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RH/Liderança/Comunicação

Áreas de projetos de sistemas: um novo desafio para as empresas na busca de fatores que favoreçam sua vantagem competitiva

Gustavo Ladeira Rezende

Mestre em Ciência da Informação; MBA Empresarial; Pós-Graduado em Gestão de Projetos pelo IETEC.

1 - INTRODUÇÃO

A Gerência de Projetos é uma disciplina antiga, mas que adquiriu sua base teórica relativamente há pouco tempo. A prática da gerência de projetos iniciou-se no Egito antigo na construção das pirâmides, porém a consolidação de sua base teórica teve início apenas no final dos anos 1950. A disciplina foi efetivamente considerada suficientemente embasada teoricamente a partir dos anos 1980 quando já se possuía uma gama considerável de livros e artigos sobre gerenciamento de projetos.

PRADO (2003) afirma que para alguns autores a década de 80 foi a Década da Qualidade, a de 90 a Década da Responsividade e a de 2000 será a Década das Mudanças (Inovação). Ainda segundo o autor:

"Compete ao planejamento estratégico e às lideranças das organizações identificar e selecionar as melhores estratégias, e ao Gerenciamento de Projetos ser o agente executor das mudanças".

Dominar a arte de executar projetos tornou-se uma das necessidades de sobrevivência e progresso da empresa moderna, principalmente em áreas vitais como a área de Sistemas de Informação.

O sucesso das empresas no século XX era relacionado aos melhores sistemas de marketing aliados a eficientes sistemas de produção, logística, administração, finanças e RH e aos controles das operações rotineiras desses sistemas. No final do século XX e início do XXI passou a ser importante para as empresas a capacidade de identificar e executar as melhores mudanças. A identificação dessas mudanças é de competência do Planejamento Estratégico e a identificação e seleção das melhores estratégicas de implementação do Gerenciamento de Projetos, pois, para o autor, cada mudança é um projeto.

Os Sistemas de Informação em uma organização são ferramentas que podem propiciar grandes vantagens competitivas através da redução de custos operacionais, de maior produtividade, de maior inteligência competitiva. Porém isso não ocorre sem ônus, na realidade as empresas investem verdadeiras fortunas no desenvolvimento e na atualização de sistemas, e muitas vezes os investimentos não são bem sucedidos, pois, um grande número de sistemas não atende aos pré-requisitos do negócio, não estão alinhados à estratégia organizacional ou demoram muito para ficarem prontos e quando são implantados já se encontram defasados.

A idéia da criação de uma área de Projetos de Sistemas de Informação visa à utilização de metodologia de Gerenciamento de Projetos como uma forma de otimizar o processo de desenvolvimento de novos sistemas nas empresas. O artigo a seguir traz argumentações que defendem essa idéia, relacionadas à tórias e práticas de Estratégia Organizacional, Desenvolvimento de Produtos, Gestão de Projetos e de Administração de Sistemas de Informação.

2 – GESTÃO DE PROJETOS NAS ORGANIZAÇÕES

WHELLWRIGHT (1992) inicia seu livro afirmando que o desenvolvimento de novos produtos e processos traz imensa vantagem para as organizações, e que para ser bem sucedido esse desenvolvimento deve ser embasado em técnicas de planejamento e gerenciamento de projetos.

"Num ambiente competitivo que é global, intenso e dinâmico, o desenvolvimento de novos produtos e processos é cada vez mais um ponto focal de competição. Empresas que disponibilizam no mercado produtos que atendem às necessidades e demandas do consumidor, com mais rapidez e eficiência, criam uma significativa vantagem competitiva. Empresas que são lentas ao disponibilizar produtos que atendam às necessidades do seu mercado consumidor estão fadadas a verem sua posição concorrencial cair e seu lucro minguar. Em um ambiente turbulento, projetar o desenvolvimento de novos produtos e processos de forma eficaz tornou-se um requerimento para ser um player competitivo; realizar o desenvolvimento extraordinariamente bem se tornou uma vantagem competitiva."

Conforme definição do Project Management Institute, "gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, experiências, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atingir ou exceder as expectativas dos interessados / envolvidos (stakeholders)". Atingir ou exceder as necessidades e expectativas envolve o balanceamento entre as seguintes demandas que competem entre si:

-Escopo, tempo, custo e qualidade;
-Envolvidos / interessados com diferentes necessidades e expectativas;
-Requisitos identificados (necessidades) e requisitos não identificados (expectativas).

