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:: Gestão de Projetos

Modelo para Acompanhamento de Produção utilizando a Técnica do Valor Agregado (TVA)

Gilmar Soares Alves e André Luiz de Lacerda Cruz


Gilmar Silva Alves :: Engenheiro Químico e Pós-Graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec.

André Luiz de Lacerda Cruz :: Engenheiro Metalurgista e Pós-Graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec.
 

Neste trabalho, pode-se verificar a eficiência e importância da Técnica de Valor  Agregado (TVA) ou Earned Value Analisys (EVA). Funciona como um tipo de alarme, permitindo ao gerente de projeto avaliar se está consumindo mais recursos para realizar uma determinada tarefa ou se está apenas fora de controle naquele momento. Desta forma, possibilita tomar ações corretivas e preventivas com a devida antecedência. Uma vez que os processos para utilização da técnica tenham sido seguidos, é possível realizar previsões, partindo dos conceitos básicos e aplicando fórmulas. Este trabalho consta de um estudo de caso, onde prova que a TVA é uma técnica de fácil compreensão e de grande eficiência.

PALAVRAS-CHAVE: VALOR AGREGADO, CUSTO, DESEMPENHO e CONTROLE

INTRODUÇÃO

Toda organização precisa fazer um gerenciamento eficaz em seus processos, para tanto precisam medi-los de forma a obter o máximo de certeza que estes processos a conduzirá ao resultado esperado. Segundo o conceito vigente, “Projeto é uma iniciativa não rotineira, caracterizada por uma seqüência clara e lógica de eventos, com inicio, meio e fim, que se destina a criar um produto ou serviço novo e possui parâmetros predefinidos de tempo, custo, escopo e qualidade”( ). Por sua vez, as atividades funcionais que fazem parte da rotina de uma organização são processos de trabalho que se repetem continuamente. Estas atividades são realizadas sempre do mesmo modo com pequenas variações ao longo do tempo. Como exemplo, podemos citar as atividades administrativas, contratação de pessoal, planejamento do trabalho, mobilização de equipamentos, compra de materiais, fabricação de produtos, execução de serviços, monitoramento de resultados, relatórios finais de desempenho, entre outros, todas as atividades incorporadas ao trabalho rotineiro de uma empresa.

Para poder gerenciar estas atividades, que fazem parte de projetos estratégicos ou não, é recomendada a aplicação de uma metodologia que possa evidenciar, por meio de indicadores concretos, o desempenho dos trabalhos em questão. A metodologia consiste na utilização de uma ferramenta de controle capaz de prever possíveis desvios e garantir o cumprimento dos objetivos contratados. Esta proposta consiste em utilizar uma ferramenta consolidada em Gestão de Projetos voltada para Controle de Custo, tornando-a flexível o suficiente a ponto de permitir sua aplicação no Controle de Produção de uma empresa prestadora de serviços de engenharia. Afinal, independentemente da teoria aplicada, o que nos interessa, é que todos os projetos de uma empresa tenham êxito e alcancem os seus objetivos previstos em seu planejamento.

OBJETIVO

Tem-se como objetivo medir e analisar o desempenho de um projeto obtido através da relação entre a produção planejada e o trabalho realizado no projeto dentro de um determinado período de tempo, utilizando a metodologia para Controle dos Custos TVA - Técnica do Valor Agregado (ou EVA - Earned Value Analisys) como base teórica na criação de indicadores de desempenho. A “TVA” é a avaliação entre o que foi obtido em relação ao que foi realmente produzido e ao que se planejava produzir, sendo considerado o valor agregado a uma atividade, relacionado ao valor planejado para ela.
Objetivos Específicos

• Apresentar uma proposta metodológica com critérios orientadores, para que empresas prestadoras de serviço de engenharia possam aplicar, em seus processos de controle, indicadores de gestão nos princípios teóricos da TVA;
• Medir a eficiência e eficácia de um projeto ou grupo de projetos, em um determinado período, com relação a seus objetivos gerais definidos pela Alta Direção.

