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:: Gestão de Energia

Controle de Avanço Físico

Wagner Cruz Drumond

Pós-Graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec

1. Apresentação

Este artigo técnico tem como objetivo propor possíveis soluções para minimizar o problema de mudança constante do percentual (%) de avanço físico (planejado/realizado) de um projeto em um mesmo período de tempo onde a métrica escolhida para acompanhamento é o A1 equivalente e a quantidade de atividades chega a milhares. Esta métrica é muito usada em empresas de engenharia consultiva.

Será utilizado um projeto real de uma empresa prestadora de serviços de consultoria de engenharia, porém o nome será oculto pelo fato de possuir informações confidenciais. Apenas para conhecimento, o projeto aqui estudado visa à elaboração de documentos e desenhos que serão usados pela contratante na construção de toda a estrutura de Mineração (exploração, processamento).  O mesmo possui 8000 atividades apenas no projeto detalhado totalizando 11.000 A1 equivalente distribuído entre desenhos e documentos.
 
2. Introdução

Como em todo projeto após apresentação do escopo cria-se a EAP (estrutura analítica do projeto) que é dividida em pacotes de trabalho. Após esta etapa, são definidas as atividades do projeto onde cada uma delas representa a emissão de um desenho (isométrico, arranjo e detalhe típico) ou documento (Proposta Técnica, Memorial Descritivo, Desenhos de Fornecedor, Requisição Técnica, etc.).

Neste momento os engenheiros contratados estimam quantos documentos e desenhos serão necessários para a sua Disciplina executar o projeto, bem como a quantidade de folhas de cada um e suas respectivas durações. Os formatos dos desenhos são geralmente escolhidos pela contratante (Isométrico_A3, Arranjos_A1, etc.) e os documentos seguem o padrão em formato A4. Após estas definições a empresa contratada estima a quantidade de homens hora a serem utilizadas em cada atividade mencionada acima.

Como a métrica escolhida para controle do avanço do projeto é o A1 equivalente, a figura 2.1 nos mostra como obter a equivalência entre os formatos de desenhos e documentos para resumir em apenas uma única medida.

Apenas como exemplo, se tivéssemos um desenho de cada formato mencionado acima teríamos um total de 3, 875 A1 equivalente para o projeto. Após esta etapa as atividades e seus respectivos prazos, custos, recursos e dependências são lançados no Software de gerenciamento e obtemos o cronograma. A tabela 2.2 mostra alguns exemplos de atividades, seus respectivos A1 equivalentes e tempo necessário para conclusão.

Todos os documentos e desenhos são lançados em um Software que controla suas revisões e respectivos avanços durante a execução do projeto. Inicialmente são lançados na Revisão “A--" o que significa que ainda não foram iniciados. À medida que vão sendo revisados avançam em revisões “Alfabéticas” ate serem aprovados, momento que passam a utilizar revisões “Numéricas”.

As figuras 2.3 e 2.4 demonstram como é feito o avanço para o projeto estudado e exemplos de documentos com suas respectivas revisões.

Através de medições mensais, calcula-se o percentual de avanço para formulação da cobrança para recebimento parcela variável negociada no projeto.

3. Controle do avanço físico do projeto

Durante o processo de planejamento, a equipe do projeto, no plano das comunicações, informa como, quando e para quem as informações serão transmitidas, momento em que se cria a planilha para controle Físico. As Figuras 3.1 e 3.2 exemplificam uma planilha de controle de avanço e o gráfico resumo, respectivamente.

Como informado anteriormente, os dados para alimentar a planilha de avanço do projeto estudado vêm de uma exportação para Excel do software de gerenciamento de documentos. Uma “Linha de Base” é gravada na planilha. Logo abaixo temos uma linha de “Planejado” e outra de “Real”. Teoricamente a “Linha de Base” e “Planejado” seriam iguais, mas neste caso a linha de planejado funciona como um espelho da situação do GED¹.

O motivo da criação de duas linhas (base/planejado) se dá pelo fato de que neste tipo de projeto, os documentos muitas vezes são emitidos com quantidades diferentes de paginas, o que altera os valores de A1 eq. planejado não necessariamente alterando a quantidade de documentos.

Fazendo o controle por quantidade de documentos, não seria preciso gravar estas duas linhas porem a analise ficaria com deficiência uma vez que não seria possível saber o real trabalho utilizado para a conclusão da atividade. Seria o mesmo que dizer que elas utilizariam o mesmo esforço. Ao fim de cada período, a linha de planejado é alimentada com a situação atual do GED¹ e em seguida são inseridos os avanços no campo “Real”, conforme a figura 3.3.

Na Figura 3.3 vimos que a disciplina Eng. Civil tem 20, 30 e 60 A1 eq. previsto para junho, julho e agosto de 2007 respectivamente. É sabido que a disciplina planejou 2015 A1 eq. para a conclusão do projeto. A figura 3.4 mostra a planilha já com os valores reais.