O gerenciamento de projetos tornou-se ciência a partir da década de sessenta e sempre foi visto como importante e estratégico. A partir dos anos 1990 passou a ser empregado por um grande número de empresas privadas e estatais. No início dos anos 2000 percebeu-se um intenso movimento nas organizações para melhor utilizarem as técnicas e métodos de gerenciamento de projetos unindo-o definitivamente ao planejamento estratégico. PRADO (2003) argumenta que a realização de projetos deve estar totalmente alinhada à estratégia da empresa, os projetos devem favorecer os fatores chaves de sucesso da organização maximizando assim a sua vantagem competitiva.

Para os principais estudiosos da estratégia organizacional entre eles PORTER (1989), ANASTASSO POULOS (2000) e OHMAE (1985), é fundamental concentrar os recursos organizacionais (dinheiro, pessoal, tempo e informação) nos fatores básicos que se mostram decisivos para o triunfo de uma empresa, ou área. Simplesmente distribuir recursos conforme os benchmarks não traz nenhuma vantagem palpável. Se uma organização ou área de uma empresa souber quais são os fatores chaves para o êxito e neles aplicar o conjunto correto de recursos será então capaz de colocar-se em real superioridade competitiva.

Para GROUARD (2001), um consultor especializado em gestão empresarial e autor de diversos artigos de gestão de mudanças, "a necessidade da mudança em resposta a influências externas é indispensável caso a empresa realmente deseje ser bem sucedida". De acordo com esse autor atualmente existe um envolvimento cada vez maior das pessoas no processo de mudança e isto vem sendo considerado um dos fatores determinantes para a obtenção de sucesso competitivo.

A implantação da área de projetos de sistemas em uma empresa é, no seu âmago, um projeto de mudança organizacional, cujo sucesso será em muito dependente do planejamento detalhado de todo o processo, da mobilização de pessoas, da catalisação de recursos e da execução do projeto em si. Estarão envolvidas na execução do projeto questões relacionadas ao poder dentro da organização, à liderança de pessoas, à resolução de conflitos, à comunicação e treinamento, todos esses aspectos da gestão organizacional que vêm à tona com muita força quando se trata de mudança interna em empresas.

A boa prática do gerenciamento de projetos, aliada a outras práticas gerenciais como planejamento estratégico, gerenciamento de mudanças e qualidade total, produz resultados expressivos para a sobrevivência e progresso das organizações, dentre eles podem ser citados:

Redução no custo e prazo para o desenvolvimento de novos sistemas;
Aumento no tempo de vida dos novos sistemas;
Aumento do número de clientes e de sua satisfação;
Aumento da chance de sucesso dos projetos.

MAÑAS (1999), um especialista da área de Sistemas de Informação, argumenta que "nas áreas de informática existem atividades que permitem a terceirização, e que muitas empresas servem-se desse tipo de contrato para desenvolverem tarefas que por algum motivo não dispõem de condições internas para executar. Uma dessas atividades é o desenvolvimento de novos sistemas". O autor vai adiante dizendo que "não há como ser excelente em tudo dentro da empresa. Ou se concentram as energias na venda e produção ou no desenvolvimento e acompanhamento da tecnologia informática necessária para que se obtenham as informações que facilitem o processo de gestão".

O tempo vem mostrando que em áreas de sistemas existem profissionais com vocação e conhecimento para atuarem em projetos de novos sistemas. Nas empresas, os profissionais que atuam diretamente com o desenvolvimento de novos sistemas geralmente possuem grande conhecimento tecnológico e de negócios, possuem também uma vivência na condução de projetos falta-lhes apenas, em alguns casos, conhecimentos formais relacionados às técnicas e ferramentas de gestão de projetos, o que pode ser adquirido com cursos específicos ou mesmo com estudos do PMBOK. Ou seja, existem vários fatores chaves de sucesso que serão maximizados se forem criadas áreas específicas de projetos de novos sistemas.

O foco em resultados existente em grande parte das empresas faz com que o ambiente de informática seja relativamente carregado de atividades rotineiras tais como manutenção de sistemas e atendimento rápido aos usuários e gestores. Esse ambiente não é favorável ao desenvolvimento de projetos de novos sistemas, pois as demandas e emergências cotidianas acabam se sobrepondo às prioridades definidas para os novos projetos.

Áreas com menos sobrecarga, por sua vez, são mais propícias a terem um ambiente favorável a projetos. A criação de um setor específico para projeto de sistemas tende a favorecer o foco em desenvolvimento, ao contrário do que acontece quando o foco é na manutenção e no atendimento dos sistemas já existentes.

