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Gestão de Projetos :: Geral

Sete Falácias que atrasam a Maturidade do Gerenciamento de Projetos

Fonte: Revista Mundo PM

 “Diz-se que freqüentemente que tomar a decisão de fazer alguma coisa é muito mais fácil do que fazer aquilo acontecer de fato.Isso é especialmente verdadeiro no gerenciamento de projetos.Se é fácil para os executivos tomarem a decisão de tornarem-se maduros, ao mesmos tomadores de decisão falta o conhecimento sobre como fazer isso acontecer, pelo menos de forma simples.O resultado com freqüência é o caos, resultando tanto no alongamento do processo de maturidade, quanto na decisão de renunciar à esperança de que aquilo irá acontecer num futuro próximo.Lições aprendidas a partir de outras empresas podem certamente tornar a vida mais fácil, especialmente se o erros não forem repetidos”.  Kerzner, Harold

 
Muitas vezes as empresas embarcam numa jornada a fim de implementar o gerenciamento de projetos e descobrem que o caminho que elas pensavam ser livre e direto é mesmo cheio de obstáculos e falácias.Sem compreender suficientemente os obstáculos que normalmente surgirão no percurso e muito menos como ultrapassá-los, uma organização corre o risco de jamais alcançar um alto nível de maturidade no gerenciamento de projetos. Por outro lado, seus concorrentes podem precisar de apenas uns poucos anos para implementar uma estratégia de amplo impacto organizacional que torne as entregas dos projetos previsíveis e consistentes.
 
Um obstáculo crucial a maturidade de projetos é que as atividades de implementação são freqüentemente lideradas por pessoas que já conquistaram autoridade dentro da organização, muitas vezes devido ao seu longo tempo de trabalho dedicado a organização. Essa pessoa geralmente tem uma compreensão superficial sobre área de gerenciamento de projetos como um todo e não se dispõe a assistir programas de treinamento, nem mesmo os mais curtos, a fim de auferir um entendimento mais detalhado sobre o que é necessário para tornar bem sucedida a maturidade e implementação do gerenciamento de projetos. Um segundo grande obstáculo é que essas mesmas pessoas, com freqüência, tomam decisões para implementação baseadas em seus interesses pessoais ou em pautas escusas. Ambos os tipos de obstáculos dificultam a correta implementação do gerenciamento de projetos.
 
As falácias ou erros de interpretação que afetam a maturidade no gerenciamento de projetos não necessariamente inviabilizam a sua implementação. Ao invés disso, essas crenças que nos engana, alonga o tempo de implementação e gera frustrações significativas às categorias de gerenciamento de projetos.Neste artigo são apresentados de comentados os sete erros/falácias mais comuns em gerenciamento de projetos que atrapalham sua maturidade.
 
Erro N° 1: Nosso objetivo final é implementar  o gerenciamento de projetos. 
 
Objetivo errado!
     
O objetivo supremo deve ser o desenvolvimento de sistemas e processos de gerenciamento de projetos que resultem de modo previsível e consistente em um fluxo contínuo de projetos bem sucedidos.
 
     Uma implementação bem sucedida se dá no menor tempo possível e não causa interrupções no fluxo de trabalho existente. Qualquer um pode comprar um software e implementar um gerenciamento de projeto gradativamente. Mas daí, não resultarão, necessariamente, em sistemas e processos efetivos de gerenciamento de projetos, e concluir um ou dois projetos com êxito não quer dizer que somente projetos bem sucedidos virão na seqüência.Mais ainda: adquirir o melhor software de gerenciamento de projetos do mundo não pode e não irá substituir a necessidade de pessoas que devam trabalhar em equipe num ambiente de gerenciamento de projetos.
 
Um software de gerenciamento de projeto não é:   
. Uma panacéia ou uma solução rápida para temas de gerenciamento de projetos.
. Uma alternativa para o lado pessoal do gerenciamento de projetos.
. Uma substituição para os conhecimentos, habilidades e experiências necessárias para gerenciar projetos.
. Um substituto da tomada pessoal e julgamento de decisões.
. Uma substituição para a atenção gerencial, quando necessária.
 
Estabelecer o objetivo certo é essencial para atingir a maturidade do gerenciamento de projetos no menor tempo possível.
 
Erro N° 2: Precisamos estabelecer um número mínimo de formulários, templates, normas, checklists para cada momento.
 
Critérios errados!
 
           A maturidade do gerenciamento de projetos somente pode ser avaliada  estabelecendo-se níveis de maturidade baseados em tempo e empregando-se instrumentos de avaliação para cada medição.Ainda que seja verdade que os formulários, normas/procedimentos, template e checklists sejam necessários, maximizar suas quantidades ou colocá-los em operação não garante maturidade no gerenciamento de projetos acreditam que a maturidade no gerenciamento de projetos pode ser acelerada se o foco estiver no desenvolvimento de uma metodologia de amplo espectro organizacional na qual cada um acredite e dê suporte. As metodologias deveriam ser desenhadas/projetadas para aperfeiçoar o fluxo de trabalho, ou seja, o modo como as empresas conduzem seus projetos.Por exemplo, quando um projeto é concluído, o time deveria ser instigado a elaborar um relatório para extrair as lições aprendidas e as melhores práticas. A sessão para elaborar o relatório freqüentemente revela formas de minimizar ou combinar processos para melhorar a eficiência e a efetividade sem aumentar os custos.
 
