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:: Gestão e Tecn. da Informação

Como voltar atrás num projeto de TI?

Revista Info Mar.2009

De problemas com o fornecedor até mudanças estratégicas dentro da empresa, são muitas as razões que podem determinar o fim de um projeto ou de uma solução corporativa. Para qualquer profissional de tecnologia, enterrar uma solução, por mais que ela não tenha sido eficiente, é um pesadelo. Esse tipo de situação não é muito comum, mas não se pode negar que o risco existe.

Os CIOs Edmund Kasperowicz (Komeco), Geraldo Santo (Habib’s), Rosiane Toscano (Hospital 9de Julho), Maria Aparecida Leite Filha (BIC), Odair Alves de Arruda Jr. (Nutrin) e Reginaldo
Mobrizi (Rossi Residencial) falam sobre o tema.

Edmund Kasperowicz, gerente de TI da Komeco
"Todas as empresas estão sujeitas a implementações malsucedidas, mas pelas exigências que a área de TI sofre hoje, é muito difícil simplesmente jogar fora os investimentos realizados. É mais provável que insistam em remediar a situação. Atualmente, estamos passando por uma situação dessa natureza. Há alguns anos, a empresa implementou o ERP da Microsiga. Na época, essa implementação foi terceirizada e foi feita apenas a instalação do software, sem o mapeamento dos processos e a integração dos módulos. Dessa forma, a companhia não deteve o controle e a inteligência do sistema. Vim para a Komeco na metade deste ano e ficou claro a necessidade de uma reimplementação do ERP. Fizemos o benchmarking nas empresas com implementações bem-sucedidas, reestruturamos a área de TI e escolhemos cuidadosamente os fornecedores. Os elementos de sucesso de um projeto são o bom planejamento, um mapeamento preciso dos processos e a escolha de parceiros experientes. A decisão de voltar atrás deve ser tomada de forma racional e em conjunto com a direção da organização. O processo deve ser transparente, os motivos explicados e todas as áreas envolvidas precisam ser bem informadas se comprometer com o projeto."

Geraldo Santo, diretor de Tecnologia do Habib's
"Felizmente, nunca passei pela experiência de após implantar um projeto ter de voltar atrás, jogando fora todo o trabalho realizado. Imagino que seja muito frustrante passar por isso e não acredito que o fato ocorra com freqüência. O que normalmente ocorre é, durante a implementação, ter de abortar o projeto por mudanças no cenário ou, como já ocorreu diversas vezes comigo, ter de fazer ajustes durante o processo. Estes casos ocorrem com certa freqüência. Houve, por exemplo, um projeto de apoio móvel com foco na organização que precisou ser suspenso quando 75% do processo já estava implementado. Isso ocorreu devido à entrada de um novo ator na organização. Tivemos de esperar que essa área se organizasse e tivemos de refazer 22% do trabalho, mas ao final ele foi implementado. O sucesso de um projeto está no planejamento e no levantamento preciso do processo de negócio. Caso seja necessário voltar atrás, será preciso identificar os pontos de falhas, levantar os custos envolvidos, pois será um investimento perdido, e comunicar rapidamente as áreas envolvidas, o que deve ser feito de forma transparente."

Maria Aparecida Leite Filha, gerente de TI para a América do Sul da BIC
"Quando um sistema já está em produção, considero que ele já foi testado e homologado. Nesta fase, é difícil algo dar errado a ponto de ser necessário voltar ao sistema anterior. O que normalmente ocorre, quando um novo sistema entra em produção, são pequenos ajustes oriundos do período de estabilização. Nunca passamos por experiências que exigiram voltar atrás numa fase de entrada em produção, pois durante o planejamento do projeto identificamos os riscos e definimos as alternativas (planos de contingência) para enfrentá-los, caso eles venham a se tornar problemas reais. Quando o desenvolvimento é baseado na utilização de ferramentas muito novas, as fases de homologação e testes devem ser mais intensas. Quando um sistema está em desenvolvimento, podem ocorrer mudanças significativas no escopo do projeto, como aconteceu conosco na implantação do Business Intelligence (BI). Percebemos uma potencialidade maior do que a simples implantação de uma ferramenta de extração de dados e mudamos a abordagem, com a padronização de assuntos de negócios em todos os países."