REFERENCIAL TEÓRICO E ANALÍTICO

As técnicas de medição de desempenho ajudam a avaliar a extensão das variações que invariavelmente irão ocorrer. A Técnica do Valor Agregado (TVA) compara o valor cumulativo do custo orçado do trabalho realizado (agregado) no valor de orçamento alocado original com o custo orçado do trabalho agendado (planejado) e com o custo real do trabalho realizado (real). Essa técnica é especialmente útil para controle de custos, gerenciamento de recursos e produção. Uma parte importante do controle de custos é determinar a causa de uma variação, a extensão da variação e decidir se a variação exige ações corretivas. A técnica do valor agregado utiliza a linha de base dos custos (PMBOK® Guide, 2004, Seção 7.2.3.1) contida no plano de gerenciamento do projeto (PMBOK® Guide, 2004, Seção 4.3) para avaliar o andamento do projeto e a extensão das variações que ocorrem.

A técnica do valor agregado envolve o desenvolvimento destes valores-chave para cada atividade do cronograma, pacote de trabalho ou conta de controle. O Valor planejado (VP) é o custo orçado do trabalho agendado a ser terminado em uma atividade ou o componente da EAP até um determinado momento. O Valor agregado (VA) é uma quantia orçada para o trabalho realmente terminado na atividade do cronograma ou no componente da EAP durante um determinado período de tempo. O Custo real (CR) é o custo total incorrido na realização do trabalho na atividade do cronograma ou no componente da EAP durante um determinado período de tempo. Este CR deve corresponder em definição e em cobertura a tudo o que foi orçado para o VP e o VA.

Os valores de VP, VA e CR são usados em conjunto para fornecer medidas de desempenho que indicam se o trabalho está sendo realizado conforme planejado em algum momento determinado. As medidas mais comumente usadas são variação de custos (VC) e variação de prazos (VP). A quantidade de variação dos valores de VC e VP tende a diminuir conforme o projeto atinge o término devido ao efeito de compensação decorrente de mais trabalho sendo realizado. Os valores de variação predeterminados aceitáveis que irão diminuir ao longo do tempo conforme o projeto se desenvolve em direção ao término podem ser estabelecidos no plano de gerenciamento de custos.

As técnicas de previsão ajudam a avaliar os custos ou a quantidade de trabalho para terminar atividades do cronograma, o que é denominado ENT. Estas técnicas também ajudam a determinar a EPT, que é a estimativa para terminar o trabalho restante de uma atividade do cronograma, um pacote de trabalho ou uma conta de controle. Embora a técnica do valor agregado de determinação da ENT e da EPT seja rápida e automática, ela não é tão valiosa ou exata quanto uma previsão manual do trabalho restante a ser realizado pela equipe do projeto.

Cada uma dessas abordagens pode ser a correta para um determinado projeto e fornecerá à equipe de gerenciamento de projetos um sinal se as previsões da ENT não estiverem dentro das tolerâncias aceitáveis. A Figura 1.1, abaixo, usa curvas S para exibir os dados de VA cumulativos de um projeto que está acima do orçamento e atrasado em relação ao plano de trabalho.


A técnica do valor agregado em suas várias formas é um método de medição de desempenho comumente usado. Ela integra as medidas de cronograma, custos (ou recursos) e escopo do projeto para ajudar a equipe de gerenciamento de projetos a avaliar desempenho do projeto.

METODOLOGIA

A proposta metodológica deste trabalho consiste na aplicação do conceito teórico da Técnica de Valor Agregado (TVA) na análise dos dados fornecidos pelo projeto (ou projetos) considerados consolidados e passíveis de controle no canteiro de obras de um projeto em plena execução (Duração Total dos Projetos: Outubro 2008 a Abril 2009). Identificou-se que os indicadores de desempenho comuns e confiáveis são Homem-hora (Hh) e a Tonelada/Homem-hora (Ton/Hh) de material aplicado. Logo, utilizou-se uma planilha de dados (Excel) gerando informação para análise do desempenho de um grupo de projetos, em um determinado período de tempo (Outubro a Dezembro 2008) coletados no canteiro de obra. Como os dados de Valor Planejado (VP), Valor Agregado (VA), Produção Total (PT) e Orçamento no Término (ONT) fazem parte do Relatório de Custo e Orçamento, e são possíveis de serem acompanhados, utilizaram-se estes dados como base de comparação (planejado) contra os dados reais obtidos na execução dos serviços (realizado).

