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:: Gestão de Projetos

Usiminas Mecânica e gerenciamento de projetos juntos a caminho do sucesso

Patrícia Cristina Silva Costa Santana

Engenheira civil, pós-graduada em Gestão de Projetos pelo Ietec

INTRODUÇÃO

A Usiminas Mecânica (UMSA) está entrando em uma nova fase, agora, em sua terceira década de existência. Várias mudanças estão ocorrendo, como a reestruturação da empresa, entre outras. Estas mudanças visam única e exclusivamente a viabilização da continuidade da empresa no mundo globalizado, onde qualidade, prazo e preço são fatores decisivos na escolha de um produto, serviço ou projeto pelo cliente. Entretanto, ter apenas conhecimento e novas técnicas não bastam. É preciso agir para atingir o sucesso, atendendo as metas estipuladas de desempenho econômico e financeiro e também às necessidades dos stakeholders, aliado à contínua motivação e treinamento das equipes de projeto.

Em um primeiro momento a empresa foi organizada por negócios verticais, alterando-se sua estrutura organizacional. Porém, era preciso encontrar outro modo para alcançar o sucesso. Desta forma, a UMSA está desenvolvendo uma metodologia destinada ao gerenciamento interno dos projetos, através da gestão de projetos por equipes. A Metodologia de Gerenciamento de Projetos está sendo elaborada e avaliada por uma equipe da empresa e a mesma está sendo fundamentada segundo os conceitos do PMI (Project Management Institute).

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

A Metodologia de Gerenciamento de Projetos auxiliará as atuais equipes de projeto da UMSA durante a realização dos projetos, servindo-se como uma cartilha. O objetivo principal desta metodologia é definir, como operacionalizar e controlar todas as fases do projeto, conforme os parâmetros de prazo, custo e qualidade estabelecidos inicialmente (baseline), além de atender as necessidades dos stakeholders.

Para uma maior compreensão do assunto, stakeholders (ou partes interessadas) é um indivíduo ou grupo de indivíduos com interesse comum no desempenho da organização fornecedora e no ambiente em que ela opera. Um dos principais stakeholders é o próprio cliente. Certamente, dentre outros fatores, o sucesso da empresa está relacionado com a satisfação do cliente, o qual é a referência essencial de um negócio e a justificativa da existência de qualquer empresa. Como exemplo da importância do cliente para a nossa empresa nesta terceira década, já está implementada a nova versão da norma ISO 9001:2000. Este sistema promove a uma abordagem de todo o processo durante o desenvolvimento, implementação e verificação da eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade, a fim de proporcionar a satisfação dos clientes mediante o atendimento dos seus requisitos.

Entretanto, para atingir os objetivos de um projeto, não basta apenas seguir as orientações das normas ISO, pois elas apenas padronizam os processos (que deverão ser registrados) a serem realizados durante a obtenção de um determinado produto, desconsiderando os impactos sobre o escopo, prazo e custo. Com a implantação da metodologia na UMSA, teremos uma cartilha a ser seguida durante todo o projeto, aumentando-se as chances de sucesso do mesmo.

A base da metodologia e dos fundamentos da Gerência de Projetos segundo o PMI é o PMBOK. O Universo de Conhecimento em Gerência de Projetos, mais facilmente conhecido como PMBOK, é uma denominação que representa todo o conhecimento dentro da profissão de gerência de projetos. De acordo com o PMBOK, gerenciar projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para realizar atividades que visem atingir ou exceder as necessidades e expectativas das partes envolvidas, com relação ao projeto. Para tal, é necessário manter o equilíbrio entre escopo, prazo, custo e qualidade, mediante necessidades e expectativas. O modelo PMI é uma tentativa para organizar o conhecimento necessário em gerenciar projetos de forma a atingir metas.

A própria a ISO 10006 (Diretrizes para a Qualidade em Gerenciamento de Projetos) nos traz que: o gerenciamento de projetos inclui o planejamento, organização, supervisão e controle de todos os aspectos do projeto, em um processo contínuo, objetivando sucesso. A gerência de projetos se caracteriza pela interação entre os objetivos do projeto; sendo satisfatória desde que exista uma administração efetiva dessas interações.

Outro fator de grande relevância é o treinamento contínuo dos gestores de projeto dentro desta nova filosofia de trabalho. Este treinamento já se iniciou e muitos paradigmas foram subjulgados durante a primeira turma do treinamento. O gestor de ontem precisa de, gradativamente, se mudar e começar a aplicar os novos conceitos da metodologia nos projetos. Segundo o PMI, o Universo de Conhecimento necessário para gerenciar projetos consiste em nove áreas de gerenciamento. A adequada utilização da metodologia levará ao sucesso do projeto bem como da gestão do gerente de projetos.

As nove áreas de gerenciamento, segundo o PMI, são:

- integração: interação e coordenação de todos os elementos do projeto;
- escopo: análise do produto e/ou serviço e dos trabalhos a serem realizados;
- tempo: garantir que o projeto será realizado dentro do prazo;
- custo: garantir que os custos fiquem dentro do orçamento;
- qualidade: garantir a qualidade do produto de acordo com as necessidades do cliente;
- recursos humanos: montagem e administração da equipe de projeto;
- comunicações: informações corretas a serem disponíveis no tempo certo e para a pessoa certa da equipe;
- riscos: avaliar, identificar, analisar e responder os riscos do projeto;
- aquisições: obtenção de todos os bens e serviços necessários à execução do projeto.

As áreas de conhecimento são formadas por um conjunto de processos interligados e estes são uma série de ações que geram um resultado e podem ser divididos em processos de:

- Iniciação: reconhecer que um projeto ou fase deve começar e se comprometer em executá-lo;
- Planejamento: planejar e manter um esquema de trabalho viável para se atingir aqueles objetivos de negócios que determinaram a existência do projeto;
- Execução: coordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano;
- Controle: assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através da monitoração e da avaliação do seu progresso, tomando ações corretivas quando necessárias;
- Encerramento: formalizar a aceitação do projeto ou fase e encerrá-lo (a) de uma forma organizada.

CONCLUSÃO

A metodologia da UMSA ainda se encontra em fase de implantação e este será o novo objetivo a ser atingido por todos os funcionários da empresa, em busca de melhores resultados. Após esta fase, seguramente, a UMSA se tornará mais competitiva e eficaz devido a esta metodologia ser um excelente instrumento gerencial para se obter o sucesso dos projetos e consequentemente da empresa.

É preciso lembrar que, além desta metodologia, a criatividade e inovação, aperfeiçoamento contínuo e motivação são fundamentais para a sobrevivência de qualquer empresa face às dinâmicas mudanças, alterações e atualizações que ocorrem no mundo globalizado. Obter o sucesso é o fator chave para competitividade na globalização. Quem melhor estiver preparado e apto às mudanças, mais chance terá de sobreviver e crescer neste cenário globalizado e extremamente exigente com referência a prazo, qualidade e custos.

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