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:: Gestão de Projetos

Iniciando Gerenciamento de Projetos para Empresas na Construção Civil

Allan Nunes Santos, Marcus Vinícius Batista dos Santos

Allan Nunes Santos
Graduação em Administração de Empresas com ênfase em Análise de Sistemas;
Atuação em Planejamento de Projetos de Automação. Pós-Graduação em Gestão de Projetos pelo Ietec.

Marcus Vinícius Batista dos Santos
Mestrando em Construção Civil. Graduação em Engenharia civil. Atuação em Gerenciamento de Contratos de Obras Civis. Pós-Graduação em Gestão de Projetos pelo Ietec.

A competitividade no setor de construção civil exige das empresas investimento em metodologia eficiente de planejamento e controle de obras, que permita domínio pleno do projeto. O controle dos processos favorece a tomada de decisões pontuais, racionalização dos custos, aumento da produtividade e melhoria da qualidade, com base no conhecimento amplo das tarefas, recursos e prazos. Gerenciar um projeto, como um todo, envolve uma série de processos que ao final resume-se em dados para tomada de decisões e comunicação. Iniciar uma metodologia de gerenciamento de projetos em qualquer segmento, ou mais especificamente no ramo da construção civil, que é o propósito deste artigo, não requer somente a figura de um Gerente de Projetos experiente e com domínio no assunto, mas sim esta mesma figura acompanhada de uma Equipe de Projetos capacitada para dar suporte e forma a esta metodologia.

Vale ressaltar que embora este artigo faça menção constantemente ao PMBoK® Guide (2004), embasado nas melhores práticas de Gerenciamento de Projetos pelo PMI, este guia não exibe uma metodologia para todos os projetos. Partindo do princípio que todo projeto é único, o guia apresenta ferramentas que podem ser utilizadas, aplicando-as especificamente no segmento do empreendimento.

Portanto, este artigo espera apresentar àquele que ainda não adotou uma cultura de gerenciamento de projetos a sua importância, e que tenha ao menos a noção de que somente contratar um gerente de projetos e uma equipe não garantirá o sucesso esperado, pois poderá estar adquirindo mais um problema, seja em efetuar contratações desnecessárias ou burocratizar a sua rotina. 
 
1 INTRODUÇÃO

Não é mais novidade nem mesmo para os mais leigos que o mercado de trabalho está cada vez mais dinâmico e competitivo. Arriscar-se a implementar um empreendimento ou gerir um novo projeto dentro de uma organização, seja ela de pequeno ou médio porte, requer ainda mais cautela. No entanto, as respostas aos processos que gerarão os resultados desejados devem ser ainda mais precisas e num menor espaço de tempo. Nesse contexto, cresce consideravelmente a necessidade das empresas de se tornarem cada vez mais organizadas e ágeis.

No Brasil, podemos ressaltar o avanço na construção civil, onde as partes da obra são fabricadas fora do canteiro e montadas in loco, requer um planejamento e monitoramento ainda mais apurado. A construção em série como vemos atualmente não é simplesmente uma produção em quantidade, nem produção mecânica. A construção em série é a aplicação dos princípios de potência, precisão, economia, método, continuidade e velocidade a um processo de construção.

Entendemos que todo projeto nasce de uma necessidade, uma idéia ou um desejo, o que o faz único. É claro que tornar todo este cenário abstrato em algo real requer um processo que não necessariamente seja colocar “as mãos na massa”, mas ele será desenvolvido ordenadamente, numa seqüência de fases até a sua conclusão. De um simples planejamento para realizar uma reforma dentro de casa até a construção de uma indústria demanda a utilização coerente e no tempo adequado de recursos (humanos, financeiros e materiais).  

Segundo KERZNER (2002), a estrutura hierárquica das organizações ainda é burocrática e lenta e existem inúmeras evidências que mostram que esses modelos não conseguem dar uma resposta rápida a um ambiente em constante transformação. O nível de desenvolvimento tecnológico da indústria da construção civil, a despeito dos avanços verificados com o emprego recente de painéis e módulos pré-fabricados, ainda é incomparavelmente mais atrasado que o dos demais setores da indústria convencional, além de não poder ser considerado homogêneo.

