dos sistemas de informações (SI) tem permitido aos gestores analisar os dados disponíveis e tomar decisões estratégicas de forma cada vez mais rápida e segura. O presente artigo apresenta, por meio de um estudo de caso da Companhia Suzano Papel e Celulose, como a tecnologia BI – Business Intelligence integrada à metodologia do BSC – Balanced Scorecard auxilia as empresas na tradução e execução de suas estratégias.

Com a implementação das ferramentas de armazenagem e análise de dados BW – Business Information Warehouse e SEM – Strategic Enterprise Management, as empresas podem se tornar mais competitivas e eficientes; e assim obter melhores resultados gerenciais.
 
 
1. INTRODUÇÃO


O cenário de competição no mundo dos negócios tem assistido a profundas mudanças nos últimos anos. Para levar as organizações a um lugar de destaque, os administradores precisam ter a capacidade de analisar os dados disponíveis e tomar decisões estratégicas rápidas e seguras. Diante dessa necessidade, os sistemas de informações (SI) e as metodologias de gerenciamento estratégico têm evoluído e buscado alternativas para o fornecimento otimizado de informações para, não só apoiar, como também apontar a melhor decisão a ser tomada.

No âmbito administrativo, surgem ferramentas gerenciais que procuram viabilizar a análise estratégica requerida pelas organizações, onde se destaca a metodologia do BSC-Balanced Scorecard. O BSC visa à tradução e à implementação de estratégias nas quais objetivos mensuráveis por indicadores geram iniciativas que cobrem todos os aspectos críticos à realização das estratégias. No âmbito tecnológico, torna-se difundido no mundo o conceito de BI-Business Intelligence. Um conjunto de tecnologias que permite o cruzamento de informações integradas e que suportam a análise dos indicadores de desempenho de um negócio.

Buscando unir os dois conceitos mais aceitos no mercado atual, o presente artigo tem como objetivo apresentar como a tecnologia BI-Business Intelligence auxilia as empresas na implementação de suas estratégias através da metodologia do BSC-Balanced Scorecard. Com uma maior compreensão das ferramentas disponíveis as empresas são capazes de transpor um dos mais relevantes desafios gerenciais do início do sec. XXI: como fazer uso da Tecnologia da Informação (TI) para projetar e gerenciar corporações estrategicamente competitivas e eficientes; e assim enfrentar menos resistências e obter melhores resultados gerenciais.
 

2. METODOLOGIA
 

A metodologia utilizada no trabalho é o Estudo de Caso. Segundo Zonabend (1992) o estudo de caso é realizado através da observação, reconstrução e análise de um caso verídico que aborda o tema em questão, incorporando a visão do autor do caso. 
 

3. REFERENCIAL TEÓRICO
 

3.1 BALANCE SCORECARD

Segundo Porter (2002), “a era da eficiência operacional foi suplantada pela nova era da estratégia”. Estratégia é, atualmente, um dos termos mais utilizados entre a camada executiva do mundo dos negócios, e a tradução da estratégia em ações é o principal foco da metodologia do BSC-Balanced Scorecard, que surge como um apoio à estruturação e ao acompanhamento da gestão e da tomada de decisão (SERRA, 2002). 

Desenvolvido por Robert S. Kaplan e David Norton, professores em Harvard, o BSC é uma Metodologia de Gestão Estratégica que integra de modo balanceado as medidas derivadas da estratégia. Segundo Barbieri (2001), o BSC está baseado em quatro fatores que o diferenciam, pois, sem menosprezar as medidas financeiras de desempenho da contabilidade tradicional, ele incorpora os vetores do desempenho financeiro futuro e retorno para os acionistas; a satisfação dos clientes; a melhoria dos processos internos para alcançar excelência e; o investimento e valorização dos recursos humanos. Esses nascem de um esforço consciente e rigoroso de tradução da estratégia organizacional em objetivos e medidas tangíveis interligados por relações de causa e efeito que culminam em um Mapa Estratégico (KAPLAN, 1997). Segundo os autores, as empresas inovadoras usam o BSC para administrar a estratégia em longo prazo e viabilizar os processos gerenciais críticos. Eles destacam ainda:

 “Os objetivos e as medidas utilizadas no Balanced Scorecard não se limitam a um conjunto aleatório de medidas de desempenho financeiro e não-financeiro, pois derivam de um processo hierárquico (top-down) norteado pela missão e pela estratégia da unidade de negócios” ( Kaplan e Norton, 1997: 09)

A formulação do BSC apresenta, no chamado Mapa Estratégico, os objetivos estratégicos da empresa distribuídos em quatro perspectivas: financeira, clientes, processos internos e aprendizado e crescimento. Estas perspectivas são integradas por relações de causa e efeito. De acordo com seus criadores, a capacitação das pessoas promove uma melhoria nos processos da empresa que, por sua vez, satisfazem mais aos clientes, proporcionando melhores resultados financeiros.

