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RH/Liderança/Comunicação

Planejamento & comunicação para estabelecer um diferencial competitivo

Maria de los Angeles López Rivas

Graduada em Automação de Sistemas e pós-graduada em Getão de Projetos com experiência profissional em projetos de automação industrial na área técnica e gerencial de projetos. Atualmente na Converteam Brasil Ltda., atua no Planejamento de projetos, no Departamento de Operações - Gerenciamento de projetos (DOP-GP),

4 Resumo

A experiência dos grandes empresários no mercado tem constatado que um negocio é bom quando pode se entendido com facilidade. Clientes não contratam serviço de projeto que não conseguem compreender. Para os clientes não interessa o quanto o produto, projeto ou serviço oferecido é bom, mas sim como pode resolver os problemas dele e que economias ou facilidades podem ser oferecidas.

Por outro lado para uma equipe de projeto é importante receber com transparência as informações para entender qual é o escopo a ser fornecido aos clientes.

Uma boa comunicação garante este entendimento e pode ser realizada desde um boca a boca, mala direta, participação em férias, utilizando meios eletrônicos, até seminários e outros meios de marketing, porém um planejamento pode mostrar com muita clareza tanto à equipe de projeto e a organização, quanto ao cliente a mensagem da direção em que se vai. O planejamento pode definir bem as metas de forma que possam ser entendidas por todas as partes interessadas.

Recursos humanos organizados, pessoas bem gerenciadas e equipe motivada tornam as pessoas no principal ativo das empresas de projeto. Fazer estas pessoas enxergar claramente a conseqüência positiva da sua presença, forma-las, prepara-las, levam projetos e empresas ao sucesso.


6 Introdução


O planejamento é também uma das atividades que compõem a comunicação empresarial, sendo estratégico para as empresas. Como toda atividade deste tipo, o planejamento engloba o cuidado com a imagem da organização.

As organizações existem porque tem uma missão a cumprir, pela qual foram criadas. A missão da organização envolve os objetivos do negocio no atendimento a demandas do mercado, de clientes e/ou da sociedade.

Uma correta política de comunicação na organização permite que as pessoas saibam por que ela existe, para onde ela pretende ir e qual é o melhor caminho a seguir.

Uma comunicação bem planejada orienta as atividades da organização, contribui a aglutinar os esforços de seus membros de forma coerente e clarifica seus objetivos, filosofias e estratégias. Com o planejamento é possível definir decisões que produzirão efeitos e conseqüências futuras, aspecto a ser devidamente aproveitado para comunicar aos membros da organização o destino que a organização pretende transformar em realidade.

A falta de planejamento provoca desorientação dos recursos humanos da organização, o que afeta a imagem da mesma perante o mercado e os clientes, em presença da sociedade e diante todos os stackholders.

 
7 Metodologia


7.1 Comunicação empresarial utilizando o planejamento dos projetos


Para uma comunicação eficiente, as relações entre as partes interessadas de um projeto devem ser estabelecidas no formato de Rede, onde cada nó (membro, departamento, equipe técnica, comprador, sub-fornecedor, cliente, enfim, stackholders), é ao mesmo tempo produtor, editor (emissor) e receptor das informações geradas, possuindo domínio da sua função e importância para o sistema em cada instante e situação, munido ao mesmo tempo de elementos que permitem uma visão global para atingir os objetivos traçados.

Conforme as melhores práticas indicadas no PMBOK às comunicações devem ser devidamente gerenciadas para garantir que uma informação flua de forma clara, compreendida pelos receptores, de modo a facilitar o trabalho dos membros da organização.

Sendo assim, as estratégias de comunicação iniciam-se na definição de todos os nós que compõem a rede de comunicação na organização ou num projeto e suas possíveis formas de interação entre si.

