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:: Gestão de Projetos

A Gestão de Projetos: Utopia ou melhoria?

Talita Santos Ribeiro

Graduada em Administração de Empresas com ênfase em Comércio Exterior. Pós-graduada em Gestão de Projetos pelo Ietec

A maioria das pessoas são levadas a acreditar que a o conceito e utilização da  gestão de projetos seja um mito, a definição se torna válida e utilizada a partir do momento que não for considerada apenas como um mito e sim como um conjunto de habilidades que podem ser reconhecidas, classificadas e desenvolvidas pelas pessoas.

É natural que as pessoas responsáveis pelos desenvolvimentos dos projetos nas empresas, iniciem suas atividades antes de entender e planejar o andamento do mesmo. E com isso, o insucesso é o principal resultado dos trabalhos iniciados. Seja por falta de planejamento, falta de informação ou descoberta de processos tardiamente. 

Para que problemas de ordem significativa não atinjam o progresso e os planos das empresas torna-se necessário desenvolver a “cultura de transparência” cujo  principal objetivo seria planejar,  executar de forma ordenada e controlada para que todos os prováveis problemas possam ser solucionados de forma a não influenciar decisivamente  as atividades inerentes à gestão.

PALAVRAS-CHAVE

Empresa, Gestão de Projetos, Vantagens.
 

Nas próximas páginas relataremos a conceituação de “gestão de projetos” e o que envolve a utilização de tal processo, algumas áreas de conhecimento envolvidas também serão mencionadas. Em seguida, é apresentada a atual situação de empresas que trabalham com e sem a cultura de gestão de projetos com o objetivo de evidenciar quais são as vantagens e necessidades para que a Gestão de Projetos seja utilizada de forma correta afim de produzir o resultado no tempo, custo e na qualidade esperados.  

O principal objetivo deste trabalho é evidenciar a utilização das práticas de Gestão de Projetos. Também pretendemos exibir as técnicas modernas de gerenciamento de projeto de acordo com o PMBOK  - Project Management Body of Knowlegde -  e mostrar a diferença entre a visão da gestão de projetos do “ mundo ideal ” e do “ mundo atual ”, analisando o que impede as empresas de utilizar as técnicas ideais para o sucesso do projeto.

Ao abordar o conceito de Gestão de Projetos, torna-se importante definir o que é um “projeto”. Primeiramente, um projeto é uma iniciativa que é única de alguma forma, seja no produto que gera, seja no cliente do projeto, na localização, nas pessoas envolvidas, ou em outro fator. Isto diferencia projetos de operações regulares de uma empresa – a produção em série de margarinas é uma operação da empresa, mas por outro lado, a criação de um móvel sob encomenda é um projeto.

Em segundo lugar, um projeto tem um fim bem definido, ou seja, tem um objetivo claro, que quando atingido, caracteriza o final do projeto. Isto faz com que o desenvolvimento de um novo negócio, por exemplo, possa não ser considerado um projeto. E gerenciar um projeto envolve desde iniciá-lo até finalizá-lo, passando pelas etapas de planejamento, execução e atividades de controle.

A visão ideal segundo o contexto da gestão de projetos, seria a existência de projetos simples, com objetivos claros e sem dependências externas. Com a convivência de clientes tranqüilos, dedicados e cientes das duas responsabilidades. O orçamento suficiente e reservas contingenciais generosas, prazos justos e pré-acordados, e para finalizar a equipe madura, consciente, integrada, motivada e produtiva.

Porém, notamos que no mundo real, os projetos são complexos, com diversas variáveis e pontos indefinidos. Os clientes são estressados, assoberbados, ausentes, inseguros, e sem disposição para assumir responsabilidades. O Orçamento insuficiente e as reservas inexistentes, os prazos impostos e insuficientes sem o devido planejamento. E para prejudicar ainda mais a equipe imatura, inexperiente, insegura, segregada e nova.

Podemos citar alguns fatores que impedem os dois mundos de se tornarem um só:

- Falta de metas e objetivos;
- Escopo aberto e mal definido;
- Falta de tempo para planejar ou planejamento pobre;
- Estimativas de prazo insuficientes ou difíceis de serem cumpridos;
- Orçamentos difíceis;
- Abuso da capacidade da mão de obra da equipe;
- Permitir que as mudanças saiam de graça;
- Inexistência de registros históricos;
- Mudanças constantes de prioridades;
- Dependência de terceiros sem o devido gerenciamento.