4. Analise do avanço Físico

Após a inclusão do realizado, vimos que o desvio é preenchido. Neste caso a disciplina esta em dia com as metas, pois os desvios estão zerados. Vamos supor que um dos documentos foi emitido pela primeira vez em Junho, mas foi emitido novamente (revisão) em dezembro alterando a quantidade de paginas. Levando em conta que a lista é retirada do programa de gerenciamento de documentos e que a linha “planejado” é alimentada semanalmente, vamos ter uma variação do documento previsto para junho. A figura 3.5 mostra este resultado.

Olhando apenas para o gráfico, vimos que a disciplina que em junho estava em dia agora aparece como atrasada, 0,1%. Isto se da porque o campo real é lançado no período da data em que foi emitido e qualquer alteração em algum documento reflete no período em que ele foi previsto. Assim, sempre que um documento for emitido com pesos diferentes do planejado, ele vai alterar o total de A1 previsto e conseqüentemente as porcentagens de avanço de datas passadas que deveriam manter-se fixas.

Se ao Final de um período “X” tivermos um aumento de 200 A1 equivalente no previsto da Engenharia Civil, seja por aumento de paginas ou quantidade de documentos, teríamos um total de 2245 A1. Fazendo a conta para obter a porcentagem do mês de junho (que já foi efetuado) teríamos: 20 A1 realizado / 2215 A1 previsto = 0,9 (anteriormente este mês possuía 1% de avanço para a disciplina eng. Civil). Vimos que o avanço diminuiu para um período já passado conforme a Figura 3.6

5. Soluções

Uma possível solução para este problema é a inclusão de um pulmão ao final do projeto. Este pulmão será usado quando alguma atividade for incluída ou retirada do projeto ou quando a quantidade de paginas alterar
A utilização do pulmão segue o seguinte critério: quando se cria uma nova atividade, retira-se o equivalente a ela do pulmão e quando se exclui uma atividade deve-se incluir o valor no pulmão.

Isto congelaria a quantidade de A1 equivalente total de um projeto e também para o total da disciplina, porém as quantidades em um determinado período de tempo poderiam sofrer alteração. Caso este período já possua avanço (período realizado) ao acontecer o fato acima mencionado, teríamos um gráfico alterando constantemente de percentagem, o que não é aconselhado, pois teríamos um mesmo período de tempo com vários avanços no decorrer do projeto.

Uma solução eficaz, e a que parece ser o mais real, seria o congelamento do planejado e também dos pesos das atividades. O congelamento do planejado faria com que a porcentagem de avanços passados não variasse com o tempo, nem mesmo com inclusão ou retirada de documentos e o congelamento dos pesos não fariam o projeto sofrer com as possíveis alterações de numero de paginas.

Poderíamos chegar ás seguintes conclusões: Se o projeto for finalizado com o percentual acima de 100% (no Campo REAL) significa que a quantidade de A1 foi acima do planejado e se for abaixo significa que a quantidade de A1 para finalizar o projeto foi menor. Esta seria uma solução eficaz para congelar a porcentagem de avanço das datas já realizadas.

Estas são algumas das soluções para o problema proposto, porem outras analises podem ser feitas, pois cada projeto tem suas necessidades próprias devendo ser estudado caso a caso.

6. Conclusão

Com isto, conclui-se que devemos ter cuidado ao planejar o controle de avanço físico de um projeto atentando para a forma em que as informações aparecerão nos gráficos e que a métrica A1 equivalente deve ser bem estudada para cada projeto.  Em projeto mais complexo, o congelamento dos pesos dados no planejamento e também da coluna de planejado mostra uma boa alternativa para a estabilidade das informações.

O planejamento de um pulmão pode ser favorável quando a empresa optar pela variação do campo “Planejado” onde o que se leva em conta a quantidade de paginas e não o peso do documento. O gráfico de avanço físico de um projeto pode ser elaborado de varias forma, porem devemos ficar atentos para que não tenhamos mudanças de avanços passados. Isto não daria ao cliente a real situação física do projeto.

7. Referencia bibliográfica

• PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, PMBOK® Guide. Newtown Square, Pennsylvania, USA, 2004
• KERZNER, HAROLD Gestão de Projetos - As Melhores Práticas 2ª Edição. BOOKMAN. 2006.
• INDG Tecs, Planejamento e Controle de Projetos volume 2, 6 Ed,  Nova lima, MG, 284, 2004
• Vargas, R. Podcast Corrente Crítica, 2008, Disponível em: www.ricardovargas.com.br. Acesso em:10 de jun. 2008
• ABCE, Manual de Orçamentação - Serviços Profissionais, [S.1.:S.n.].

 

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