No entanto, ao se observar alguns dos conceitos introduzidos no âmbito da construção industrializada no início do século XX, tais como os de tolerância e intercambiabilidade, quando pioneiros como Walter Gropius e Wachsmann (1930) aplicavam em seus projetos as experiências de racionalização antes já experimentadas pelas construções metálicas, é possível perceber que muitos dos ideais utópicos daquela época são hoje perfeitamente factíveis.

Portanto, veremos a seguir uma série de assuntos relacionados às melhores práticas em Gerenciamento de Projetos divulgadas pelo PMI, através do PMBoK® Guide (2004), que pode servir de orientação para aqueles que entendem que importância de um controle integrado do seu próprio projeto. É de suma importância ressaltar que este Guia não é uma metodologia de gerenciamento, pois cada projeto tem a sua particularidade e as ferramentas a serem apresentadas podem não ser aplicadas a ele. 

2 FALHAS COMUNS NA CONSTRUÇÃO CIVIL

Segue uma relação de falhas identificadas na atividade de construção civil que poderiam ser, na sua maioria, evitadas. Assim, fica em evidência a falta de domínio e controle do projeto dentro das áreas de planejamentos, RH, suprimentos, engenharia, entre outros.
PLANEJAMENTO
• Falta de previsão de mão-de-obra própria e contratada;
• Falta de previsão de material;
• Serviços sobredimensionados;
• Mão-de-obra superestimada;
• Erros de planejamento das atividades;
• Falta de Equipamentos;
• Falta de definição no planejamento;

PROJETO
• Falta de projeto executivo na obra;
• Falta de detalhamento e definição do projeto;
• Alteração de projeto não informada;
• Instalações inacessíveis;
• Complexidade do projeto dificultando o entendimento;
• Incompatibilidade de projetos;
MÃO-DE-OBRA
• Falta de mão-de-obra própria e contratada;
• Baixa produção;
• Absentismo elevado;
• Falta de experiência / treinamento;

MATERIAL
• Falta de material;
• Material entregue com atraso;
• Atraso com retenção de material importado na alfândega;
• Má qualidade do material;
• Material não informado no projeto;

GERAL
• Condições adversas do tempo;
• Alteração da programação sem aviso prévio;
• Atraso da tarefa antecedente;
• Problemas durante a execução do serviço;
• Retrabalho.

Identificar estas e outras causas antecipadamente minimiza os impactos com relação ao custo, prazo e qualidade do projeto. No entanto, quando estes eventos não podem ser percebidos e ocorrem de maneira inesperada, a adoção de ações corretivas pontuais nas causas raízes destes problemas reduz a variabilidade em torno do planejamento do projeto.

3 MATURIDADE ORGANIZACIONAL

A aplicação das práticas de gerenciamento de projetos não está definida somente após a substituição da estrutura hierárquica tradicional pela criação de uma estrutura de projetos na organização. Fatores fundamentais têm de ser absorvidos por todos de forma a atingir uma maturidade organizacional voltada ao sucesso: o comprometimento da Alta Direção, adoção de boas práticas, envolvimento das pessoas.

a) Comprometimento da Alta Direção: é fundamental que haja firmeza nos propósitos e adoção de padrões aliados a um código de ética que sustente este ideal. Pode ser oneroso no início o fornecimento de recursos para se implementar essa cultura, mas esse é o primeiro passo para os envolvidos sintam-se comprometidos;
b) Adoção de Boas Práticas: Não podemos deixar que o desejo de aderir a uma nova cultura torne o processo mais burocrático. É importante procurar conhecer modelos empresariais simples e compatíveis com a rotina da organização que contribua com a obtenção de melhores resultados;
c) Envolvimento das Pessoas: Esta é a peça chave para qualquer mudança. As pessoas têm que ser consultadas e orientadas a participar na criação dos processos, pois são elas mesmas que irão gerar os resultados, sendo estes alinhados com objetivos estratégicos da empresa. Para isso ser possível a comunicação é imprescindível;

4 ESTRUTURA DE PROJETOS

4.1 FORMAÇÃO DA EQUIPE DE PROJETOS

Geralmente, é comum encontrar nas empresas de construção civil profissionais que assumem uma postura de tomar decisões rapidamente, tendo por base suas experiências e intuições, sem desenvolver um planejamento adequado, contribuindo para o estabelecimento de um perfil de tocador de obras (FORMOSO et alli, 1999).

