Gestão de Projetos em Pequenas Empresas

Daniel Reis Maia Santiago e Marco Túlio Duarte Gibim

Pós-Graduados em Gestão de Projetos pelo Ietec


1. Resumo

Este artigo trata das dificuldades encontradas por grande parte das empresas de pequeno porte ao tentar sobreviver sem a metodologia de gestão de projetos, e descreve também as vantagens e sugestões para aplicação das áreas de conhecimentos integradas de forma a alcançar a maturidade em gestão de projetos.

2. Introdução

A escolha deste tema advém da constatação de que algumas organizações de pequeno porte enfrentam dificuldades em lidar com problemas na área de gerenciamento de projetos, apesar de todo o conhecimento cientifico já definido nesta área.

O livro base sobre gerenciamento de projetos, PMBOK, reúne a soma dos conhecimentos divididos em nove áreas de conhecimentos integrados: escopo, prazo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, suprimentos e integração, considerando-se não só os processos de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento, como também os princípios e práticas geralmente aceitos e aplicáveis. 

Segundo o PMBOK, projeto pode ser definido como “um empreendimento temporário com objetivo de criar um produto, serviço ou resultado único”. “Temporário” significa que cada projeto tem um começo e um fim bem definidos. “Produto, serviço ou resultado único” significam que o produto, ou serviços produzidos são, de alguma forma, diferentes dos outros produtos, serviços. Dada a definição acima, projetos são diferentes na essência e, portanto, gerenciados de formas distintas dentro das organizações. 
 
3. Gestão de Projetos na prática

Para se alcançar o sucesso de um projeto é necessário organização e o cumprimento do prazo e dos custos orçados, devendo este satisfazer o cliente final. Mas é muito importante também, a clareza dos objetivos, um bom fluxo de informação, uma boa comunicação, planejamento das tarefas, recursos humanos adequados e motivados, acompanhamento e uma boa liderança.

Por outro lado, alguns motivos que podem levar ao insucesso são: estimativas e planos não realistas, definição imprecisa do escopo, comunicações incompletas, pouca integração entre tempo, custo e qualidade, quando os papéis e responsabilidades não são definidos, falta de entrosamento na equipe, nível de detalhamento inadequado, falta de planejamento e objetivos mal traçados.

Todo projeto tem um ciclo de vida, pois passa por uma série de fases desde sua elaboração até o encerramento. Cada fase tem sua necessidade e característica, sendo importante o acompanhamento e atenção de cada uma delas.

O ciclo de vida do projeto proporciona a cada envolvido uma visão mais ampla da seqüência lógica dos eventos, fornecendo também ao gerente, os limites de cada fase, propiciando-o tomar decisões mais ágeis quando na ocorrência de um imprevisto. Mas é preciso que essas etapas sejam revistas diariamente e alteradas conforme necessidade, pois qualquer individuo que estiver fora do projeto e quiser saber o andamento do mesmo, poderá ter condições de entender e saber exatamente o avançamento do projeto.

Os estágios ou fases do projeto se compreendem, no início, que trata da conceituação; no planejamento, que se baseia na estruturação e viabilização operacional do projeto; a execução, que é a fase que concretiza tudo o que foi planejado; no controle, que é a parte de averiguação da execução do projeto; e a conclusão, que trata do encerramento, no qual é avaliado através de uma auditoria interna ou externa. Cada projeto passa por essas cinco fases, mas cada um pode ser diferenciado um do outro, pois possuem curvas de ciclo de vida diferenciadas.

A fase de planejamento, especificamente, possui grande importância, pois é o momento em que é detalhado o escopo do produto, definidos os prazos, os custo, os riscos, a forma de comunicação, as ações corretivas e preventivas. Faz parte também dessa fase, a definição dos recursos humanos, em que são definidos o gerente do projeto, equipe e os apoiadores, sendo estes um papel fundamental para a obtenção do sucesso do projeto.

O estudo de viabilidade do projeto é extremamente necessário, pois ele investigará a execução, modos de alcançar o objetivo, opções de estratégia, metodologia e preverá os prováveis resultados, riscos e conseqüência de cada curso de ação. Devendo este ser conduzido por pessoas capazes e qualificadas, ou dependendo da necessidade da organização, buscar a contratação de uma equipe especializada.

Em todo projeto deve ser analisado o fator de risco. A administração dos riscos é um processo contínuo, começando pela viabilidade do projeto, onde nesse momento, eles são previstos, identificados e avaliados. Um bom planejamento reduz os riscos, podendo ser até mesmo eliminados. As técnicas de avaliação de risco são: análise de redes de atividade (PERT e CPM), árvores de decisão, estimativa de valor esperado e análise de sensibilidade.
Portanto, a gestão de projetos requer qualificação, experiência, competência, criatividade e ainda, um domínio do conteúdo de gestão e produção, liderança e muita técnica.

