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:: Gestão e Tecn. da Informação

Estudo de Caso: Implantação de CRM na RM Sistemas S.A.

Sílvia Regina Juste Simões

Pós-Graduação em Gestão da Tecnologia da Informação do Ietec.

RESUMO

Este artigo consiste em um breve estudo sobre o CRM – Customer Relationship Management, suas práticas e aplicações, e principalmente sobre o estudo de caso da implantação de um sistema de CRM em uma empresa nacional conceituada na área de tecnologia. Nele serão expostos os processos que levaram à implantação de uma ferramenta de CRM, o desenvolvimento e dificuldades enfrentadas, além do resultado obtido e considerações para futuros pesquisadores.

Palavras-Chave: CRM, Implantação, Tecnologia, TOTVS, RM Sistemas.

ABSTRACT

This article consists of a brief case study on CRM – Customer Relationship Management, its practices and applications, and mainly on a case study of a CRM System implementation in a known national technology company. Throughout the article, the processes and development of the project will be exposed, as well as the difficulties faced and the obtained results and considerations for future researchers.

Keywords: CRM, Implementation, Technology, TOTVS, RM Sistemas.

1 INTRODUÇÃO

O presente trabalho foi elaborado como requisito para o curso de Pós-Graduação em Gestão de Tecnologia da Informação do IETEC - Instituto de Educação Tecnológica de Belo Horizonte, Minas Gerais.

O objetivo deste artigo é de embasar o leitor sobre o que é o Customer Relationship Management - CRM e o que faz um sistema de CRM, além de expor um estudo de caso da implantação de um sistema completo de CRM na antiga RM Sistemas S.A., hoje TOTVS S.A.. Para tal, serão expostas definições de diversos autores sobre o tema, bem como a situação em que a empresa se encontrava antes da implantação, seu processo de mudança e dificuldades enfrentadas, terminando com a situação atual da empresa e propostas de análises futuras.

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

O CRM – Customer Relationship Management, tem como um de seus principais autores Ronald Swift, para ele o CRM é uma abordagem empresarial destinada a entender e influenciar o comportamento dos clientes, por meio de comunicações significativas para melhorar as compras, a retenção, a lealdade e a lucratividade deles. (SWIFT 2002).

Segundo a Wikipedia, CRM foi uma expressão criada para definir “toda uma classe de ferramentas que automatizam as funções de contato com o cliente, essas ferramentas compreendem sistemas informatizados e fundamentalmente uma mudança de atitude corporativa”, com o objetivo ajudar as companhias a criar e manter um bom relacionamento com seus clientes armazenando e utilizando de forma inteligente, informações sobre seu histórico com a empresa. Para Anderson & Kerr (2001), o CRM abrange, na generalidade, três grandes áreas:
• Automatização da gestão de marketing
• Automatização da gestão comercial, dos canais e da força de vendas
• Gestão dos serviços ao cliente

Segundo Fernanda Angelo (2007), “em suma, os sistemas de CRM forneceram aos departamentos de marketing e vendas informações completas sobre seus consumidores.” O CRM, deve dar às companhias, especialmente às inseridas em ambientes muito competitivos, os artifícios necessários para fundamentar decisões que os retenham e, conseqüentemente, aumentem seus resultados (ANGELO 2007). 

Para Bretzke (2003) para se obter um diferencial competitivo a longo prazo é necessário a implementação de uma estratégia e sistema de CRM dentro das organizações. Swift (2002) completa que trata-se de um processo interativo que transforma informações sobre os clientes em relacionamento positivos com os mesmos. Ele reforça que para trabalhar com este conceito, no entanto, faz se necessária a construção de um data warehouse, que é onde todo o volume de dados relevantes será armazenado. (SWIFT 2002) A definição da Wikipédia para data warehouse, ou armazém de dados, em português é que trata-se de “um sistema de computação utilizado para armazenar informações relativas às atividades de uma organização em bancos de dados, de forma consolidada.” O data warehouse possibilita a análise de grandes volumes de dados, coletados dos sistemas transacionais.

São as chamadas séries históricas que possibilitam uma melhor análise de eventos passados, oferecendo suporte às tomadas de decisões presentes e a previsão de eventos futuros. (KIMBALL 2002). Para Swift (2002) o desenho da base de dados favorece os relatórios, a análise de grandes volumes de dados e a obtenção de informações estratégicas que podem facilitar a tomada de decisão.

3 ESTUDO DE CASO

3.1 O objeto

A RM Sistemas, uma empresa originariamente mineira, fundada em 1986 em Belo Horizonte – MG, por Rodrigo Diniz Mascarenhas e Mauro Tunes Júnior, tem como negócio principal o desenvolvimento e comercialização de ERPs. Na época em que o projeto descrito abaixo aconteceu, a empresa contava, aproximadamente, com 700 funcionários diretos e 600 indiretos e tinha sede em Belo Horizonte – MG, filiais em São Paulo – SP, Rio de Janeiro – RJ, Curitiba – PR, Uberlândia – MG, Porto Alegre – RS e Vitória – ES e mais de 40 canais de distribuição dentro do território nacional, além de manter duas unidades em Portugal. A RM Sistemas possuia uma carteira de mais de 6.200 clientes, com cerca de 170 mil usuários.

