Logomarca IETEC

Buscar no TecHoje

Preencha o campo abaixo para realizar sua busca

RH/Liderança/Comunicação

O uso da Gestão de Projetos em organizações funcionais

Edgar Vale Ribeiro

Oficial Aviador da Força Aérea Brasileira, Pós-Graduado em Gestão de Projetos pelo IETEC

1 –Introdução
Atualmente vemos a necessidade das empresas, sejam elas privadas ou públicas, de aprimorarem seus métodos de gestão no desenvolvimento de projetos, visando sobretudo a otimização dos recursos disponíveis – sejam eles humanos, materiais ou financeiros.

Na busca desta otimização, observamos que muitas organizações têm modificado a sistemática de gerenciamento, procurando deixar sua estrutura mais leve e competitiva.
Entretanto, outras instituições ainda estão atreladas a uma forte organização funcional, onde a relação de autoridade é claramente vertical: cada funcionário tem um superior bem definido, com grande agrupamento das especialidades em setores específicos de trabalho. Esta sistemática invariavelmente dificulta o desenvolvimento de projetos, que acaba por ultrapassar os prazos e os custos estimados.
Para estas empresas, apresentaremos a seguir uma metodologia de gerenciamento moderna, que viabiliza a execução de projetos: a metodologia PMI – Project Management Institute

2 – A aplicação de uma metodologia de gestão de projetos.
Em determinados tipos de empresas ou em órgãos públicos, incluindo-se aí as Organizações Militares, acontece uma situação pouco usual para empresas privadas, que é uma rotatividade elevada entre os membros da direção, comando ou chefia. Isto porque os cargos são preenchidos por indicações políticas ou são comissionados por tempo pré-determinado.

Como então desenvolver projetos neste ambiente, onde por exemplo, de dois em dois anos uma nova pessoa assume a direção, trazendo toda uma bagagem de conhecimentos, mas também com interesses próprios, que nem sempre são coincidentes com o que já havia sido traçado pelo seu antecessor?

A solução é buscar uma metodologia de gerenciamento que propicie uma visualização perfeita do que é o projeto; que facilite a comunicação entre os envolvidos diretamente no trabalho realizado; que busque de um comprometimento do grupo em torno do objetivo final.

3 – O Gerente de Projeto
Para implementar esta metodologia será necessário montar uma equipe que irá gerenciar o projeto, sob a coordenação de um Gerente específico. Entretanto, como acontece na maioria das vezes, o pessoal que compõe a equipe não se desliga do seu setor de trabalho, ficando à disposição somente enquanto durar o projeto. Em muitos casos, esta situação causa conflitos internos e contribui para resultados adversos.
Papel fundamental, então, caberá ao Gerente do Projeto, que deverá manter o controle da equipe com participantes de diferentes áreas de formação, de especialização, com experiências individuais únicas.
Para tal, deverá o gerente desenvolver - ou já ter desenvolvido - habilidades e competências específicas, como:
.Capacidade de planejar e de gerenciar pessoas;
·Conhecer a gestão de negócios;
·Controlar as etapas do projeto;
·Zelar pelo cumprimento de prazos e de custos;
·Conhecer técnicas de liderança, de comunicação e de solução de conflitos;
·Ter noções das diversas áreas de envolvimento do projeto, dentre outras.

Assim, podemos perceber que grande parte do sucesso dos projetos está ligado à atuação direta do gerente na condução do trabalho desenvolvido pela equipe. E, para que o mesmo possa levar a termo sua funções ao longo da vida útil do projeto, deverá contar com o aval da Alta Direção, detendo certa autonomia administrativa.

4 – Ferramentas e técnicas
Como manter esta "liberdade de ação" do Gerente durante o ciclo de vida do projeto, principalmente aqueles mais longos, lembrando das organizações onde existe alta rotatividade nos postos de direção e chefia?
A metodologia nos deixa uma regra simples: a documentação. Desde as fases mais iniciais, como a autorização formal para iniciar - o "Plano Sumário do Projeto", a "Declaração do Escopo" pretendido, e todos os demais passos deverão ser registrados e devidamente autorizados. Com esta ação, teremos uma base documentada para futuras decisões e para confirmar ou desenvolver uma compreensão comum do projeto entre os interessados.

Deve-se ter também processos bem definidos, organizados, distintos mas caracterizados durante o desenvolvimento do mesmo, a saber:
·Iniciação;
·Planejamento;
·Execução;
·Controle; e
·Encerramento.

Estes processos geram atividades que se sobrepõem e que ocorrem com intensidade diferentes em cada fase do projeto.

Nestas fases, a execução do trabalho pela equipe divide-se para atender diversas exigências, definidas dentro de áreas de conhecimento, onde a ênfase da gerência será mais efetiva. Estas áreas são:
·Escopo – define todas as atividades necessárias para que o projeto seja finalizado com sucesso;
·Prazo – assegura a conclusão do projeto dentro do prazo previsto;
·Custo - assegura a conclusão do projeto dentro do orçamento previsto;
·Risco – identifica, analisa e fornece respostas aos riscos do projeto;
·Qualidade – assegura que o projeto satisfaça as necessidades para as quais foi criado;
·Aquisições – define processos de aquisição de bens e serviços para o projeto;
·Recursos Humanos – assegura o emprego eficaz do pessoal envolvido no projeto;
·Comunicações – assegura a geração, coleta, armazenamento e a disposição final das informações do projeto; e
·Integração do projeto – assegura que os vários elementos do projeto sejam adequadamente coordenados.

Assim, conseguimos abranger todos os principais pontos de um projeto.

5 - Conclusão
Como observamos ao longo deste artigo, a sistemática descrita anteriormente, que se refere a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas, compõe a "METODOLOGIA DO PMI PARA GERÊNCIA DE PROJETOS".

A grande vantagem é que toda teoria e prática sugeridas podem ser aplicadas à maioria dos projetos, na maior parte do tempo, mesmo em organizações com forte estrutura funcional.

Certamente, empresas que se utilizam desta metodologia conseguem otimizar seus recursos, tornando-se mais competitivas. Da mesma forma, organizações públicas podem contribuir eficazmente na economia de verbas e na qualidade dos serviços prestados à população.

"Quanto mais você conhece seu projeto, mais será capaz de gerenciá-lo."
PMBOK

Indique este artigo a um amigo

Indique o artigo