Com um cenário de atual de desenvolvimento de projetos seriados nesse segmento, cresce a necessidade de implantação de uma estrutura de projetos, que está se transformando numa questão de sobrevivência para as organizações.

Esta estrutura tem por finalidade desempenhar o papel do controle integrado dos processos, além de auxiliar no controle do compartilhamento de recursos, implantar e disseminar as ferramentas de gerenciamento de projetos, desenvolver e controlar as metodologias e padrões para gerenciamento, armazenando e distribuindo as informações e conhecimentos adquiridos na execução dos projetos, entre outras.

Sendo assim, empresas se vêem obrigadas a buscar o aprimoramento e profissionalização da condução de seus projetos. Essa tendência pode ser observada, de maneira modesta, com a crescente demanda na construção civil por adquirir conhecimentos a cerca da disciplina de gerência de projetos, assim como a formalização e padronização de seus processos, resultando no crescimento da necessidade de uma estrutura responsável por tais atividades. Para tanto é necessário que a formação dessa estrutura seja planejada e suportada pela alta direção.

4.2 GERENTE DE PROJETOS

Como toda e qualquer equipe necessita de um líder, o mesmo ocorre com a equipe projetos. Denominamos este líder de Gerente de Projetos. Ele não necessariamente é responsável direto pelos membros da equipe na organização, no entanto é o elo que integra todos os processos e é responsável pela condução do projeto ao sucesso. O Gerente de Projetos deve possuir habilidades capazes de suprir todas as necessidades envolvidas num projeto que envolva todas as 09 áreas de especialização comentadas no PMBoK® Guide (2004). São elas:

Não só é necessário que um Gerente de projetos tenha conhecimento nas áreas acima, mas o mesmo deve ter um perfil que alinhado a estas habilidades contribua para o domínio da gestão do projeto:

 
• Motivador de pessoas;
• Líder do grupo;
• Organizado;
• Comunicador;
• Influenciador;
• Negociador;
• Solucionador de problemas;
• Gerenciador de Conflitos;
• Facilitador entre processos;
• Seguro nas decisões.
 

Alguns autores reforçam a idéia de que um gerente de projetos deve ser conhecedor da disciplina para desenvolver um projeto. Isso é um ponto positivo, mas o que garante de fato a gestão de um projeto é aplicação adequada das ferramentas e técnicas de gerenciamento. Para dominar efetivamente a parte técnica existem os especialistas e a própria equipe técnica. Cabe então ao Gerente de Projetos ter uma equipe competente para dar respostas e gerar os resultados esperados.

Como citado anteriormente, a importância do engajamento da Alta Direção na formação da estrutura de projetos garantirá o desenvolvimento das atividades do Gerente de Projetos de maneira mais natural. Isso permitirá que as intervenções do mesmo no ambiente organizacional minimizem a geração de conflitos, ao passo que uma das responsabilidades do gerente de projetos também é manter um canal de comunicação direto com o cliente, seja ele interno ou externo, sempre voltado para gerar os produtos conforme os objetivos identificados no plano inicial do projeto.

5 A LUZ NO FIM DO TÚNEL

Do ponto de vista prático, as técnicas sempre estavam disponíveis para auxiliar no ramo da construção civil para preparação de planos e programações dos empreendimentos são voltadas para as técnicas de rede CPM (critical path method, ou método do caminho crítico) consideradas, até então, indispensáveis para esse processo (LEVITT ET alli, 1988). Segundo BIRREL (1980), a técnica CPM foi criada para empreendimentos do governo americano que visavam apenas cumprir prazos e não melhorar a eficiência na utilização de recursos.

Portanto, mesmo com a utilização dessa técnica por mais de três décadas, a sua eficácia tem se mostrado bastante limitada, pois atualmente são inúmeras as variáveis que devem ser consideradas para o desenvolvimento de um planejamento do projeto.