Odair Alves de Arruda Jr., gerente de TI da Nutrin Sistema de Alimentação
Paralisar um projeto e refazê-lo desde o início, voltar à plataforma anterior depois de uma nova implantação e principalmente realinhar o projeto durante a implementação não são fatos tão raros como se possa imaginar. Antes de assumir a área de tecnologia da Nutrin, trabalhei como consultor em implantação de ERP e vi muito disso acontecer. A decisão de voltar atrás deve ser transparente e tomada em conjunto com o patrocinador do projeto e de todos os envolvidos. É preciso apresentar as justificativas para a decisão e um plano de reestruturação. A pior coisa a fazer é ficar buscando culpados neste momento. É mais produtivo aprender com os erros e fazer com que eles não se repitam. Na Nutrin, tivemos um caso da implantação de um módulo do Sistema do Core Business que teve de ser paralisado e refeito, já que durante o projeto houve a necessidade de criação de uma nova área, que tornou-se chave no processo de informatização. Um outro exemplo de realinhamento em plena implementação, foi de um projeto de telefonia móvel, em que mudamos o provedor de Nextel para TIM. Com isso, tivemos de fazer um trabalho de adaptação à nova tecnologia."

Reginaldo Mobrizi, gerente de TI da Rossi Residencial
"Nunca passei por uma situação desta natureza, mas acredito que ela possa ocorrer por diversos fatores além de falhas no processo de escolha da solução, inclusive de ordem externa, fora do controle do CIO, como a mudança de cenário do mercado, com a eliminação de linhas de produtos e o redirecionamento da companhia. Há casos em que um sistema fica superdimensionado e a empresa acaba criando um “elefante branco”. De modo geral, quanto mais cedo se admitir o erro e se tomar providências para repará-lo, menos recursos serão consumidos. O voltar atrás deve ser encarado como um projeto novo. A primeira providência é revisar todos os processos e ter certeza de que foram bem mapeados. Os grandes erros ocorrem com a soma de pequenos detalhes que foram esquecidos. Isso inclui uma revisão das pessoas e equipes envolvidas, uma observaçãoção para ver se as lideranças estão em postos corretos, e o reconhecimento de quem são os motivadores e quem coloca resistência. Todo projeto é formado de pessoas e tecnologias. Quando não há respeito às culturas e relações de poder, aumentam as chances de fracassos. Também se deve questionar se a metodologia empregada na implementação é a mais adequada."

Rosiane Toscano, gerente de TI do Hospital 9 de julho
"Voltar atrás num projeto após ele ser implementado é muito raro de ocorrer, caso ele tenha passado pela fase de homologação e testes. É nesse momento que se vê se a solução é consistente, se atende às necessidades, se há um bom suporte. Esta é a parte mais importante de um projeto. O que motivaria uma empresa a abandonar um investimento realizado seria a inconsistência da solução. Se por ventura isso ocorrer, e o sistema anterior já tiver sido desligado, não há muitas saídas: será preciso um grande esforço humano, tanto para reescrever linhas de programação, como para inserir dados que foram colocados no sistema abandonado. Antes disso, deve haver uma completa transparência no processo de comunicação, tanto para a diretoria quanto para as áreas envolvidas no projeto. Todos devem ser comunicados sobre os motivos do abandono e as ações que serão tomadas. Sem dúvida, esta seria uma experiência traumática para o CIO e também para a empresa. O mais comum é um projeto ser postergado, seja porque houve uma mudança no cenário, e os investimentos foram adiados, ou porque foi lançada uma nova versão da ferramenta, que precisará passar por avaliações."

 

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