A partir desta colocação ficam claros os pontos de conflitos, barreiras e deficiências devido à percepção individual, personalidade, atitudes e emoções de cada um. Com estes pontos visíveis pode-se prever com maior facilidade a necessidade da criação de médios para uma melhor circulação da informação nos momentos antes citados: de emissão e de recepção.

Planejando as comunicações podem ser identificadas as necessidades de informações e comunicações dentro do projeto, para todas as partes interessadas, podem ser definidos os métodos de registro e distribuição das mesmas e podem ser analisados, a partir dos registros, os sucessos e fracassos.


7.2 Planejamento dos projetos integrado à comunicação


O fracasso de projetos numa organização no cumprimento de prazos e orçamentos pode prejudicar seriamente a imagem e a reputação da organização, e o planejamento contribui a informar e divulgar o desempenho dos mesmos.

“Um projeto bem sucedido é aquele que é realizado conforme planejado” [1]

Esse sucesso esta relacionado diretamente com a capacidade que a organização tem de favorecer o ambiente para os projetos a traves de ações, que incluem entre outras, desenvolver e manter estreitas linhas de comunicação (formal e informal).

O desenvolvimento de habilidades e/ou meios para reportar corretamente fatos acontecidos com necessidade de se tomar providencias preventivas ou corretivas pelos escalões superiores contribuem para que a execução dos projetos corra em conformidade com o que foi previsto e planejado é fundamental.

Esses processos que asseguram que as informações do projeto sejam adequadamente obtidas e disseminadas formam parte do gerenciamento da comunicação.

O planejamento das comunicações determina que comunicar e para quem, de forma compreensível em todas cada etapa do projeto. Define como documentar formalmente dados necessários a todas as partes interessadas, estabelece regras de atualização de informações, fornece dados de status de desempenho e registra alterações e aprovações entre outras atividades que contribuem a resolver problemas.

Atividades necessárias para garantir uma correta comunicação devem ser incluídas no planejamento dos projetos e se necessário também numa rede PERT.
 

A falta das mesmas e o não seguimento de um procedimento que planeje as comunicações provocam falhas, incompreensão de diretivas, surgimento de boatos e situações de instabilidade no projeto.

É de extrema importância que a distribuição das comunicações previamente planejadas se auxilie de ferramentas, sistemas e softwares de coleta e registro de informações, que possibilitem consultar, compilar e distribuir as mesmas de forma rápida e confiável, permitindo emitir relatórios e avaliar desempenho, assim como prever possíveis problemas e tomar ações corretivas ou preventivas durante a execução dos projetos.

Um importante recurso na comunicação dos projetos são os Sistemas de Informação e recursos de TI, que viabilizam o alcance rápido dos dados por todas as partes interessadas e incluem tanto a coleta de informação, quanto o acesso as mesmas.

Sem a capacidade que tem os Sistemas de informação de coletar e oferecer dados e elementos num curto espaço de tempo, o planejamento dos projetos não tem condições de atuar na administração de soluções adequadas e determinar o que seria de valor e em que grau os elementos fornecidos incidiriam nos rumos futuros dos projetos e das organizações.

Este conjunto de ferramentas, softwares, bases de dados e sistemas de gestão conferem qualidade, segurança, correção, confiabilidade e ordem à empresa.


7.3 Recursos humanos seguindo o planejamento dos projetos


Uma distribuição justa e adequada dos recursos humanos, considerando as possibilidades reais de execução do previsto, tendo em conta a produtividade e experiência dos envolvidos, ajuda a configurar o matiz da organização, como ela é vista pelos seus funcionários e pelo mercado como um todo.

Aplicando mecanismos de controle, acompanhamento e participação das pessoas, seguindo a pauta do planejamento, irá gerando-se o tão desejado comprometimento e espírito de time.

A superação dos horizontes do planejamento, como agente facilitador de uma melhor e mais eficiente distribuição dos recursos humanos, ajudando na organização do grau de ocupação dos colaboradores, teria efeito a través do cruzamento destes com as atividades a serem desenvolvidas, atreladas a um calendário e considerando as funções e conhecimentos dos funcionários.