Contudo, a importância de se implementar um Plano de Gerenciamento de Projetos vai além do controle e desenvolvimento prático das atividades. É necessário aumentar a confiabilidade das informações, estimativas de tempo e entregas de pacotes de trabalho, garantir a qualidade dos processos e produtos, antecipar-se aos riscos e ter respostas imediatas para os mesmos, otimizar a utilização de recursos financeiros e humanos, entre muitos outros objetivos intrínsecos.

Conseqüentemente, a empresa que adotar esta cultura estará dando um passo enorme no que ser refere à competitividade no mercado, poderá ter retorno do investimento a curto prazo, possibilidade de contatos com novas tecnologias, etc.

A seguir, será apresentado, conforme as melhores práticas em gerenciamento de projetos indicadas pelo PMI, uma série de planos com seus respectivos documentos que cercarão por todos os lados as variáveis envolvidas num projeto. Cada organização poderá desenvolver o seu próprio template para os planos abaixo. No entanto, na aplicação de cada um deles o PMBoK® Guide (2004) relacionado às informações mínimas que cada documento deverá conter.
Entendemos que estamos partindo neste momento para o início de um projeto que tenha passado por um estudo de viabilidade econômico-financeira e tenha sido escolhido depois de priorizado pelos membros da organização.

6 INICIANDO O GERENCIAMENTO DO PROJETO

Embora, como citado anteriormente, cada projeto tenha a sua particularidade, o que há em comum em todos eles quando focamos a aplicação dos conhecimentos, habilidades e ferramentas de gerenciamento de projetos são as fases que os constituem. Portanto, um projeto obrigatoriamente tem um início, um meio e um fim. Definimos então que para cada uma dessas fases existem processos que, integrados, são capazes de gerar os resultados desejados, como entrega de produtos e ou serviços. Segundo o PMBoK® Guide (2004), esses processos estão inseridos em 05 grupos. São eles: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e por fim Encerramento.
 

Para começarmos a pensar no desenvolvimento de um plano de gerenciamento para atividades de construção civil, devemos formular e responder perguntas como:
• Quais as principais etapas do processo de projeto?
• Quais os produtos parciais e finais dentro de cada etapa?
• Quais os requisitos necessários para se iniciar cada etapa?
• O escopo levantado abrange tudo que foi combinado entregar?
• O orçamento atende às expectativas dos financiadores do empreendimento?
• Os projetos de instalações devem ser desenvolvidos em conjunto com projetos de arquitetura e estrutura, ou com vedações?
• Qual será o padrão de qualidade exigido para o projeto?
• Como será o fluxo da comunicação a cerca do andamento do projeto?
• Como se dará o término de uma fase para outra e entre projetos?
• Quais são os riscos inerentes ao desenvolvimento de cada fase do projeto?
• Quais os tipos de recursos deverão estar disponíveis ou serem adquiridos?
• A mão-de-obra está preparada e qualificada para desenvolver o projeto?
• Quando se inicia a consultoria para elevadores (cálculo de trafego, dimensionamento de áreas, etc.)?
• Em que momentos devem ser realizadas reuniões de compatibilização entre os parceiros envolvidos no processo?

Muitas outras perguntas podem surgir, e todas as respostas a estas questões levarão à caracterização dos fluxos dos processos de um projeto, que poderá ser modelado através de planos, permitindo que se desenvolva sistema de planejamento destes fluxos e se analisem estratégias mais adequadas para o seu desenvolvimento.

O planejamento do projeto é a mais crítica de todas as fases de um projeto. Dentro desta fase, as pessoas, recursos, dinheiro, fornecedores e tarefas devem estar corretamente programados, de maneira que o gerente de projetos possa monitorar e controlar as entregas do projeto efetivamente.

Como formas de contribuição ao desenvolvimento do plano de projeto serão sugeridos documentos a serem gerados, separados por sua área de conhecimento.

6.1 PLANO DE INTEGRAÇÃO DO PROJETO

Este plano envolve os processos necessários para garantir que os vários elementos do projeto estejam adequadamente coordenados. Abrange integrar objetivos concorrentes e estabelecer alternativas para atingir ou exceder as expectativas dos envolvidos e controlar as mudanças ao logo do projeto.

