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Gestão e Tecnologia da Informação

Desafios para Gerentes de Projetos de TI

Rafael Ferreira Carvalho Lopes e Cláudio César Borges Júnior

 

Rafael Ferreira Carvalho Lopes
Graduado em Tec. Processamento de Dados
Pós-graduado em Engenharia de Software
Pós-graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec
Analista de Sistemas da Zurich

Cláudio César Borges Júnior
Bacharel em Sistemas de Informação
Pós-graduado em Gestão de Projetos pelo Ietec
Analista de Sistemas da Zurich

RESUMO

Este artigo tem como objetivo analisar as razões que levam o setor da tecnologia da informação a obter índices tão baixos de projetos bem sucedidos bem como apresentar algumas das particularidades encontradas no gerenciamento de projeto de software.

Descreve também a importância de fazer a escolha certa ao recrutar os envolvidos para o projeto e de uma boa especificação de requisitos, pois sem ela é impossível desenvolver sistemas de qualidade que obedeçam aos prazos e custos pretendidos.

Palavras-chave: Gerenciamento de projetos, desafios, software


1. Introdução
   
Gerenciar  projetos é aplicar as habilidades, conhecimentos, ferramentas e técnicas já consagradas com o objetivo de alcançar os requisitos do mesmo. Entretanto, projetos de software possuem particularidades distintas em relação a outros tipos de projetos. Dentre elas destaca-se a dificuldade em se identificar claramente os requisitos e de acompanhar o progresso do projeto. Se um sistema é intangível, como controlamos o desenvolvimento de um sistema?

Conforme pesquisas periódicas realizadas Standish Group International, o departamento de TI possui estatisticamente um percentual muito baixo de projetos bem sucedidos,  ou seja, que terminaram no prazo, com o custo previsto e atendendo aos requisitos esperados pelo cliente.

2. Revisão da Literatura

Antes de falarmos dos desafios encontrados no gerenciamento de projetos de software, vamos primeiro falar sobre as definições do termo projeto.

Existem varias definições mais acadêmicas para Projetos, uma delas é que, segundo PMBOK® 4ª Edição (2008),  um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

É temporário não porque precisa necessariamente ser de curta duração, e sim pelo fato de possuir uma data de início e fim pré-estabelecida. Outro detalhe importante nesta definição é quando falamos da exclusividade de um Projeto. Por mais semelhantes que possam parecer dois projetos serão sempre únicos.

Para ser bem sucedido, o projeto precisa ter sido realizado conforme o planejado, ou seja, dentro do tempo e do orçamento previstos, com a qualidade e atendendo aos requisitos (escopo) esperados. Além disso, precisa ter sido concluído com o mínimo de alterações durante o desenvolvimento e ter respeitado a cultura da empresa.

Para garantir tudo isso, escuta-se falar cada vez mais sobre a gestão de projetos e sobre o papel do gerente de projetos. A gestão de projetos precisa encontrar o equilíbrio ideal entre os requisitos de escopo, tempo, custo, qualidade para garantir o sucesso de um trabalho.

Entretanto, sabemos que a gerencia de projetos não se trata de uma ciência exata, e por este motivo estão muito suscetíveis  às falhas.

São vários os motivos de insucesso de um projeto, seguem alguns deles:

- Falta de comprometimento de alguns dos envolvidos

- Falta de envolvimento do cliente

- Gerenciamento de Comunicações falho

- Escopo e objetivos mal definidos

- Estimativas de tempo/recursos não realistas

- Projetos concorrentes

- Baixa integração do time

- Gerenciamento de Risco falho

A lista acima não esgota o assunto e também não se aplica apenas a projetos de Tecnologia da Informação, estas situações ocorrem qualquer projeto e em qualquer área de atuação. Então quais são os desafios particulares encontrados por projetos de software, objetivo deste artigo?

3. Material e Métodos (ou Desenvolvimento)

O Standish Group realiza pesquisas de mercado para utilizadores e fornecedores de softwares. O "CHAOS Report" é um dos relatórios mais famosos publicados por este grupo que visa avaliar a maturidade no desenvolvimento de soluções em TI. Dados do CHAOS Report 2003 revelam que – estatisticamente- apenas 34% dos 600.000 projetos softwares analisados são terminados no prazo, com o custo previsto e atendendo aos requisitos esperados pelo cliente.

Taxa de Sucesso em Projetos de TI.

Uma das principais causas de insucesso em projetos de software apontadas neste relatório é em função de falhas ocorridas na especificação do escopo/requisito do projeto. O que é um requisito?

Requisito é (a) uma condição ou capacitação necessária a um usuário para solucionar um problema ou encontrar um objetivo. (b) Uma condição ou capacitação que um sistema ou componente do sistema precisa atender ou ter para satisfazer um contrato, padrão, especificação ou outro documento formalmente estabelecido. O conjunto de todos os requisitos forma a base para o posterior desenvolvimento do sistema ou componente do sistema. [IEEE - Institute of Electrical and Electronics Engineers, Inc, 1983]

Apesar da atividade de gerenciamento de requisitos ser uma das mais importantes no processo de desenvolvimento de software, ela é, muitas vezes, tratada com pouco ou até nenhum cuidado no dia-a-dia do departamento de informática. Requisitos inconsistentes, que não representam realmente as carências dos usuários, ou incompletos, que sofrem várias alterações ao decorrer do desenvolvimento e a dificuldade para conseguir um entendimento comum entre os envolvidos são as principais dificuldades encontradas em um processo de desenvolvimento de software. Isso certamente refletirá em retrabalho, atrasos no cronograma, custos de projeto estourados e a insatisfação dos clientes e usuários do software.

