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:: Gestão de Projetos

Gestão de Serviços fora de escopo e impactos causados

Breno Soares de Melo

Pós-graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec

INTRODUÇÃO:

Desde junho de 2005 uma Usina Siderúrgica brasileira de renome e projeção internacional vem executando um grande projeto de expansão de seu chão de fábrica. Em meados de 2006 foram contratados dois profissionais com a proposta de trabalho de levantar todos os serviços fora de escopo executados nas obras de expansão, documentando um a um com o intuito de prestar contas à diretoria, às auditorias internas e paralelamente exigindo dos causadores destas não conformidades que assumam suas falhas. Neste artigo técnico será relatado um pouco dos resultados gerados por estes trabalhos.

Os exemplos deste artigo são de um case de obra, mais especificamente a construção do novo Alto Forno, porém não será citado o nome da Siderúrgica em questão e nomes de empresas fornecedoras de equipamentos e empreiteiras que executam a obra devido a questões éticas e à política de segurança de informação desta Usina.



No início dos trabalhos o que se encontrava era uma obra com as fundações executadas e algumas frentes de trabalho iniciadas, as empresas de montagem e refratamento estavam em fase de mobilização de canteiro, porém no percurso do início até esta situação, alguns imprevistos já estavam acontecendo e não haviam sido documentados.

Mediante a este quadro foi criado com auxílio do Gerente de Projetos um documento chamado FCA, onde por este era realizado um "Acompanhamento de Fato-Causa-Ação". Neste foi possível reunir uma gama de informações importantes que podiam ser acessadas de forma objetiva e clara relatando o que ocorreu, o que causou e qual a ação tomada para corrigir a não conformidade, juntamente com os impactos nos prazos, custos e ainda informando a quem debitar a falha.

REVISÃO DE LITERATURA:

Segundo o Guia PMBOK (2004), o tratamento de mudanças de escopo no projeto devem ser especificados no Plano de Gerenciamento de Escopo, item 5.1.3.1, ou seja, deve conter um processo para controlar como serão processadas as solicitações de mudança da declaração do escopo detalhada do projeto. Este processo está diretamente ligado ao processo de controle integrado de mudanças, seção 4.6 do Guia.

Para este case o processo de aprovação de mudanças de escopo se inicia com o aval do Gerente Funcional na obra, após a pré-aprovação do pedido de acréscimo de escopo pelas empreiteiras envolvidas, as quais identificam os serviços gerados pelas não conformidades. Em seguida o aval do Gerente de Projetos, o qual leva estes pedidos ao Sponsor. Importante ressaltar que a pré-aprovação do Gerente Funcional é dada após uma análise nos contratos e especificações, onde fica bem claro o escopo contratado.

Os serviços fora do escopo são apresentados por meio de documentos criados pelo Controle de Qualidade das empresas envolvidas, as chamadas NNC's ou Nota de Não Conformidade, este identifica os detalhes das falhas. Porém, ainda é necessário o Acompanhamento de Fato-Causa-Ação, o qual transforma as informações em uma apresentação gerencial e que possibilita apresentá-las ao Sponsor de forma clara e bem detalhada.

Desde o início do controle de serviços fora de escopo no projeto de construção do novo Alto Forno diversos fatos foram documentados. No próximo item deste artigo são mostrados alguns exemplos de serviços fora de escopo mais freqüentes ocorridos até o momento nesta obra que se encontra em fase final.

CONCLUSÃO:

Importante ressaltar que na ocorrência de serviços fora de escopo não há apenas acréscimo nos custos, mas na maior parte das vezes o atraso gerado no cronograma é muito relevante, visto que aumenta os custos indiretos das empresas contratadas e estas por sua vez pleiteiam todos estes custos no andamento do projeto.

No que diz respeito à solução encontrada para documentar e controlar todos os serviços extras, fica claro que é necessário este processo visto que além de ser uma forma de monitorar, e cobrar a quem é devido, o Gerente de Projeto fica resguardado de qualquer questionamento vindo do Sponsor do projeto.

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), 3. ed., 2004, Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EUA.

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