O planejamento é de fundamental importância, pois executar um projeto implica em realizar algo que nunca foi feito antes. O ideal é que se utilizem padrões de planejamento disponíveis na empresa, o que facilitará bastante o trabalho.
Uma metodologia que vem crescendo muito no Brasil é a metodologia PMI (Project Management Institute) com milhares de profissionais com a certificação PMP (Project Management Professional) atuando para a melhoria dos processos de construção.
O planejamento bem elaborado de um projeto é a atividade fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento tanto na etapa da concorrência quanto no início e durante todo o período da obra, pois assegura, com base nas premissas assumidas, uma probabilidade favorável com relação aos resultados esperados.
A seguir alguns fatores que podem afetar a execução de uma obra e que devem ser considerados nas premissas básicas do planejamento:
- A data de início dos serviços, para um mesmo número de dias corridos de prazo a data de início da obra altera o número de dias disponíveis de trabalho, em função dos domingos e feriados e em função dos períodos de chuvas, marés, etc.;
- A topografia local, afeta a produtividade dos equipamentos;
- O clima, afeta o número de dias trabalháveis;
- A geologia, afeta a produtividade da mão de obra e dos equipamentos;
- A existência de interferências (linhas de transmissão, redes de serviços públicos, áreas de proteção ambiental, sítio arqueológicos, desapropriação de áreas), afeta o desenvolvimento dos trabalhos e o prazo da obra;
- A disponibilidade dos equipamentos afeta a metodologia, a produtividade e os prazos da obra;
- Os anseios do cliente, a disponibilidade de recursos financeiros os interesses públicos e políticos afetam o ritmo dos trabalhos e o prazo da obra.
Portanto, premissas básicas são todas essas considerações que deverão ser identificadas antes de serem iniciados os trabalhos de planejamento, pois poderão afetar diretamente seus resultados e o custo da obra.
Todas essas considerações deverão ser transformadas em índices, parâmetros ou coeficientes, os quais serão aplicados sobre o número de dias disponíveis ou sobre produções calculadas para as equipes. Desta forma pode-se inserir nos cálculos o efeito dessas grandezas intervenientes sobre o prazo e o custo da obra, de tal forma que os resultados da simulação resultem o mais próximo do realizável.
A confiabilidade do resultado do planejamento, apresentado sob a forma de relatórios de custo e resultado provável, será tão mais seguro quanto maior for o detalhamento da simulação do projeto efetuada.
Assim pode-se dizer que simular um projeto de engenharia é simular a elaboração deste em seus mínimos detalhes, dentro da melhor técnica e economia, de modo a permitir a obtenção de todos os recursos necessários, identificando no tempo, os seus custos, investimentos, receitas, o resultado provável mês a mês e no final do projeto.
A elaboração desta simulação depende primordialmente do nível de informação disponível. Quanto mais detalhado for o projeto, quanto maior for o esforço despendido no estudo dos seus documentos e na pesquisa ao local das obras, maior será o detalhamento e a precisão na simulação da execução da obra.
Ao se percorrer o futuro corpo físico da obra, deverão ser identificados os pontos notáveis do projeto, visualizar possíveis dificuldades de acesso, alternativas de mudanças de localização do corpo da obra, interferências com redes públicas, com as áreas de preservação ambiental e com as áreas ou edificações particulares.
Estas novas informações poderão conduzir a novas soluções mais econômicas a serem adotadas no projeto final de engenharia e podem trazer melhorias no contrato, desde que bem trabalhadas no período da concorrência e, posteriormente, bem encaminhadas junto ao contratante.
“Mais cedo ou mais tarde você paga por suas decisões relacionadas a planejamento”, informa Jeanne Doile, PMP, Ph.D., gerente do programa de graduação em gerenciamento de projetos na Universidade Western Caroline, situada em Cullowhee, Carolina do Norte – EUA, e membro do comitê do Grupo PMI de Interesse Específico sobre Qualidade em Gerenciamento de Projetos. “Você pode planejar antecipadamente – a forma correta – ou deixar para mais tarde, quando o projeto está em recuperação e você está sofrendo com os custos oriundos de retrabalho”.
Elaboração das Composições de Custos Unitários (CCU)
Czarnobai (2007) afirmou que “uma composição de custo unitário é um demonstrativo de todos os componentes do custo de uma unidade de um serviço qualquer. Nela é apresentada a participação de cada um de seus integrantes (insumos) em quantidades e preços, sendo o custo unitário o somatório dos custos de cada um dos seus componentes.