Erro N° 3: Precisamos comprar um software de gerenciamento de projetos a fim de acelerar  o processo de maturidade
 
Abordagem errada!
 
        Adquirir um software somente com a finalidade de ter um software de gerenciamento de projetos é uma má idéia. Com muita freqüência os tomadores de decisão compram um software com base nos acessórios que o acompanham, acreditando que um grande pacote de software de gerenciamento de projetos pode acelerar a maturidade.
 
       Pode ser que um pacote de US 200.000 seja benéfico para uma empresa que esteja construindo plantar para uma companhia de energia nuclear, mas qual percentual do projeto demanda características tão elaboradas? Gerentes de projetos admitem com facilidade que usam menos de 20% da capacidade de seus softwares de gerenciamento de projetos. Parece que eles o vêem muito mais como ferramentas para cronograma do que uma forma  pró-ativa de gerenciar um projeto.
 
Considere o exemplo seguinte que representa a média anual de uma empresa médio porte.
 
. Número de reunião por projeto:60
. Número de pessoas participantes de cada reunião:10
. Duração de cada reunião:1,5 horas
. Custo do homem –hora: US $125
. Número de projeto por ano: 20
 
      Utilizando essa informação, calculamos que uma organização gasta uma média de US$ 2.25 milhões para que as pessoas participem de reuniões de equipe durante um ano!Bem o que você acharia se comprarmos um pacote se software que ajudasse a reduzir o número de reuniões de projeto em 10%? Poderíamos economizar US$ 225.000 por ano para a empresa!
 
Os objetivos da escolha de um software para gerenciamento de projetos devem ser baseados nos benefícios que ele vai proporcionar ao projeto da empresa, tais como reduções de custo pela eficiência, efetividade, padronização e consistência.Um pacote de software de US$ 500 pode reduzir custos de projeto mais eficiente o que um de US$ 200.000 com mais freqüência do que se imagina. A maturidade no gerenciamento de projetos somente vai ser apoiada pela aquisição do software se as pessoas  que o escolheram focarem no volume de dinheiro que será economizado empregando o software e não pelas funcionalidades listadas na embalagem.
 
Erro N° 4: Precisamos implementar o gerenciamento de projetos em pequenos passos através de pequenos projetos inovadores, de modo que todos possam acompanhar.
 
Método errado!
 
        Isso funciona se o prazo não for uma restrição. A melhor forma de vencer isso é utilizar os métodos de gerenciamento de projetos para um grande e importante projeto de organização, um projeto que seja visto como inovador.Quando um projeto grande é gerenciado com sucesso ele vira referência para outros menores, ou seja, implica em dizer que os processos utilizados nele deverão funcionar para dos demais projetos, enquanto que o  de inverso não necessariamente passa essa credibilidade de verdadeiro. Se a implantação desses métodos for feita a partir de pequenos projetos de inovação/melhoria, algumas pessoas irão argumentar contra o uso dos mesmos métodos/processos para gerenciar projetos de grande porte e vão encontrar inúmeros exemplos porque isso não funciona.
 
Empregar esses métodos num grande e importante projeto para a organização geralmente fazem deles serem acompanhados de menos resistência ao uso pelos demais projetos, especialmente se a execução do projeto acontecer visivelmente de forma incremental.
 
Erro N° 5: Precisamos acompanhar e divulgar os resultados dos projetos inovadores.
 
Maneira de incentivar errada!
 
      Expor os resultados de um projeto bem sucedido beneficia somente aquele projeto.Explicar como as práticas de gerenciamento de projetos  resultaram num projeto bem sucedido beneficia toda a organização, pois as pessoas compreendem como a maturidade em gerenciamento de projetos pode auxiliar no sucesso de diversos projetos.
 
Erro: N° 6: Precisamos de apoio do executivo-sênior
 
Quase verdadeiro!
 
      Precisamos de um apoio visível do executivo. As pessoas diferenciam facilmente o apoio genuíno e verdadeiro daquele que apenas existe para manter a aparência.Os executivos devem fazer o que falam, realizar reuniões para demonstrar seu apoio  ao gerenciamento do projeto e participar de várias reuniões com o time de projetos.Devem também manter uma política de portas abertas para os problemas que ocorrem durante a implementação do gerenciamento de projetos.
 
Erro: N° 7: Precisamos de um direcionamento em gerenciamento de projetos para, então, nossos funcionários se tornarem Project Management  Professionals (PMPs).
  
  Mais uma vez, quase verdadeiro!
 
              O que precisamos mesmo é de permanente capacitação em gerenciamento de projetos.Tornar-se um PMP é somente um ponto de partida. Há vida após o guia PMBOK®. Proporcionar treinamento contínuo em gerenciamento de projetos para grande parte das equipes de organização é o método mais rápido de acelerar a maturidade em gerenciamento de projetos.
 
 Considerações finais
 
              Obviamente não é preciso dizer que é há muito mais falácias do que as que foram discutidas neste artigo, prontas para criarem barreiras na implementação de boas práticas de gerenciamento de projetos e retardarem sua maturidade. O mais importante é que sua organização implemente o gerenciamento de projetos através de planos bem pensados e que conte com a aceitação e o amplo apoio organizacional.
 
             Todas as falácias discutidas neste artigo de alguma forma geram atrasos desnecessários à implementação de melhorias nos métodos de gerenciamento de projetos. Identificar e superar uma falácia, ou seja, uma interpretação equivocada, pode agilizar em muito a sua organização a encontrar um caminho para a maturidade em gerenciamento de projetos.

 

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