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Gestão e Tecnologia da Informação

Gestão de Projetos em Tecnologia da Informação

Fernando César Vasconcelos Lopes

Bacharel em Ciência da Computação. Analista de Sistemas da TOTVS S/A. Ex-aluno da pós-graduação em Gestão de Projetos do Ietec.

Resumo
No mundo globalizado e dinâmico em que vivemos, a tecnologia da informação tem se mostrado essencial para rápida evolução das organizações, gerando impactos imediatos em sua estratégia de negócios. Estabelecida sua importância, e também por exigir investimentos significativos, é necessário certificar que o sucesso deste tipo de projeto seja garantido. A aplicação de metodologias e melhores práticas já difundidas em diversos projetos, como podemos ver no guia PMBOK, é de fundamental importância para sua gestão. Neste artigo vamos explorar a aplicação das áreas de conhecimento do PMBOK para projetos de tecnologia da informação.
Palavras-chave: Tecnologia da informação, projetos de TI, aplicação do PMBOK para TI, importância da gestão de projetos, evolução da gestão de projetos.

Abstract
In the globalized and dynamic world that we live, the information technology has became essentially for a fast evolution of the organizations, creating immediately impacts at their business strategy. Established its value and because it requires significantly investments, it is necessary to certificate that the success of this kind of project is going to be guaranteed. The use of methodology and best practices already diffused at a large quantity of projects, as we can see in the PMBOK guide, is essential for projects management.   At this article we are going to explore the application areas from the PMBOK knowledge to information technology project management.

Keywords: Information technology, IT projects, PMBOK application for IT, project management value, project management evolution.
 
Introdução
Como característica da tecnologia, sua frequente evolução gera a necessidade de constantes investimentos nesta área, pois naturalmente esta evolução trará vantagens competitivas de mercado para seu investidor. Este fator gera como conseqüência a necessidade de treinamentos, bem como o surgimento de novas oportunidades.

Apesar de projetos de tecnologia serem bem voláteis como bem define Joseph Phillips (2002):

“No mundo da tecnologia da informação, atacamos para todos os lados: necessidades de negócios que sempre mudam, compatibilidade de hardware, pequenas falhas no software, brechas na segurança e largura de banda da rede...”
Sua importância é indiscutível, por isso surge a necessidade de realizar um planejamento adequado para projetos de Tecnologia da Informação (TI).
Metodologias eficientes de gerenciamento de projetos utilizadas para desenvolver, expandir ou adquirir sistemas de tecnologia da informação, fazem parte da estratégia das organizações modernas.

Podemos considerar fundamental a utilização de metodologias e técnicas já difundidas mundialmente na gestão de projetos, pois os mesmos já se mostraram eficazes para incontáveis projetos dos mais diversos tipos. Isso pode resultar no sucesso do projeto como definido no Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK):

“A crescente aceitação do gerenciamento de projetos indica que a aplicação de conhecimentos, processos, habilidades, ferramentas e técnicas adequadas podem ter um impacto significativo no sucesso do projeto.”
Neste artigo, descreveremos como gerenciar projetos de TI utilizando os preceitos do PMBOK.
 

Gerenciando projetos em TI
 O PMBOK sugere o gerenciamento de projetos utilizando como base nove áreas de conhecimento. São elas: escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições e integração.

O gerenciamento do escopo é a definição do resultado que se espera do projeto, seja ele um produto ou serviço. O grande problema do gerenciamento de escopo para projetos de TI é que o cliente muitas vezes não sabe muito bem o que ele precisa, outras vezes não sabe transmitir o que ele precisa, sendo assim é necessário que o gerente de projetos saiba identificar essas necessidades da melhor maneira possível, validando-as com o cliente à medida que forem sendo documentadas. Ao final do levantamento dos requisitos é importante formalizá-los em contrato a fim de evitar futuros problemas ao término do projeto.

O gerenciamento de tempo ou prazo corresponde ao estabelecimento de um cronograma do projeto, organizando cronologicamente as atividades e recursos. Sem dúvida, esta é uma área crítica para projetos de TI, já que os clientes buscam soluções com prazos curtos. Sendo assim, atrasos podem resultar no fracasso do projeto e, portanto, é importante separá-lo em entregas menores onde o cliente já pode validar o resultado, facilitando o gerenciamento do projeto e minimizando o retrabalho.