Todos os fatores acima impedem que o gerenciamento dos projetos seja feito de forma a alcançar o objetivo esperado. Ao se pensar em gerenciar um projeto é importante considerar alguns aspectos relevantes, como:

1) Informações em primeiro lugar:
- Objetivos e metas claras; escopo definido, e atividades necessárias para executá-lo; Conhecimento necessário para executar o escopo definido;

2) Planejamento é tudo
- Documentar o que fazer, quando e quem fará; Identificar os acontecimentos que podem afetar o planejamento e tratá-los; Definir como a comunicação fluirá entre as equipes;

3) Comunicação: Informação em movimento
- O gerente controla o ritmo do projeto; Como os envolvidos devem receber as informações sobre o andamento do projeto.


Em geral, o número de fases que compõem o ciclo de vida varia de acordo com a natureza do projeto. De uma forma global, o ciclo de vida inclui fases distintas. A de viabilidade (fase inicial) implica a identificação da necessidade do projeto. É também o momento em que as estratégias de condução são identificadas e selecionadas, e o seu escopo definido. A de planejamento, que ocorre antes de se iniciar o desenvolvimento do projeto. As de execução e controle, praticamente simultâneas, que englobam a materialização do planejamento e o seu acompanhamento; a de finalização, que avalia o resultado do projeto junto ao cliente.

O PMBOK® estrutura o conhecimento em Gestão de Projetos em 9 áreas. O conhecimento apresenta-se organizado em processos, ferramentas e técnicas utilizadas para gerenciar uma determinada área. As áreas são:

1. Gerenciamento do Escopo do Projeto - assegura que o projeto inclua todas atividades para que se alcancem os resultados esperados.
2. Gerenciamento do Tempo do Projeto - assegura que o projeto seja concluído no prazo previsto.
3. Gerenciamento do Custo do Projeto - assegura que o projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado.
4. Gerenciamento da Qualidade do Projeto - assegura que o projeto satisfaça todas às necessidades para as quais ele foi criado.
5. Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto - assegura que todos os recursos humanos envolvidos no projeto sejam empregados de forma eficaz.
6. Gerenciamento da Comunicação do Projeto - assegura que seja feita a coleta, divulgação, armazenamento e disposição apropriada das informações do projeto para todos os envolvidos.
7. Gerenciamento dos Riscos do Projeto - assegura que os riscos do projeto sejam identificados, analisados e que planos de contingência sejam desenvolvidos.
8. Gerenciamento de Aquisições do Projeto - processos necessários para aquisição de produtos e serviços a fim de cumprir o escopo do projeto
9. Gerenciamento da Integração do Projeto - assegura que os vários aspectos do projeto estejam coordenados

É importante esclarecer que o gerenciamento de projetos é executado em um ambiente mais amplo que o do projeto propriamente dito. É necessário que a equipe de gerenciamento entenda esse contexto de maneira que possa definir as fases do ciclo de vida, assim como os processos, as ferramentas e técnicas adequadas ao projeto (PMI, 2004).

• Maior satisfação do Cliente
• Ciclo de desenvolvimento mais curto
• Custos menores
• Decisões mais eficazes
• Menos improviso
• A entrega é feita dentro do prazo contratado
• O orçamento é respeitado
• A identificação antecipada dos problemas permite planejar e realizar ações corretivas
• Criar um produto ou prestar um serviço de qualidade na primeira vez
• O planejamento e o compartilhamento de recursos aprimora a eficiência (reduz custos).
• A comparação do Realizado com o Planejado melhora o desempenho dos projetos.
• A utilização de procedimentos, formulários e modelos amigáveis sistematiza o trabalho.
• A comunicação previamente planejada facilita a entrada, saída, distribuição, freqüência e no arquivamento de dados do projeto.

Abaixo, um gráfico representa a crescente utilização das empresas do Gerenciamento de Projetos:

Os benefícios de se utilizar os conceitos modernos de gestão de projetos vão da melhor utilização dos recursos da empresa, redução no tempo de colocação de novos produtos no mercado, melhor controle e consequentemente redução dos custos envolvidos nos projetos, e, culminam, obviamente, na maior satisfação do cliente do projeto e de todas as outras pessoas envolvidas. Assim, finalizamos o artigo evidenciando que ao se tratar com as melhores práticas e com profissionais bem preparados,  a chance de ter um projeto de sucesso aumenta significativamente.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMI  A Guide to the Project Management Boby of Knowlegde, PMBOK Guide. Newton Square, Pennsylvania, USA, 2004.

ALCIDES PIETRO, O que é Gestão de Projetos.

GUIA DO GESTOR DE PROJETO, Como gerir a empresa, 2008.
 

 

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