Para Kaplan e Norton (2001), “o que não é medido não é gerenciado” e, nesta nova era, as empresas devem utilizar sistemas de gestão e medição de desempenho evolutivo derivados de suas estratégias e capacidades, a fim de alcançar a excelência.
 
3.2 BUSINESS INTELLIGENCE

A globalização da economia, a mutação dos mercados e o acirramento da concorrência tornaram a informação o bem mais valioso para as organizações, e estas passaram a tratar seus dados não mais como meros resultados de transações, mas como propulsores para atingir melhores resultados (COLAÇO, 2004).

Os dados estão sendo utilizados como verdadeiros recursos empresariais, porém não foi sempre assim. Nos anos 60 os sistemas eram criados como verdadeiras ilhas de informação. As aplicações mantinham seus dados independentes e isolados das outras. Os dados comuns entre aplicações eram redundantes e, muitas vezes, inconsistentes. Foi em 70 que aconteceu o advento do armazenamento em disco.

Os dados poderiam ser acessados diretamente e o tempo de processamento era bem menor. Nesta época, surgiu o termo OLTP-Processamento de Transação On-line, sistemas que forneciam agilidade, segurança e eficiência na inserção de dados nos banco. Em paralelo ao OLTP, surgiram os SGBD-Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados. Os SGBDs foram criados para fornecer acesso às informações e à atualização das mesmas garantindo a integridade de um banco de dados e eliminando as redundâncias. Porém, ambos falhavam no fornecimento de análises significativas e levavam muito tempo na recuperação de dados gerenciais. (COLAÇO, 2004).

Mesmo com a tendência natural de crescimento da integração entre aplicações operacionais, nos anos 80, decisões de nível estratégico e tático exigiam um conteúdo mais rico do que aquele encontrado no ambiente operacional. (BARBIERI, 2001)

Frente a esse desafio surge o conceito de BI-Business Intelligence. Barbieri (2001), define BI como sendo “a utilização de variadas fontes de informação para se definir estratégias de competitividade nos negócios da empresa”. Para Audy et al. (2005), o BI é um sistema de informação que dá suporte à análise de dados do processo decisório, empregando tecnologias como DataWarehouse, OLAP e DataMining nos níveis tático e estratégico.

Para Barbieri (2001), um DataWarehouse (DW) é um banco de dados histórico, separado em estruturas lógicas dimensionais, concebido para armazenar dados extraídos dos sistemas legados e ERP da empresa. Segundo Colaço (2004), antes de serem armazenados no DW, os dados são selecionados, integrados e organizados para que possam ser acessados de forma mais eficiente, auxiliando assim o processo de tomada de decisão.

O termo OLAP-Analytic Processing On-line, surge em 1993, caracterizando o conjunto de técnicas para tratar essas informações que serão armazenadas em um DW (BARBIERI, 2001). É um sistema que captura informações sumarizadas, e permite que essas sumarizações sejam apresentadas como suporte nas funções de derivação de dados complexos (COLAÇO, 2004).

O DataMining, segundo Barbieri (2001), está relacionado com a nova tendência de buscar correlações não explícitas em altos volumes de dados. É uma tecnologia que, através do uso de algoritmos de aprendizado e estatística, ou até mesmo redes neurais, são capazes de explorar um grande conjunto de dados e extrair destes conhecimento na forma de hipóteses, tendências ou de relacionamentos sistemáticos. (Wikipedia, 2007)

Envolvendo todos os conceitos supracitados, o BI torna-se uma das ferramentas de maior destaque no mercado mundial por suas principais características estarem focadas em: extrair e integrar dados de múltiplas fontes; fazer uso da experiência; analisar dados contextualizados; trabalhar com hipóteses; procurar relações de causa e efeito e; transformar os registros obtidos em informação útil para o conhecimento empresarial (COLAÇO, 2004).