6.1.1 Termo de Abertura do Projeto

Autoriza formalmente o projeto e divulga o projeto para as partes interessadas, dando ao Gerente de Projetos o apoio necessário para o desenvolvimento das atividades. Deve ser emitido pelo patrocinador do projeto anteriormente à execução de qualquer atividade do projeto.

6.1.2 Declaração Preliminar do Escopo

Fornece uma descrição de alto nível do escopo, normalmente existe uma declaração preliminar na ficha do projeto.

6.1.3 Plano de Gerenciamento do Projeto

Fornece a documentação das ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares (escopo, tempo, custos, qualidade, RH, comunicações, riscos e aquisições) em um plano de gerenciamento do projeto. Define todas as regras de gerenciamento de projetos da empresa consolidando os resultados dos demais processos de planejamento num documento formal, o Plano do Projeto, que é usado para gerenciar a execução e o controle do projeto. Este plano é revisado constantemente e ao longo do projeto, conforme novas informações vão se tornando disponíveis, ele tende a ser mais detalhado.

6.1.4 Documento de análise de mudanças solicitadas

Necessário para controlar os fatores que criam mudanças, garantindo que elas sejam benéficas ao projeto. Deve conter todas as mudanças solicitadas, os impactos em outras áreas de conhecimento, o solicitante, o motivo e o aprovador dessa mudança. Esse documento garantirá rastreabilidade das mudanças efetuadas no empreendimento.

6.1.5 Termo de homologação e entrega do projeto

Este é o processo necessário para encerrar formalmente o projeto ou uma fase do mesmo. Deve conter um checklist para verificação do término real de todas as atividades planejadas e o cumprimento integral do escopo do projeto. No caso de um término prematuro do projeto, deve estar explícito o motivo e o aprovador desse término.

6.2 PLANO DO ESCOPO DO PROJETO

Envolve os processos necessários a garantir que o projeto inclui esfera limitada de trabalho para se alcançar os objetivos, além de buscar também uma definição e controle do que está e o que não está incluído no projeto. Escopo é o conjunto dos trabalhos e atividades que devem ser realizadas para se atingir o resultado final do projeto, que vai definir também os limites de atuação. A definição do escopo confirma o entendimento comum do projeto entre os envolvidos.
6.2.1 Plano de escopo

Criação de um plano de gerenciamento do escopo do projeto que documenta como o escopo do projeto será definido, verificado, controlado e como a estrutura analítica do projeto (EAP) será criada e definida.

6.2.2 Definição do Escopo do Projeto

Desenvolvimento de uma declaração do escopo detalhada do projeto com a base para futuras decisões e mudanças do projeto. Mudanças só serão aceitas para atividades que estejam dentro do escopo do projeto.

6.2.3 Estrutura Analítica do Projeto - EAP

Subdivisão das principais entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. É a representação gráfica do escopo do projeto, podendo estar orientada por entregas ou pelo ciclo de vida do projeto.

6.2.4 Formalização de Aceitação de Entregas

Formalização da aceitação das entregas do projeto concluídas. Deve conter o aprovador da entrega e um histórico de todas as versões geradas até a aprovação final.

6.2.5 Análise de Mudança de Escopo

Tem o objetivo de controlar as mudanças no escopo do projeto. Suas saídas são as mudanças, que posteriormente passarão por um fluxo de análises e aprovação até que sejam implementadas.

6.3 PLANO DE TEMPO DO PROJETO

Trata dos processos voltados a garantir que as atividades do projeto sejam executadas nos prazos planejados, tanto em termos de duração quanto em termos de datas.

6.3.1 Definições das Atividades

Identificar e documentar as atividades que deverão ser executadas para produzir os produtos intermediários do projeto. Com o auxilio da EAP, todos os pacotes de trabalho localizados no último nível da estrutura poderão ser decompostos em atividades.

6.3.2 Seqüenciamento das Atividades

Identificar as interdependências necessárias e desejáveis na execução das atividades do projeto, conhecida como Rede de Precedências.