Daí pode-se inferir a folga ou excesso de carga dos membros da equipe dentro de um projeto e fazer extensão destes resultados a instâncias superiores ao grupo que executa o projeto.

A troca de informações, a definição com precisão do alvo das mensagens ao recursos humanos que compõem a equipe do projeto, o conteúdo e alcance da mesma definem uma comunicação eficaz, que para o sucesso dos projetos deve ser uma habilidade do quem gerencia.

A habilidade da gerencia dos projetos para trocar informações, definir com precisão o alvo das mensagens aos recursos humanos que compõem as equipes, definir o conteúdo e alcance das informações, propicia uma boa influencia.

Esta habilidade permite criar estados de comprometimento nas equipes de projetos, estimular a alcançar altos níveis de desempenho e superar as barreiras que impedem as mudanças, favorecendo o espírito de grupo.

Ao invés, a falta de comunicação e a carência de planejamento, organização e normas de trabalho são as principais situações que podem ocasionar conflitos e atentar contra o sucesso dos projetos. Estas situações devem ser utilizadas como sensores na organização para procurar soluções, tratar destes conflitos de forma inteligente, e desta forma eliminar fontes de tensão nas equipes de projeto, ambientes improdutivos que impossibilitam a dedicação dos recursos humanos ao trabalho, entre outras situações não desejadas.  
 

8 Conclusões


O ponto de partida para obter esse sucesso desejado é demonstrar um diferencial, uma excelência, executar atividades de modo diferente, ter visão definida, direção.

Para alcançar objetivos é necessário estabelecer desafios realistas, capazes de motivar e os recursos humanos componentes das equipes de projetos. É necessário estabelecer metas que acompanhadas de ações direcionem corretamente o esforço, para obter progresso e não realizar atividades desgastantes.

É necessário executar planos de ações com prazos definidos e divulgar os mesmos de forma coerente e simples, fácil de entender para propiciar facilidade na execução.

Isto é planejar, utilizar a comunicação para divulgar boas práticas das organizações e orientar corretamente aos recursos humanos para obter os resultados esperados e estabelecer um diferencial no mercado.

“Algumas empresas perguntam a seus clientes o que eles desejam. As organizações líderes do mercado procuram saber o que seus clientes desejam, antes mesmo deles”.[2]

 Esta máxima enfoca o senso de organização, planejamento, criatividade e pro atividade que  as empresas necessitam para serem líderes


9 Bibliografia


TERCEIRA EDIÇÃO 2004. (Guia PMBOK) Um Guia do Conjunto de conhecimentos em Gerenciamento de Projetos – PMI, Four campus Boulevard, Newtown Square, PA –EUA.

VIANA VARGAS, RICARDO. Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. – 6 ed. Atual. – Rio de Janeiro – Brasport. 2005.

CHIAVENATO, IDALBERTO. Gestão de pessoas: e o novo papel dos Recursos humanos nas organizações. – Rio de Janeiro – Elsevier, 2004 – 4ª Reimpressão.

KHERA, SHIF. Você pode vencer: saia da zona de conforto, faça diferente!; tradução Marcelo Dias Almada. – Rio de Janeiro – Best Seller,2006.

GARY HAMMEL, C. K. PRAHALAD. Competing for the future. – Published by Harvard Bussines School Press in paperback, 1994.

INSTITUTO EMPREENDER ENDEAVOR. Como fazer uma empresa dar certo em um país incerto: conceitos e lições dos 51 empreendedores mais bem-sucedidos do Brasil. – Rio de Janeiro – Elsevier, 2005 – 9ª Reimpressão.

__________
[1] Viana Vargas, Ricardo. Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. – 6 ed. Atual. – Rio de Janeiro – Brasport. 2005.

[2] Gary Hammel, C. K. Prahalad. Competing for the future. – Published by Harvard Bussines School Press in paperback, 1994.

 

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