Um dos produtos de grande relevância no mercado na aplicação dos conceitos de BI e na integração com as metodologias de Gestão Estratégica é o SAP BW-Business Information Warehouse da empresa alemã SAP (Systems Applications and Products in Data Processing).
 
3.3 SOLUÇÕES SAP

O SAP BW-Business Information Warehouse se diferencia e ganha cada vez mais visibilidade por ser uma ferramenta que recebe dados de diferentes fontes e os transforma, por meio de uma engenharia analítica integrada, nas informações solicitadas pelo usuário, com interfaces amigáveis e em vários níveis, buscando o foco gerencial e visando facilitar a tomada de decisão (SAP Technical Delivery, 2007, pg 2).

De acordo com Barbieri (2001) o BW é “um produto que surge com alta luminosidade”. Segundo a SAP (2007),ele cria ampla fundação para organizações construírem aplicativos analíticos colaborativos, como o SAP SEM-Strategic Enterprise Management. A solução SAP SEM juntamente com o BW possibilita a realização do gerenciamento estratégico.
A SAP desenvolveu o SAP SEM para suportar a implantação do BSC nas empresas. Com excelentes funcionalidades gráficas, pode-se montar um Mapa Estratégico, que correlaciona Estratégias, Objetivos Estratégicos, Indicadores, Metas e Iniciativas, em forma de tabela, gráficos ou mesmo na web (SAP AG, 1999).

O SAP BW é a base técnica para o SAP SEM. Como destaca Barbieri (2001), ele é a arquitetura que realiza efetivamente os processamentos dos relatórios e as solicitações ad-hoc. Trata os dados multidimensionais com os processamentos típicos de drill-down, roll-up e drill-acros. Nele os dados são tratados segundo regras de transformação e mapeamento para adequação às necessidades gerenciais. É o BW que armazena os dados mestres e dados de aplicativos para todos os componentes do SEM e provê mecanismos para coleta de dados e acesso de leitura e escrita (SAP Technical Delivery, 2007).

De acordo com a SAP (2007), a arquitetura do sistema SEM é projetada para permitir o acesso a todas suas principais funções via Internet ou uma Intranet usando o Web Browser. A flexibilidade para montagem da solução do Cockpit (Painel de Bordo), bem como a alta qualidade dos gráficos e a integração do BW com a base de dados de outros módulos da SAP na empresa são pontos altos dessa solução. Esta tecnologia permite que a empresa compare as metas planejadas com os resultados alcançados. Apresenta dados históricos, em gráficos e relatórios, da evolução de cada indicador no tempo, auxiliado por scorecards pré-configurados pelo usuário (SAP Technical Delivery, 2007).
 

O software SEM é estruturado em cinco componentes e caracterizado por um alto nível de integração entre seus dados e aplicativos. Sua arquitetura, a Business Framework Architecture, garante que os componentes SEM possam ser utilizados individualmente, quando for necessário. O CPM – Corporate Performance Monitor é o componente de maior destaque, pois é onde se determinam as ligações de causa e efeito entre os objetivos estabelecidos e o Mapa Estratégico da organização (SAP AG, 1999).
 

4. ESTUDO DE CASO: CIA. SUZANO PAPEL E CELULOSE
 

4.1 INTRODUÇÃO

Em 2000, a Companhia Suzano de Papel e Celulose, maior produtor integrado de papel e celulose da América Latina, decidiu desenvolver um Painel de Controle capaz de viabilizar a gestão de sua estratégia. Amparado tecnologicamente pelo aplicativo SAP BW, a Cia. Suzano buscou alavancar mudanças necessárias ao desenvolvimento de um novo modelo gerencial.
 

Três fatores foram fundamentais para o sucesso do caso na Cia. Suzano:

-        Foi uma implementação pioneira no Brasil do SAP BW, considerando-se o escopo e a disponibilidade de consultores experientes na versão 3.0F do ERP SAP R/3;

-        O prazo de implementação foi bastante agressivo para o contexto;

-        Foi desenvolvido à luz da estratégia da empresa, possibilitando informações integradas e detalhadas sobre os indicadores, e a aprimoramento tecnológico voltado para a gestão.
 
