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RH/Liderança/Comunicação

A delegação em Gestão de Projetos

Fábio Mota Coelho Marques

Engenheiro eletricista, pós-graduado em Gestão de Projetos pelo IETEC.

1 – Introdução

Quem nunca ouviu a frase: "Se você quer que algo fique bem feito, então faça você mesmo". De um modo geral, o gerente iniciante tem a tendência de absorver o mundo, como se fosse o único capacitado para isso. Esta postura deve ser evitada, o gerente de projetos deve se posicionar como um "maestro", conduzindo sua equipe na direção dos objetivos do projeto.

É importante ressaltar que projetos são realizados por equipes de pessoas e é de fundamental importância que o gerente do projeto saiba delegar responsabilidades e poderes, de forma que o trabalho individual contribua para o progresso global do projeto.
Segundo Vargas [1] o sucesso ou o fracasso de um projeto depende diretamente do gerenciamento dos recursos humanos, que tem como objetivo fazer o melhor uso dos indivíduos envolvidos no mesmo. "Como se sabe, as pessoas são o elo central dos projetos e seu recurso mais importante. Elas definem as metas, os planos, organizam o trabalho, produzem os resultados, direcionam, coordenam e controlam as atividades do projeto, utilizando suas habilidades técnicas e sociais. Todos os resultados do projeto podem ser vistos como fruto das relações humanas e das habilidades interpessoais dos envolvidos, uma vez que a satisfação pessoal e a qualidade de vida estão tornando-se um dos fatores chave da motivação de qualquer profissional."

2 – Desenvolvimento

2.1 – Delegação

Delegar é o ato de transferir para outro (delegado) a autoridade e a responsabilidade para a execução de uma tarefa, de responsabilidade final do delegante. É também:

-abrir mão do êxito pessoal em função do êxito do grupo;
-obter satisfação em fazer os outros fazerem e não em executar diretamente;
-abrir mão de poder, assumir riscos e aceitar erros.

As principais razões pelas quais devemos delegar são:

-desenvolver aptidões específicas nos membros do time;
-treinar os membros do time;
-motivar o time;
-aumentar o grau de iniciativa dos membros do time;
-aumentar a criatividade e inovação à partir das contribuições individuais de cada um;
-ter tempo para a execução de atividades mais importantes.

As principais vantagens da delegação de poderes são:

-possibilitar ao gerente mais tempo disponível para reflexão, planejamento, coordenação, avaliação, deliberação, criatividade e reduzir a pressão de tarefas rotineiras, que exigem menos a sua intervenção direta;
-formar assistentes capazes de agir por conta própria em emergências ou quando o líder não está presente;
-estimular os liderados a assumir maiores responsabilidades;
-descobrir novas capacidades entre os liderados, colocando-os a serviço do time e dando-lhes oportunidade para o desenvolvimento profissional.

2.2 – Funções

É muito importante que todo o pessoal entenda o que dele se espera, assim como qual função se espera que ele execute. Abaixo temos um resumo das funções mais comuns do gerente do projeto e de sua equipe:

Gerente de Projeto – Esta é a pessoa com a responsabilidade e autoridade total para gerenciar a execução de um projeto. Isto inclui liderança, planejamento e responsabilidade pela entrega de todos os deliverables (resultado esperados) do projeto. É responsável por:

-Direcionar, alinhar e motivar o pessoal;
-Facilitar a comunicação entre os diversos stakeholders;
-Negociar;
-Solucionar problemas de forma pro ativa;
-Influenciar a organização;
-Gerenciar as expectativas dos stakeholders com atenção especial ao cliente.

Equipe de Trabalho de Projeto - A equipe de trabalho por sua vez, sob a "batuta" do gerente deve gerar e implantar as deliverables (resultado esperados) esperadas para execução do projeto ajudando a concretizar os objetivos estabelecidos para o projeto. São responsáveis por:

-Entender e compreender as atividades, tarefas e o trabalho que deve ser realizado.
-Compreender em maior detalhe as atividades designadas.
-Completar o trabalho designado dentro do prazo, custo e qualidade esperados.
-Informar o gerente de projeto prováveis mudanças de escopo e gatilhos de risco.
-Comunicar produtivamente o estado das atividades.

2.2 – Delegação e Gestão de Projetos

No PMBOK – Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos [2] – a delegação é abordada em duas áreas de conhecimento: Gerenciamento do Escopo e Gerenciamento dos recursos humanos.
Gerenciamento do escopo: durante o processo de iniciação ocorre a identificação e a designação do gerente do projeto. O sponsor ou o gerente do programa transfere responsabilidade e autoridade ao gerente de projeto para que este execute as atividades necessárias ao sucesso do projeto. As funções e responsabilidades do gerente de projeto devem estar de acordo com o escopo do projeto.
Gerenciamento dos recursos humanos: o gerenciamento dos recursos humanos engloba os processos necessários para que se empregue de forma eficaz o pessoal envolvido e tem como processos principais:

- Planejamento organizacional: identificação, documentação e atribuição de funções, responsabilidades e relações de distribuição de informações do projeto. Neste momento o gerente de projeto delega, atribuindo as funções e responsabilidades aos integrantes do time;

- Formação da equipe: conseguir que os recursos humanos necessários sejam designados e estejam trabalhando no projeto.

- Desenvolvimento da equipe: é o desenvolvimento das aptidões individuais e da equipe para melhorar o desempenho do projeto. Ao transferir responsabilidade e autoridade a um membro da equipe, o gerente deve dar condições e informações necessárias para a execução das tarefas contribuindo para o desenvolvimento de aptidões, motivando o membro a melhorar o desempenho do projeto.

3 – Conclusão

O gerente de projetos se torna mais eficaz quando entende a importância da delegação e entende que toda delegação para ser bem sucedida e não colocar em risco a integração do time deve ser acompanhada por um senso de medida e de cuidados especiais. É observando os resultados dos projetos e utilizando das lições aprendidas no desenvolvimento da equipe que pouco a pouco o gerente atinge maturidade suficiente para "reger sua orquestra" e obter sucesso em seus Projetos.

4 – Bibliografia

[1] R.V. Vargas, Gerenciamento de Projetos, Rio de Janeiro, Brasport: 2000.
[2] PMBOK – Project Management Body of Knowledge – ANSI/PMI EUA 2000.

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