6.3.3 Estimativa de Recurso e Duração das Atividades

 Avaliar o número de períodos de trabalho provavelmente necessários para completar cada uma das atividades identificadas, normalmente é realizada pelos indivíduos ou grupos, que tenham familiaridade com as atividades específicas. Nesta fase é de suma importância a participação daqueles que executarão o projeto.

6.3.4 Cronograma do Projeto

Anteriormente à construção do cronograma, algumas atividades devem acontecer como a elaboração de uma listagem das atividades, o seqüenciamento das mesmas e uma estimativa de duração. Ferramentas informatizadas são imprescindíveis para a elaboração de um cronograma, mas esta tarefa é somente uma compilação dos dados levantados. Existem programas específicos e comumente utilizados como, por exemplo, o MsProject para projetos de pequeno e médio porte, ou o Primavera, para projetos de grande porte.

6.3.5 Análise de Mudança de Cronograma

Controle das mudanças no cronograma do projeto. Tem como saídas as mudanças de cronograma solicitadas, que posteriormente passarão por um fluxo de análises e aprovação até que sejam implementadas.

6.4 PLANO DE CUSTOS DO PROJETO

O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado. (PMBoK® 3ª edição). Os itens a seguir apresentam os documentos que precisam ser gerados para essa área de conhecimento.

6.4.1 Estimativa de Custos das Atividades do Projeto

Desenvolvimento de um orçamento dos custos dos recursos necessários para concluir as atividades do projeto. Caso não se tenha total visibilidade desses dados, pode-se optar por buscar ajuda em dados históricos ou uma opinião de um especialista.

6.4.2 Orçamento Planejado do Projeto

Agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos. É apenas a consolidação dos custos estimados no processo anterior para fechar o orçamento do projeto.

6.4.3 Análise de Alteração do Orçamento do Projeto

Controle dos fatores que criam as variações de custos e controle das mudanças no orçamento do projeto. Tem como saídas as mudanças de custo solicitadas, que posteriormente passarão por um fluxo de análises e aprovação até que sejam implementadas.

6.5 PLANO DA QUALIDADE DO PROJETO

Envolve os processos necessários a garantir que o projeto irá satisfazer às necessidades para as quais foi criado, incluem-se ai todas as atividades da gestão geral que determinam a política da qualidade. Temos dois itens:
• Qualidade da Gestão do Projeto – voltado para a gestão dos processos;
• Qualidade do Produto do Projeto – voltado para a gestão das entregas.

6.5.1 Planejamento da Qualidade

Identifica quais padrões de qualidade são aplicáveis para o projeto e determina como satisfazer a estes padrões, pois o principal benefício do atendimento aos requisitos de qualidade é a redução de re-trabalho.

6.5.2 Garantia da Qualidade

Conjunto de atividades planejadas e implementadas no âmbito do Sistema da Qualidade, para proporcionar confiança de que o projeto irá satisfazer aos padrões de qualidade aplicáveis e deve ser realizado continuamente ao longo do projeto.

6.5.3 Indicadores de Qualidade

Monitoramento de resultados específicos do projeto a fim de determinar se eles estão de acordo com os padrões relevantes de qualidade e identificação de maneiras de eliminar as causas de um desempenho insatisfatório. A qualidade do projeto está relacionada aos requisitos de qualidade do cliente para os pacotes de trabalho do projeto. Não deve ser confundido com a qualidade do produto.


6.6 PLANO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO

Garantir que as informações do projeto serão geradas, coletadas, distribuídas e armazenadas de maneira apropriada e no tempo correto. Todos os envolvidos no projeto devem estar preparados para receber e transmitir informações na ‘linguagem’ do projeto e devem entender como as comunicações em que estão individualmente envolvidos, afetam o projeto como um todo.

6.6.1 Plano de Comunicação

Determinação das necessidades de informações e comunicações das partes interessadas no projeto. Deve conter todas as informações que serão geradas no projeto, quem as irá receber, em qual formato e com qual periodicidade.