4.2 PERFIL DA EMPRESA

A Companhia Suzano de Papel e Celulose é uma empresa tradicionalmente familiar, fundada em 1924. Atualmente, conta com 3,5 mil funcionários e uma receita líquida anual de R$1,5 bilhão. Sua capacidade de produção é 1,8 milhões/ano de toneladas. Embora uma empresa tradicional, possui uma grande preocupação em buscar inovações tecnológicas e desenvolver novos produtos, tendo sido pioneira na obtenção da celulose de eucalipto e na produção nacional de papel 100% reciclado.
 
4.3 DESENVOLVIMENTO DO PROJETO

Com o objetivo de criar um Painel de Controle alinhando toda a Companhia aos seus objetivos estratégicos e, principalmente, consolidando informações gerenciais de diferentes fontes de dados em um único local para auxiliar a alta administração, a Cia. Suzano optou pela implementação do aplicativo BW - Business Information Warehouse. Sua versatilidade de interação com o ERP da SAP (SAP R/3) e a homogeneização de conceitos e critérios com informações consolidadas, confiáveis e ágeis; foram fundamentais para essa escolha.

A Cia. Suzano objetivava não somente obter informações multidimensionais de modo ágil e confiável, mas também informações que agregassem valor integrado com a estratégia da empresa. Por esta visão, o diferencial na implementação do BW foi sua integração ao BSC, e posteriormente, o aprimoramento por meio do módulo SAP SEM-Strategic Enterprise Management. As pessoas que participaram do processo foram definidas pelas competências e habilidades necessárias para o sucesso do projeto e não pela disponibilidade de tempo.

No escopo do Projeto inicial, denominado “Projeto-BW”, o prazo estabelecido era de seis meses. Neste curto espaço de tempo, foram realizadas três fases:

-        Fase 1: Definição e estruturação de indicadores de desempenho, construindo o mapa estratégico com os objetivos estratégicos e as relações de causa e efeito.

-        Fase 2: Implementação do BW, analisando e ativandoextratores standard dos módulos de Vendas, Finanças, Produção, Compras e Custos de Logística.

-        Fase 3: Evolução do controle e relatórios gerenciais com gráficos e tabelas.

O investimento total no projeto foi de US$ 800 mil, incluindo os gastos com software, hardware e consultorias. Em outubro de 2001, após um período de aprendizado e consolidação das informações, com o alto índice de satisfação do aplicativo BW, foi implementado o software SAP SEM, componente SEM-CPM, específico para o BSC.

O objetivo desta implementação foi utilizar uma ferramenta específica concebida para tal propósito, um Painel Estratégico de Controle. O aplicativo SEM-CPM permite:

-        Visualização do mapa estratégico com as relações de causa e efeito;

-        Status (traffic ligths) dos objetivos estratégicos através da ponderação de indicadores e importância em seus relacionamentos, bem como sua evolução;

-        Maior interatividade e comunicação direta a gerência e os responsáveis pelos indicadores;

-        Possibilidade de análise de causa e efeito entre os indicadores;

-       Monitoramento das iniciativas estratégicas;
 
4.4 PONTOS IMPORTANTES

Um aspecto que exigiu atenção foi em relação ao hardware. Para que o BW não competisse no dia-a-dia com o R/3, a Cia. Suzano optou pela aquisição e instalação de três máquinas caracterizando os ambientes de desenvolvimento, qualidade e produção. Alguns problemas foram identificados na segunda fase, como: o tempo de carga de dados e o transporte dos dados entre as três máquinas, mas ambos foram solucionados com auxilio da Consultoria e da SAP sem que esse se tornasse um fator crítico.

Segundo Marco Aurélio de Almeida, gerente do “Projeto-BW” da Cia. Suzano, na terceira fase foi muito difícil, pois não existia no mercado nenhuma empresa como referência neste nível de integração e era novidade até mesmo para os consultores da SAP. Um problema identificado nesta fase foi com relação ao front end do BW: “Ao trabalharmos no workbook, o programa Microsoft®Excel não estava conseguindo responder à integração de nossas planilhas com os referidos gráficos”, afirma ele. Este problema só foi resolvido pela equipe da área de TI da empresa ao se reinstalar o Microsoft® Office após a instalação do BW.
 
4.5 BENEFÍCIOS

Na Cia. Suzano o BW permitiualcançar todos os objetivos propostos e outros inúmeros benefícios, tanto tangíveis e intangíveis, como estratégicos e operacionais: redução de custos; antecipar problemas; atender melhor aos padrões de mercado; redução no prazo para disponibilização de informações; maior consenso e comprometimento da equipe gerencial da empresa; expressiva agilidade na obtenção de informações estratégicas com qualidade e transparência; entre outros.
 