No gerenciamento de custos serão definidos o orçamento, estimativa e controle de custos. Para a área de TI, deve-se atentar para o gerenciamento do escopo, pois muitas vezes os clientes precisam mudar requisitos durante a execução do projeto e, caso o escopo não esteja definido muito bem, outras tarefas “subtendidas” em requisitos já definidos podem acarretar em novos custos não previstos, comprometendo o orçamento do projeto.

O objetivo do gerenciamento da qualidade é garantir a satisfação do cliente através de melhorias contínuas em seu processo. Observe que geralmente a qualidade pode sofrer cortes de acordo com o prazo e custo do projeto. Na informática, validações com o cliente, apresentando protótipos de telas e diagramas, além de realizar as entregas do projeto em pequenas partes, são garantias extras de sucesso do projeto.

Na gestão de recursos humanos do projeto, é formada a equipe para sua execução, e também são levantadas as necessidades de treinamento e capacitação destas pessoas. Outro fator fundamental é gerenciar as expectativas a fim de manter o projeto sob controle até o seu encerramento. Atualmente, os recursos humanos para a área de TI têm sua origem em terceirizações, o que facilita a obtenção de recursos especializados em suas áreas, gerando mais confiança para execução do projeto, porém pode resultar em um custo maior.

A comunicação é indispensável para qualquer negociação ou projeto. Para esta gestão é necessário identificar quais informações devem ser repassadas a determinadas partes interessadas, quando e como. Devem ser definidas formalizações para comunicações, como reuniões e relatórios periódicos. Com a informática, a comunicação foi bastante otimizada com a difusão de recursos como vídeos-conferência, e-mails, chats entre outros. É preciso ter cautela, porque um plano de comunicações mal elaborado pode atrapalhar a execução do projeto.

O plano de riscos de um projeto deve levar em consideração todos os riscos identificáveis, bem como medidas para sua prevenção e contenção, até medidas de controle caso o risco venha a ocorrer. Em projetos tecnológicos, geralmente o controle de riscos não recebe o devido valor, já que freqüentemente seu prazo é muito restritivo. Porém, este pode ser um dos fatores a acarretar fracasso ao projeto, pois a tecnologia está em constante evolução, sendo que muitas vezes, antes de finalizar determinado projeto, uma nova tecnologia revolucionária que realizaria boa parte do trabalho com muito mais eficiência pode ser inventada.

O gerenciamento de aquisições do projeto engloba o controle de contratos e mudanças, além é claro de aquisições e contratações. Para a tecnologia da informação é indispensável um controle rigoroso de contratos, garantindo um alinhamento de expectativas entre as partes interessadas, para evitar problemas e desgastes no decorrer do projeto e assegurar sua entrega conforme o planejado. No que tange aquisições, é preciso averiguar quais recursos serão necessários, para assim, planejar as aquisições.

O gerenciamento da integração consiste em manter coordenados todos os demais processos de gerenciamento de forma coesa e sistêmica. Em TI não é diferente de qualquer outro projeto, no qual a integração é essencial para que todas as áreas do projeto estejam em constante sintonia, garantindo a execução do planejado e realizando a entrega conforme o esperado.
 

Conclusão

Um projeto bem planejado, utilizando metodologias já consagradas por grandes organizações em seus projetos, torna-se fator determinante para seu sucesso.
É importante ressaltar que cada projeto por ter um resultado único deve ter seu planejamento adequado a sua realidade, sendo que muitas vezes será necessária dedicação maior para determinadas áreas de conhecimento.

Em hipótese alguma deve ser deixada de lado a parte ética em qualquer projeto ou negociação.
 

Referências Bibliográficas
PHILLIPS, J. Gerência de Projetos de Tecnologia da Informação. 5ª edição. São Paulo: Elsevier Editora, 2002.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 4ª edição. Pennsylvania: PMI Publications, 2008.


 

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