Para tornar viável o desenho de um modelo de criação dessa área de projetos deve-se ter atenção para as competências centrais que os profissionais precisam possuir. Devem-se focar os treinamentos necessários para a equipe envolvida, desde a alta administração até os analistas de sistemas, para que haja um fortalecimento dessas competências essenciais.

Os resultados esperados da implantação da gerência de projetos em uma empresa são:

-Usar as core competencies (específicas do segmento de negócio, gerência de projetos e tecnologia da informação) de uma área de desenvolvimento de sistemas para alavancar e maximizar o resultado dos projetos de sistemas desenvolvidos pela empresa;
-Oferecer uma ferramenta padronizada e confiável que aumente a qualidade dos sistemas produzidos pela empresa;
-Aprimorar o foco de atuação das áreas envolvidas prioritariamente com projetos de sistemas transformando-as em núcleos de excelência;
-Melhorar a política de alocação de custos de desenvolvimento de novos sistemas;
-Otimizar e maximizar a utilização do conhecimento e expertise técnico-funcional das áreas descentralizadas de sistemas.

Durante o período de implantação de uma área de projetos de sistemas deve-se buscar atingir os seguintes itens:

-Aprofundar os conhecimentos relacionados à gerência de projetos, especificamente projetos de sistemas de informação;
-Estudar os fatores chaves de sucesso de uma área de Sistemas de Informação, especialmente os de uma área de projetos;
-Analisar como deve ser o foco de atuação da área de projetos para que os FCS sejam atingidos;
-Investigar como aconteceram processos de descentralização da área de projetos de sistemas de informação em outras empresas visando balizar a proposta de mudança existente no projeto;
-Propor uma estratégia de mudanças que viabilize a adoção do projeto empresarial como solução para a empresa trabalhada;
-Montar um roteiro que permita no futuro configurar um plano de ação de alinhamento comportamental, envolvendo as demais lideranças da empresa, para viabilizar a continuidade do projeto depois do período de implantação.

3 – CONCLUSÃO

As pesquisas realizadas pelos estudiosos da gerência de projetos em várias empresas, organizações não lucrativas e governos, revelaram que a implantação de metodologia de gerenciamento de projetos e o aumento no nível de maturidade dessa prática nas organizações propiciaram vantagens competitivas para elas, em menor ou maior grau, dependendo de vários fatores, como a relevância e freqüência de projetos para a organização, da estrutura organizacional, da cultura organizacional, entre outros. Em uma empresa que tem como um de seus pilares o uso intenso de tecnologia, espera-se que a implementação da gerência de projetos traga vantagens relacionadas ao custo, prazo, qualidade, eficiência e eficácia dos sistemas construídos, fortalecendo assim uma das bases da vertente tecnológica da empresa, a tecnologia da informação.

3 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANASTASSO POULOS, Jean Pierre et al. A posição concorrencial. In: Strategor: política global da empresa – estratégia, estrutura, decisão, identidade. 3. ed. Lisboa: Dom Quixote, 2000.

GROUARD, Benoit. Empresa em movimento: conheça os fundamentos e técnicas de gestão de mudança. São Paulo: Negócio Editora, 2001.

HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: guia para o exame oficial do PMI. Rio de Janeiro: Campus, 2003.

MAÑAS, Antônio Vico. Administração de Sistemas de Informação. São Paulo: Érica, 1999.

McGEE, James, PRUSAK, Lawrence. Gerenciamento estratégico da informação: aumente a competitividade e a eficiência de sua empresa utilizando a informação como uma ferramenta estratégica. Rio de Janeiro: Campus, 1994.

MONTGOMERY, Cynthia. PORTER, Michael. Estratégia: a busca da vantagem competitiva. Rio de Janeiro: Campus, 1998.

OHMAE, Kenichi. Concentrar-se nos fatores básicos. In: O estrategista em ação. São Paulo: Pioneira, 1985.

PORTER, Michael. Vantagem competitiva: criando e sustentando um desempenho superior. Rio de Janeiro: Campus, 1989.

PMBOK – Um Guia para o Corpo de Conhecimento em Projetos, Project Management Institute, 2000.

PRADO, Darci dos Santos. Gerenciamento de Projeto nas Organizações. Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 2003. 199p.: il.

Planejamento e Controle de Projetos . Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 2001. 236p.: il.

WHEELWRIGHT, Steven C., CLARK, Kim B. Revolutionizing product development: quantum leaps in speed, efficiency and quality. New York: Free Press – Macmillan Inc, 1992.

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