4.6 FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO

Na implementação do conjunto Balanced Scorecard, BW e SEM é importante ressaltar alguns pontos que são essenciais para a obtenção dos resultados esperados:

-        Ter a alta administração como incentivadora e com apoio irrestrito à implantação;

-        Manter o foco na visão, com a utilização de um número limitado de indicadores;

-        Incentivar o alcance de metas sem provocar desequilíbrios e rivalidades;

-        Promover a integração de programas de melhoria (ex. TQM) de forma coerente;

-        Consolidar uma equipe técnica e funcional com conhecimento especializado, envolvida e informada com clareza sobre o processo de implantação;

-        Definir e comunicar claramente os temas e objetivos estratégicos;

-        Balancear os indicadores para que não haja prioridade no uso de indicadores financeiros;

-        Contemplar todos os stakeholders nas quatro perspectivas do BSC, caso não seja possível, analisar a inclusão de uma nova perspectiva de acordo com o negócio específico;

-        Manter as informações confiáveis e únicas no Painel de Cockpit para garantir o alinhamento e entendimento dos conceitos e critérios para toda a organização;

-        Modelar a integração dos dados nos sistemas de maneira clara, preferindo os modelos standard, para garantir um boa performance na arquitetura da informação;

-        Garantir o dimensionamento correto do hardware e os padrões de configuração no sistema.
 

5. CONCLUSÃO


As empresas atentas aos sinais do mercado já visualizaram a possibilidade de melhorarem suas posições com o auxilio de tecnologias e metodologias voltadas a impulsionar a tradução e a implantação de estratégias gerenciais. A opção por implementar o BSC, BW e SEM em uma empresa é desafiadora, mas a coloca frente ao mercado como uma empresa de ponta e que investe em novas tecnologias, buscando condições para uma gestão profissional, eficiente e eficaz. Um ponto de destaque a ser observado é que pessoas capacitadas na implementação destas novas ferramentas tornam-se um capital intelectual indispensável para as empresas em que trabalham, podendo gerar grande diferencial competitivo.

Com o estudo de caso foi possível observar que todos os objetivos propostos tanto pela metodologia quanto pela ferramenta são passíveis de serem alcançados quando se possui um planejamento bem embasado e uma visão muito clara de onde se quer chegar. Entre os fatores da nova ordem estabelecida na gestão, possuir ferramentas integradas e de fácil manuseio entre as operações e as estratégias, como BW-Business Information Warehouse e o SEM-Strategic Enterprise Management, são essenciais na captura de sinergias e novos mercados.
 

6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS


AUDY, J. L. N.; ANDRADE, G. K.; CIDRAL, A. Fundamentos de sistemas de informação. Porto Alegre: Bookman, 2005.
 

BARBIERI, C. Business intelligence: modelagem e tecnologia. RJ: Axcel Books, 2001.

COLAÇO JR., Methanias. Projetando sistemas de apoio à decisão baseados em data warehouse. Rio de Janeiro: Axcel Books, 2004. 1ª edição.
 

KAPLAN, R. S.; NORTON, D. A estratégia em ação: balanced scorecard. Rio de Janeiro: Campus, 1997. 1° edição.

KAPLAN, R. S.; NORTON, D. Organização orientada para a estratégia. Rio de Janeiro: Campus, 2001. 1° edição.

PORTER, Michael. A nova era da estratégia. São Paulo: HSM Management, 2000. Ed. Especial.

SAP AG. SAP® Strategic Enterprise Management, The Functions-A Closer Look. 1999.

SERRA, Laércio. A essência do Business Intelligence. São Paulo: Berkeley, 2002.
 
Sites

SAP Technical Delivery - MySAP.com Business Information Warehouse Cookbook.Acessado em 09/06/07.

New SAP NetWeaver™ BI Capabilities in SAP NetWeaver 2004.Acessado em 09/06/07.

SAP Strategic Enterprise Management Packaged Solution: questões mais frequentes.  Acessado em 14/06/07.

Cia. Suzano de Papel e Celulose, Balanced Scorecard15/06/07.. 2002. Acessado em acessado em 10/06/07.

ZONABEND, F. (1992, Spring). The monograph in European ethnology. Current Sociology. Disponível em: acessado em 14/06/07.

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