6.6.2 Boletim informativo do projeto

Exposição das informações necessárias às partes interessadas no projeto no momento oportuno. Deve relatar, dentro da freqüência definida no plano de comunicações, tudo o que está acontecendo no projeto que poderá ter impacto (positivo ou negativo) em seus interesses.

6.6.3 Relatório de Status do Projeto

Coleta e distribuição das informações sobre o desempenho, inclusive relatório de andamento, medição do progresso e tendências. Deve atender à freqüência do plano de comunicações. Estas informações são sucintas e normalmente envolvem escopo, prazo, custo, qualidade, riscos e aquisições do projeto.

6.7 PLANO DE RECURSOS HUMANOS

Trata os processos voltados a obter os melhores resultados das pessoas envolvidas no projeto. A natureza temporária dos projetos faz com que as relações organizacionais e pessoais tenham dois aspectos peculiares: sejam ao mesmo tempo novas e transitórias.

6.7.1 Matriz de Responsabilidade

Identificar, documentar e atribuir papéis e responsabilidades aos indivíduos ou grupos de indivíduos envolvidos com o projeto. Normalmente feito nas fases iniciais do projeto e pode oferecer alta ou nenhuma autoridade ao Gerente de Projetos, dependendo da matriz utilizada.

6.7.2 Montagem da Equipe

Obter os recursos humanos (indivíduos ou grupos) necessários à realização do projeto. Ocorre que nem todos os indivíduos necessários estão disponíveis, naquele momento na organização.

6.7.3 Desenvolvimento da Equipe

Implementar um plano para aprimorar as habilidades dos componentes da equipe de gestão, bem como aumentar a capacidade da equipe como ’time’, evitando conflitos. O desenvolvimento é a base para a equipe, que por sua vez é fator crítico para o sucesso do projeto.

6.8 PLANO DE RISCOS DO PROJETO

Este plano visa identificar, analisar e responder aos riscos do projeto Risco e incerteza caracterizam situações onde há chance de ocorrer desvios do resultado esperado ou planejado. Riscos são situações de desvio planejado, em que se consegue prever o resultado e associar a ele uma probabilidade de ocorrência estimada. Incertezas são situações prováveis de desvio do planejado, em que não se consegue prever o resultado e nem estimar sua probabilidade de ocorrência.

6.8.1 Plano de Gerenciamento de Riscos

Decisão de como abordar, planejar e executar as atividades de gerenciamento de riscos de um projeto através de processos que buscam minimizar as conseqüências de eventos negativos, como também de maximizar os resultados de eventos positivos.

6.8.2 Levantamento dos riscos

Determinação dos riscos que podem afetar o projeto e documentação de suas características, considerando que um evento de risco é uma situação futura que pode acontecer ou não, mas caso venha a acontecer terá impacto direto no projeto. A utilização de uma EAR – Estrutura Analítica de Riscos contribui para o desdobramento desta identificação

6.8.3 Priorização dos Riscos Levantados

Priorização dos riscos para análise ou ação adicional subseqüente através de avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto. Os riscos devem ser priorizados com base no grau de risco, que é resultado de uma análise de probabilidade de ocorrência e impacto dos mesmos.

6.8.4 Plano de Ação para os Riscos Priorizados

Desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. Podem ser definidos critérios para elaboração do plano de ação. Dependendo da criticidade do projeto, pode-se definir um grau de corte, adotar o Pareto (80-20) ou elaborar ações para todos os riscos levantados.

6.8.5 Relatório Periódico de Riscos

Acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento dos riscos residuais, identificação dos novos riscos, execução de planos de respostas a riscos e avaliação da sua eficácia durante todo o ciclo de vida do projeto. Sua freqüência de emissão deve estar no plano de comunicações.

6.9 PLANO DE AQUISIÇÕES DO PROJETO

Envolve os processos necessários a obter materiais e serviços de fora da organização executora para atender às necessidades do projeto. Normalmente, as empresas possuem um setor específico para a área de suprimentos. No entanto, a elaboração deste plano não pode ser confundida como a criação de outro setor, mais sim uma gama de processos visando agilizar o fluxo das informações para o setor de Suprimentos desenvolver suas atividades e a equipe do projeto poder monitorá-las.