Desde março de 2006 a empresa é parte da TOTVS S.A., hoje a maior empresa de software da América Latina, que tem mais de 16.000 clientes e 5.000 funcionários e comercializa produtos das antigas Microsiga, Logocenter e RM Sistemas, além da BCS Informática e Midbyte. A TOTVS, em julho de 2008 uniu forças com a Datasul, levando estes números para 21.000 clientes e 9.000 funcionários.

3.2 Metodologia

Para tornar possível o estudo de caso, utilizou-se de pesquisa de observação assistemática, além de entrevistas com profissionais envolvidos no projeto e análise de documentos a apresentações internas.

3.3 O Estudo

Em julho de 2005, quando a empresa decidiu implantar um novo sistema de CRM, não existia informatização, nem organização dos processos comerciais bem como a inexistência de registros. O processo comercial acontecia de maneira livre o que causava perda de grandes oportunidades de negócio por falta de metodologia e controle. Existia também uma grande dificuldade para mensurar resultados das ações de comunicação e marketing e uma falta de integração e coordenação entre os departamentos de comunicação, marketing e vendas.

Foram envolvidas diversas áreas para que o projeto fosse viabilizado. A Presidência assinou como “padrinho” do projeto de CRM na empresa e se envolveu de forma intensa no projeto, participando das reuniões periódicas, apoiando na definição das implementações necessárias bem como na reestruturação da base de dados dos clientes. A diretoria comercial foi a cabeça do projeto e se envolveu também intensamente, participando das reuniões e apoiando a gerência do projeto em todas as atividades. As demais diretorias apoiaram fortemente o projeto, quando houve necessidade, mobilizando os seus recursos para que as atividades fossem realizadas com alta prioridade. Este fato teve grande relevância, pois permitiu que muito fosse concluído em pouco tempo de trabalho. As gerências foram envolvidas na medida do necessário.

Houve um envolvimento mais intenso da gerência de alianças(parcerias) que fez a interligação com o fornecedor do sistema a ser implantado. O fornecedor do software, que já era parceiro de longa data da empresa, estava inserindo um novo produto no mercado e com o objetivo de criar um case de sucesso, disponibilizou visitas de profissionais experientes da área e maior atenção nas definições o que direcionou o projeto de forma mais acertada, coletando as melhores práticas de mercado. Para o fornecedor a empresa se tornou, na época, o maior case de utilização do produto no Brasil.

As fases da implantação foram: 

- Definir escopo do projeto;
- Montar equipe de trabalho;
- Definir melhorias necessárias e validar com os usuários chaves;
- Criar e implementar modelo de certificação de utilização da ferramenta de CRM;
- Capacitar os usuários na ferramenta e preparar material de apoio à utilização;
- Renovar a base de dados dos clientes da empresa (gerenciar equipe de telemarketing ativo).
- Integrar o sistema de CRM e força de vendas ao ERP

Foi definido que a primeira fase consistiria em alimentar a nova base e implantar o sistema nos departamentos Comercial e Marketing e somente quando estivesse concluído seria iniciado o projeto de integração do CRM com o ERP. A equipe de trabalho foi composta de uma gerente de projeto e 3 analistas, além da equipe de telemarketing que trabalhou na construção e inserção de dados no sistema.

Os fluxos eram levados aos usuários chave, em sua maioria da equipe de vendas, para que fossem validados ou melhorados. Em casos de divergência a diretoria comercial intervinha e definia se mudaria o processo comercial ou seria feita alguma customização. 

A capacitação foi centralizada na matriz em Belo Horizonte e feita em sua maioria de maneira remota. Em casos de unidades maiores a gerente do projeto fez a capacitação presencial. Existia uma prova realizada internamente para que o usuário pudesse ter acesso ao novo sistema. Foi criada também uma equipe de suporte ao usuário, formada por 3 analistas que era responsável pela criação de usuários, liberações, permissões, extrações de dados e esclarecimento de dúvidas em geral dos usuários.

Para a atualização, obtenção de dados uma equipe de Marketing Direto ficava focada em obter dados para enriquecer a base, através de sistemas de busca e telefone. A integração do CRM e o ERP ficou para a segunda fase e era feita uma retroalimentação entre as bases dos sistemas, sempre prevalecendo o ERP, que já era consolidado há anos.

3.4 Dificuldades enfrentadas

Foram enfrentadas várias dificuldades durante todo o processo de implantação, principalmente com relação a falhas nas definições de processo e prioridades, além de muitas situações de infra-estrutura inadequada: como o sistema era acessado remotamente, via browser foi necessária a adaptação da infra de maneira mais abrangente do que se havia planejado. Algumas limitações do software causaram problemas e foram contornadas. De acordo com a gerente do projeto, Fernanda França, “todos estes erros serviram como grande aprendizado para a empresa e para o próprio sistema”. Uma das maiores dificuldades enfrentadas após a implantação foi a de envolver a equipe comercial no bom funcionamento da ferramenta. Não existia o hábito de registrar e detalhar todo o processo de vendas e isto teve que ser cobrado fortemente.

3.5 Resultado final
 
Em outubro de 2006, após um ano e três meses do início do projeto, a área comercial da empresa em todo o Brasil já estava informatizada e dependente do sistema de CRM, alimentando-o de forma consistente. No total, eram 200 usuários simultâneos utilizando a ferramente de CRM que iniciava seu processo de integração com o ERP.
 

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