4. Gerenciamento de Projetos em pequenas empresas

Por serem organizações promissoras e com a grande diversificação de serviços prestados, varias pequenas empresas estão buscando adotar técnicas mais modernas de gestão de projetos que permitam otimizar os processos, buscando cada vez mais garantir a qualidade e preços mais competitivos no mercado, pois a maioria não tem uma formalização e padronização dos processos, causando falhas na comunicação e um descontrole nos custos.

Para atingir tais metas é necessário um controle rigoroso de todos os projetos em andamento, acompanhando a alocação dos recursos, afastamentos de colaboradores, controle de materiais gastos, uniformes e EPI´s por projetos/obras. Assim as empresas podem agilizar suas entregas e obter maior flexibilidade para executar projetos com melhor aproveitamento dos recursos, diminuindo custos com contratação e demissão de funcionários.

Empresas de pequeno porte têm como característica a improvisação, capaz de gerar atrito com pontos importantes da metodologia de gerenciamento de projetos. Estes pontos são:
• Comunicação: Grande fluxo de informação transmitida de forma verbal, ocasionando falhas no entendimento e falta de rastreabilidade dos dados.
• Relacionamento Humano: Conflitos devido à falta de liderança, planejamento e falhas na comunicação.
• Tempo: Ausência de um cronograma confiável, dificultando o controle.
• Planejamento: Pouco planejamento e pouca documentação.
• Escopo: A falta de diretrizes claras gera desgastes do inicio ao fim do projeto.
• Custo: Devido a falta de planejamento e imprevistos durante a execução, o custo esperado do projeto sempre é excedido.

5. Estratégias de implantação da gestão de projetos.

Para definição de um modelo de gestão de projetos é sugerida atenção aos seguintes pontos:
• Realização de entrevistas com as pessoas envolvidas nos processos, de forma a levantar necessidades de informações para cada departamentos, verificar as deficiências dos processos e as causas dos conflitos encontrados.
• Reuniões, utilizadas para traçar planos de ação.
• Criação e controle do cronograma
• Planejamento das tarefas a serem executadas.
• Levantamento dos recursos do projeto de forma a verificar a possibilidade de se transformar os requerimentos planejados em realidade.
• Criação de procedimentos e formulários, para melhorar o processo de comunicação e também visando à formalização e padronização do processo.
• Desenhar o fluxograma do processo, definindo tarefas e seus responsáveis. Com este também é possível melhorar a visualização das interfaces entre cada departamento.
• Para um melhor fluxo de informações dentro da empresa, sugere-se a implementação de uma ferramenta de gestão de projetos, visando melhorar o controle das informações através da integração dos departamentos.
• Criar um plano de comunicação contendo os grupos interessados, bem como as informações que cada um realmente necessita. Não basta apenas definir prazos para entrega de relatórios, agendar reuniões semanais ou até mesmo constantes visitas ao cliente, se as informações transmitidas pelos devidos canais não possuem credibilidade e valor agregado para a estratégia ou implementação do projeto.
• Criação de um sistema de controle da qualidade, visto que, além de tudo, é um fator primordial para manter-se em um mercado competitivo.

6. Considerações Finais

Esse trabalho teve como objetivo principal descrever a implantação da gestão de projetos em empresas de pequeno porte. No contexto gerencial desse tipo de empresa, a formalização de um processo de planejamento muitas vezes está associada ao universo das grandes empresas. Portanto, muitas vezes o planejamento é visto como uma forma de “burocracia” que não agrega valor e os exemplos de sucesso normalmente estão ligados a grandes grupos empresariais. Entretanto o processo de implantação da gestão de projetos evidencia a necessidade de um padrão operacional de trabalho que privilegia técnicas de planejamento.

Embora uma pequena empresa não seja necessariamente uma miniatura da grande empresa, ou seja, ela tem características próprias, a gestão de projetos mostra sua utilidade destacada na literatura da área, tais como a simplicidade e clareza de propósitos e escopo, facilidade de mediação, estímulo à motivação e moral da equipe e útil ao desenvolvimento individual.

Finalmente, pode-se afirmar que a implantação da gestão de projetos agrega valor ao processo de trabalho das empresas, ficando a mesma mais organizada e otimizada no emprego dos recursos.

 
7. Bibliografia

AZANHA, José. As características de um gerente de projeto. São Paulo, fev. 2003.

PMI. Project Management Institute. Um guia do conjunto de conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (PMBOK Guide). EUA: PMI, 2004.