6.9.1 Plano de Compras e Aquisições

Determinação do que comprar ou adquirir e de quando e como fazer isso. A definição das compras dos projetos deve acontecer somente após uma análise de “fazer ou comprar”. Com uma visão clara dos itens a serem adquiridos, o grupo do projeto partirá para escolher e contratar um ou um pequeno número de fornecedores preferenciais para o projeto.

6.9.2 Relatório de Acompanhamento do Contrato

Gerenciamento do contrato e da relação entre o comprador e o fornecedor, análise e documentação do desempenho atual ou passado de um fornecedor a fim de estabelecer ações corretivas necessárias e fornecer uma base para futuras relações com o fornecedor, gerenciamento de mudanças relacionadas ao contrato e, quando adequado, gerenciamento da relação contratual com o comprador externo do projeto.

6.9.3 Formulário de Término de Contrato

Término e liquidação de cada contrato, inclusive a resolução de quaisquer itens em aberto e o encerramento de cada contrato. Deve haver um checklist de encerramento de contrato de forma que haja a garantia que o contrato que está sendo encerrado entregou tudo o que foi contratado. No caso de um encerramento prematuro do contrato, deve estar explícito o motivo, as cláusulas ou multas rescisórias e o aprovador desse término.

6.10 CRITÉRIOS E PERIODICIDADE DE ATUALIZAÇÃO

Os documentos citados devem ser gerados de acordo com o ciclo de vida do projeto. Os processos de iniciação devem acontecer uma única vez no início do projeto. O planejamento vem após a iniciação, onde são gerados todos os seus documentos que devem ser revisados sempre que houver uma mudança no projeto. Processos de execução e monitoramento e controle são os mais dinâmicos, devendo acontecer ao longo de todo o projeto e tendo sua documentação revisada, ao menos, uma vez por mês. Já os processos de encerramento, a exemplo dos de iniciação, acontecem uma única vez ao final do projeto.

7 CONCLUSÃO

É fato que qualquer empresa que não possua um sistema de gerenciamento mínimo sobre os seus processos está completamente exposta às variáveis negativas de um mercado de trabalho super competitivo. É claro que não foi apresentada neste artigo uma metodologia de Gerenciamento de Projetos a ser seguida. Ao concluir o desenvolvimento destes 09 planos apresentados deve ser criada uma sistemática de acompanhamento do Plano Geral do Projeto que dará condições de controlar corretamente pessoas, recursos, finanças, fornecedores e tarefas durante todo o ciclo de vida do projeto. As ferramentas e/ou documentos aqui apresentadas foram baseados nas melhores práticas em Gerenciamento de Projetos.

As empresas de construção civil estão atualmente num ritmo muito acelerado de realização de empreendimentos e o número dessas empresas vem crescendo consideravelmente. Agora, destaque mesmo terá aquela empresa conceituada pelos resultados positivos no que tange aplicação eficiente de recursos materiais e financeiros, prazos respeitados, qualidade nos produtos entregues, entre outros.

Portanto, as ferramentas estão completamente disponíveis em várias literaturas através de modelos informatizados, os profissionais estão se preparando cada vez mais e as oportunidades de negócio estão claramente ao alcance daqueles que enxergarem lá na frente as vantagens da implementação de uma cultura voltada a Gerenciamento de projetos que possa contribuir para a melhoria do quadro atual das empresas de construção civil.

8 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS


BERNARDES, M. Desenvolvimento de um Modelo de Planejamento e controle da Produção para Micro e Pequenas Empresas de Construção. 2001. 310 f. Escola de Engenharia, UFRS, Porto Alegre, 2001.

FORMOSO, C.; BERNARDES, M.; OLIVEIRA, K. Termo de Referência para o Planejamento e Controle de Produção em Empresas Construtoras. Porto Alegre: Programa de Pós-Graduação em Engenharia Civil (PPGEC), Universidade do Rio Grande do Sul, 1999a;

KERZNER, Harold. Gestão de Projetos: as melhores práticas. Porto Alegra: Bookman, 2002;

PMI, Project Management Institute. Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 3. ed. Newtown Square, Pennsylvania: Four Campus Boulevard, 2004;

 

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