Para permitir sua apresentação, facilitar sua execução e o seu entendimento, o conjunto de composições de custos unitários de um projeto normalmente é dividido em composições principais e composições auxiliares. Estas últimas depois de calculadas vão estar presentes nas primeiras como insumos das composições principais.
Exemplo de estrutura de composições de custos unitários
Elaboradas todas as composições de custos unitários e tendo todos os quantitativos de serviços, poderemos calcular o custo direto de uma obra. A partir dessas composições, numa segunda etapa, poderemos definir os preços de venda para os serviços, bem como elaborar as composições de apresentação para as propostas de preços. Podemos também, através delas, estimar a lucratividade dos preços em obras já contratadas.
Uma composição de custos só vale para a condição particular que foi considerada, não tem qualquer sentido generaliza-la para qualquer situação”.
Planejar e Controlar
Nas obras que possuem um planejamento detalhado, deve-se acompanhar o cumprimento deste, de modo a concretizarem-se as metas físicas e financeiras nele previstas.
O acompanhamento físico do projeto pode ser feito através de gráficos (cronograma de Gantt, tempo x caminho, etc.) ou quadros do tipo previsto x realizado. Neles, à medida que são identificados desvios nos realizados em relação aos previstos, podem-se fazer ajustes (replanejamento), de modo a manter o rumo dos compromissos assumidos com a empresa.
Todos os serviços devem ser programados, semanal e mensalmente, tendo em vista o planejamento detalhado. As programações semanais devem ser elaboradas tendo em vista atender as previsões mensais e estas a atender a previsão global do planejamento.
Porém, não basta somente garantir o atendimento físico programado, deve-se assegurar também que, no mínimo, os custos fiquem dentro das estimativas do planejamento detalhado. O acompanhamento do andamento do custo da obra é feito através da apropriação.
De um modo geral, qualquer que seja o sistema de controle de custo utilizado, quanto maiores forem os controles, maiores serão os custos de apropriação. O que se espera é que esse aumento no custo indireto possa trazer como contrapartida, uma redução no custo direto, porém isto nem sempre acontece.
Primeiro, porque a partir de um determinado ponto, o aumento do controle não mais assegurará um retorno que compense o acréscimo de custo do controle. Depois, porque na grande maioria das vezes, os resultados do controle de custos referem-se a uma situação já ocorrida, sobre a qual já não podemos interferir, ou tomar medidas corretivas.
Finalmente, na medida em que se aumenta o controle, aumenta-se também, a probabilidade de erros nos lançamentos, e como conseqüência, reduz-se a confiabilidade dos relatórios gerados.
Ao efetuarem-se os trabalhos de acompanhamento semanal, reduz-se substancialmente o número de itens a serem verificados, isto irá facilitar a apropriação e reduzirá sensivelmente a possibilidade de erros. Com os trabalhos em andamento, têm-se maiores chances de intervir nos processos e corrigir distorções.
Esse replanejamento e acompanhamento cuidadosos são necessários para que se possa atuar sobre os serviços, na medida em que eles vão sofrendo alterações. Isso possibilitará efetuar as correções necessárias no curso dos trabalhos, de modo a manter o rumo e desta forma, concretizar os objetivos previstos no planejamento/compromisso da equipe da obra.
É também, de fundamental importância, dotar as obras de pessoal confiável, treinados adequadamente e com experiência nas tarefas de controle e apropriação.
Conclusão
Um projeto é considerado com sucesso quando consegue ser finalizado contemplando todo o seu planejamento inicial, os controles realizados desde a sua fase inicial até o encerramento, dão a certeza que tudo está caminhando bem e assegurem a minimização dos impactos ocasionados pelas mudanças de rumo.
Referências Bibliográficas
Czarnobai, Carlos Alberto. Conceitos Básicos de Planejamento, Custo e Resultados Gerenciais na Indústria da Construção Pesada. 1ª edição. Belo Horizonte. 2007.
PMI. “A guide to the Project Management Body of Knowledge”. PMBOK Guide 3th Ed. 2004.
Gadelha, Luiz Gonzaga da Costa. Orçamentação na Construção Pesada. Recife. Edições Bagaço. 2006.
Coutinho, I. A. De nada resolve planejar se não controlar. 2008. Artigo (Pós Graduação Gestão de Projetos) – IETEC, Belo Horizonte.
Autor
Milene Aparecida Nascimento B. Ferreira
Pós-graduada em Gestão de Projetos pelo Ietec.