4. Resultados e Discussão

Em alguns anos de profissão, percebemos infelizmente que os dados revelados pelas estatísticas realmente refletem a dura realidade. São raras às vezes em que presenciamos projetos que atenderam a 100% das expectativas dos clientes, no prazo e custo esperado.

Os projetos de desenvolvimento de software apresentam um desafio distinto quando comparado à maioria dos outros tipos de projetos existentes. O software é um produto intangível e isso pode gerar algumas dificuldades ao gerenciar itens importantes de um projeto, como definição do escopo, garantia de qualidade e controle de progresso.

Em projetos de engenharia civil, por exemplo, conseguimos avaliar com certa exatidão o progresso do projeto ao realizar uma visita na obra. Na construção de um software isso não é facilmente mensurado

Outra peculiaridade de Projetos de TI refere-se ao suporte dos sponsors aos projetos de TI. Nem sempre o patrocinador do projeto conhece exatamente a solução/objetivo do projeto e não acompanham o progresso do projeto. Conforme revela o relatório do Standish Group, a correta identificação e apoio dos chamados patrocinadores do projeto garantem a própria viabilidade do mesmo.

Diferentemente de outros segmentos mais amadurecidos,  grande parte das empresas ou departamentos de TI ainda não trabalha de uma maneira formal e organizada no gerenciamento de seus projetos, além de ser um segmento que vive em constantes mudanças.
 
5. Conclusões

Imaginem se na medicina as estatísticas também fossem as mesmas de TI, ou seja, se apenas 32% dos pacientes conseguissem sobreviver a uma cirurgia. Ou, na engenharia civil, se apenas 1 em cada 3 prédios tem chances de não desmoronar no final do projeto.

Aí está outro desafio para os gerentes de projetos de software, saber equilibrar os conhecimentos e as práticas já conhecidas ao gerir projetos em uma área que ainda engatinha neste assunto e que por este motivo existem poucos padrões já testados e estabelecidos.

É importante que todos os envolvidos no projeto, principalmente os sponsors e os gerentes do projeto, reconheçam que não é possível implementar soluções de qualidade, cumprir prazos e custos e atender às necessidades dos usuários sem que se separe um tempo ideal para os processos de definição e coleta de requisitos.

É muito comum os patrocinadores considerarem esta etapa do desenvolvimento muito cara ou muito lenta para pouco resultado visível. Entretanto, na medida em que participam desde o início do projeto até a sua conclusão, essa impressão muda, como também novas formas criativas de implantação serão descobertas.

Historicamente, o setor de TI é famoso por apresentar soluções próprias, sem o consentimento de todos os envolvidos e até não corretamente alinhadas com o negócio da empresa. Por outro lado, a TI também padece ao receber solicitações de clientes que não serão efetivamente o usuário do produto final.

Estes fatores também contribuem para o fracasso de um projeto de software, portanto, é essencial certificar que você, como gerente, trouxe os envolvidos corretos para o projeto e que todos entendam realmente o problema a ser resolvido.

Tendo então os papéis e responsabilidades devidamente mapeados, o gerente de projetos  deve encontrar o equilíbrio entre o tempo, orçamento, escopo, qualidade e não esquecer que a comunicação entre a equipe e os usuários é de fundamental importância, bem como a análise de requisitos e planejamento do projeto.

6. Bibliografia

CORDEIRO, Marco Aurélio. A Importância da Engenharia de Requisitos. Disponível em “http://www.batebyte.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=1673” acesso em 23/12/2009 às 19:30.

IEEE83, IEEE Standard Glossary of Software Engineering Terminology. New York: IEEE, ANSI/IEEE std 729.1983, 1983.

PRESSMAN, Roger S. Software engineering: a pratictioner’s approach. 3. ed. New York : McGraw-Hill, 1995

RUP. Rational Unified Process. Disponível em “http://www.wthreex.com/rup/portugues/index.htm” acesso em 23/12/2009 às 19:30.

SHENHAR, Aaron. Mapping the Dimension of Project Succes. School of Technology

Management, Stevens Institute of Technology. Hoboken, NJ, EUA, 1997.TANDISH GROUP.Chaos Chronicles 3.0. The Standish Group International, Inc. EUA, 2003.

BARCAUI, André B. O desafio do Sucesso em Projetos de Tecnologia da Informação. Disponível em “http://www.bbbrothers.com.br/scripts/artigos.asp” acesso em 23/12/2009 às 19:30.

DINSMORE, Paul C. Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos. 2ª ed. Rio de Janeiro: Editora Qualitymark, 2005.

 

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