Os dados coletados no campo foram o Valor Agregado (VA) e Produção Real (PR) em Homem-hora, e foram confrontados com o Valor Planejado (VP) e o Orçamento no Término (ONT) do Orçamento do projeto, também em Homem-hora. Como a produção é medida pela quantidade de material aplicado em Toneladas/Homem-hora (Ton/Hh), foi necessário aplicar um índice definido previamente em orçamento. Tendo todos os dados de entrada na mesma unidade, aplicaram-se, então as fórmulas e conceitos da Técnica de Valor Agregado, descritos na Tabela I.

Tabela I – Controle de Produção – Conceitos e Fórmulas (TVA/EVA)


DESENVOLVIMENTO

Elencou-se um grupo com 8 (oito) projetos semelhantes, com prestação de serviços  semelhantes no mesmo seguimento de negócio. Reduziram-se as variáveis externas e internas a valores possíveis de serem auditados e acompanhados. Treinaram-se Líderes de projetos e os conscientizou para que os dados coletados fossem os mais confiáveis possíveis. E após realização das medições, emitiu-se uma planilha consolidada com todos os dados associada à análise do desempenho de cada projeto (como demonstrado na Tabela II abaixo). E para a alta direção apresentou-se análise do grupo de projetos, mostrando o desempenho do global.

Seguindo os conceitos teóricos descritos na Tabela I, analisam-se os dados contidos na Tabela II, usando-se como exemplo o Valor do Total dos Projetos, tem-se a seguinte avaliação:
„Ï Variação de Produção: [VPd] = (0,01). A produção dos projetos está abaixo do que foi planejado. A variação entre o que foi produzido (PR) e o que foi realizado (VA) é 1,0%. Variação pequena mostrando que os projetos estão próximos de atingirem a produção planejada.
„Ï Variação de Prazo: [VPr] = (0,44). Os projetos estão com seus cronogramas atrasados. A variação entre o que foi planejado (VP) e o que foi agregado (VA) é 44,0%. Variação grande mostrando que os projetos não estão cumprindo o cronograma.
„Ï Índice de Desempenho de Produção: [IDPd] = 0,99. O Índice de produção está acima do esperado, mostrando que a variação de produção dos projetos (1,0%) é baixa e os projetos de maior produção favorecem o resultado do conjunto.
„Ï Índice de Desempenho de Prazo: [IDPr] = 0,56. O Índice de prazo indica que o cronograma está atrasado, mostrando que a variação de prazo dos projetos (44,0%) é alta e os projetos não apresentam boa gestão no cumprimento de seus objetivos.
„Ï Índice de Desempenho para Término: [IDPT] = 1,01. O Índice de desempenho para término indica que os projetos vão encerrar além do prazo estipulado em cronograma, confirmando o que a variação de prazo dos projetos (44,0%) e o índice de desempenho de prazo (56,0%) demonstraram.
„Ï Variação no Término: [VNT] = (9.172) hs. A variação no término indica que os projetos irão precisar de mais Horas-homem além do valor estipulado em orçamento. A diferença entre as Homem-hora orçados no término (ONT) e as Homem-hora estimados para terminar (ENT) indicam um acréscimo dos valores orçados em mais 0,995%.

Tabela II - Relatório de Desempenho e Controle de Produção de Engenharia


CONCLUSÃO

Através do estudo realizado, percebeu-se que o “TVA” é uma ferramenta de gerenciamento de alto nível. Tem força estratégica em uma empresa e aumenta a probabilidade de alcance dos objetivos. Antecipa resultados, ainda na execução do projeto, possibilitando a correção dos desvios de rota antes comprometer as entregas principais. Os indicadores mostram quais são pontos que o Gestor de Projetos tem que agir corretivamente.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• VARGAS, R. V. Valor Agregado em Projetos. Rio de Janeiro, Brasport, 2003. www.brasport.com.br.
• KERZNER, H. Gestão de Projetos – As melhores Práticas. Porto Alegre, Bookman, 2002.
• PMBOK® Guide - A Guide to the Project Management Body of Knowledge - Third Edition – 2004 (ANSI/PMI 99-001-2004): “Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos” Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EUA
• ASSUMPÇÃO, J.F.P, Prof. Dr. ,  TÉCNICAS PARA PLANEJAMENTO DE EMPREENDIMENTOS: Conceitos e Instrumentos - Escola Politécnica da USP - PCC- GER - Universidade Federal de São Carlos.

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